浅谈高校办公自动化建设存在的问题及对策

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1、浅谈高校办公自动化建设存在的问题及对策摘要：当前，我国教育事业正处于快速发展时期，院校规模不断扩大，教学科研及行政事务的管理负荷和管理难度相应增加，为提同政务管理水平和资源使川效率，各高校纷纷引进办公口动化技术，推行无纸化办公，实行办公业务的数字化和网络化。校园办公口动化是指运用现代管理理念和方法，把大量的口常办公管理工作实行电子化，通过现代计算机和风格技术的集成运用，将学校的管理和服务职能转移到风格完成，进一步提高学校的管理效能。实施校园办公口动化，是学校办公管理工作的一场革命，是学校走向教育现代化的必然选择,其不仅改变了传统的办公习惯、方式和

2、方法，更对学校行政管理和教职工的工作提出了更高、更严格的要求。木文着重研究了校园办公自动化的实施过程中存在的一些问题，并提出了相应的对策。关键词：高校办公自动化建设从上世纪90年代末开始，计算机信息技术与网络在我国快速普及与发展，国家齐级机关、组织的行政事务随Z发生了许多变化。在数字化浪潮的侵袭下，探索与发展适合我国国悄的电子政务的解决方案成为紧要任务。所谓电子政务，本质上是信息化和网络化下的“办公自动化”（简称为“OA”，即0fficeAutomation的缩写），就是应用现代信息和通信技术，将管理和服务的信息和流程与网络技术集成，在互联网上实

3、现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门Z间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的高效管理和服务。人力发展电子政务不仅解决数字化时代所面临的新的政务问题，还可以改善政务处理效率、规范行政事务流程、降低办公成木。高等院校和政府部门的电子政务应用的范畴与对象都具有明显的差界性。从电子政务使用的主体和客体上都存在着不同的背景与应用条件。其屮高校校园网在高校教育屮所承担的作用愈来愈明显，覆盖而也远远超过政府部门的应用范畴，己经与高校的教育教学、研究、管理等各个方血紧密结合。高校的校园网已成为高校教学、科研、办公及管

4、理不可缺少的支撑环境。高校网络的快速发展带来高校信息化程度的提高。目前，高校管理信息化时机已逐步成熟，建立一套科学的口动化办公系统，是高校在新的形势下进一步转变工作职能、工作方式和工作作风，提高工作质量和效率，降低办公成本的一项重耍手段。因此，办公自动化是高校自身建设、改革和发展的必然要求，实现和推进办公自动化系统是高校管理信息化、网络化的必然趋势。一、高校实行办公自动化建设存在的问题（-）办公人员计算机信息技能与意识普遍不强办公自动化建设的总体冃标，是使学校各部门的办公人员可以利用计算机处理□常工作，用电了流程代替人工流程，逐步实现无纸化办公和

5、文档一体化，提高管理水平和办事效率。但由于高校办公人员本身由于年龄结构跨度较人、专业性较强，使得办公人员使用计算机水平普遍能力参差不齐，极大的影响了办公自动化的普及。另外，相当多的办公人员习惯于传统的人工模式，对实行办公口动化的意识普遍不强，这也是当前办公ri动化建设屮最突出的问题。办公自动化的开展需要组织机构中从上到下每个人的积极参与，计算机信息技能的差异和意识淡薄都是制约办公自动化发展的重要因素。（-）与办公自动化相关的管理制度不健全氏期以来，由于对高校管理工作的不够重视，造成了高校行政管理制度不健全，缺少规范性，使得齐部门职责不清，部门与部

6、「JZ间的扯皮现彖严重，导致了高校行政管理效率低下。由于缺乏整体规划及相应的管理制度，各部门建立的管理信息系统，没有统一的规范利标准，各自为政导致了单个的信息孤岛，信息交流比较困难。（三）应用软件和高校的办公实际之间存在差距高校使用的应用软件述不是很完善，信息量小，不会利用信息源，致使系统功能远远没能发挥出來，在高校办公室与各院系办公室Z间的办公应用过程中，容易出现工作疏漏。许多人简单地以为购置了现代化办公设备，用计算机编辑、打印、存储公文，用计算机网络传输文件就实现了办公自动化。这就导致了普遍存在的“重硬件、轻软件”的思想，对有形的硬件设备投资

7、十分慷慨，而对无形的软件投入则十分不到位。甚至认为能借就借，能拷就拷，不必花大钱去买。开发工具的缺乏使技术人员感到是无米之炊。加之软件开发不充分，认为程序开发仅仅是计算机专业人员的事。(四)高校的软硬件条件还达不到办公自动化系统建设的要求以信息为主的高校办公自动化，其许多信息应该是具有保密性的。如果不能解决软硬件相关问题，网络续航与网络安全就没有保障。如果高校不能有效防治病毒，防御“黑客”的入侵和攻击，防止失密、窃密，确保网络运行的持续、安全、稳定与可靠，办公自动化可能会陷入两难困境。二、高校办公自动化建设问题存在的原因(-)长期以来形成的思维定

8、势，从主观上排斥办公自动化1、观念及习惯因素由于传统的手工公文处理方式已经运行了几十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，很多办公人员习