浅谈基层单位档案交接工作中的问题和对策

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1、浅谈基层单位档案交接工作中的问题和对策根据档案管理工作的相关规定，档案管理人员在岗位轮换时，i定要做好档案交接的相关工作。但是，在实际工作中，经常有一些档案管理人员或者是某些基层单位领导忽视这一工作的重耍性，不少基层单位往往会出现人已离开档案管理岗位，但档案却还耒曾交接的悄况；有些基层单位档案管理人员在离开档案管理岗位时，把已立卷的档案和近期未归档的材料胡乱堆放在一起，给后來接手的档案管理人员开展工作，带來了困难。[1]在《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员在调动工作吋，务必在办完档案移交手续后方能

2、离开岗位。要做好档案交接工作，不仅要明确档案人员责任，也要维护档案的安全性和完整性，确保档案连续性的必耍因索，这也是在档案相关的法律、法规中有明确要求的。一、档案人员交接时的交接的步骤与内容基层单位的档案交接工作。步骤如下：一是档案交接工作需要预处理，先由交出方就木单位档案工作概况对接收人员进行简要说明，然后带领接收人员到档案库房查看。二是rti主管档案工作的负责人召集档案交接双方人员，捉岀交接方案及具体要求，正式启动档案交接工作。三是按顺序交接全部材料，与接收人员明确交接工作的注意事项，对具体交接事项进行协调对

3、接，保证档案交接工作顺利进行。四是按年度编排档案管理台账，对照实体档案分类、载体，依次以案卷为单位进行交接，在交接过程中发现问题及时记录。对档案室常年增量、各种类、各载体档案数量变化，以及档案鉴定销毁期限、已销毁档案进行说明。对于档案有无重大破坏、损伤、受灾等事故发牛，外借档案有无丢失，尚未归还等问题，都要向接收人员作具体说明，对于如果有档案计算机管理系统的单位，还要对系统进行演示，对程序操作及注意事项逐次讲解，对数据库运行、曾经发生的重大故障予以说明，直到接收方掌握为止。五是交接双方在预先准备好的档案交接清单上

4、签字，至少一式三份，交接方、接收方、单位存档各一份，注明交接具体FI期、交接双方职务（职称），然后送请分管档案的领导审阅无误后，由分管领导在“监交人”一栏签字盖章。六是交接工作善后事宜。前任档案员可以对现任档案员具体介绍档案全宗结构，档案管理制度沿革、档案检索利用特点，以及档案整理、统计、鉴定等若T•工作标准、环节、方法、技巧和管理经验，使得本单位档案管理工作具有良好的延续性。[3]而任档案人员在交接时应仔细核实以下内容：一是核实档案柜的标签与实际存放内容是否相符，清查柜内档案的数量，认真核对每一年的数量，使移交

5、的档案分门别类，排列有序。二是催还借出档案，暂时不能归述的档案需要注明悄况。三是对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量、销毁档案等情况逐项列表。四是核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的档案工作，应请示单位领导明确下一步工作的完成人员。继任档案人员则应做好接交工作：一是了解档案交接工作的相关规定。二是逐项核对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查档案数量，对于不清楚的事项及时向移交人员或冇关领导问明情况，必要时做书面记录。三是抽查电了档案和机读冃录是否可

6、读。四是学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法。五是向监交人员报告接交的貝-体情况。六是办好档案交接的其他工作，并及时填写档案移交单，要求移交人、接手人、监交人签字。确认移交工作顺利完成，并明确其在今后的丄作中如遇到不明白的事宜，可以向谁询问。[4]二、基层单位档案交接工作中存在的问题（一）领导对监督档案交接工作重视不够不少基层单位的领导対待档案工作的态度，仍然是上级检查时很重要、真正落实时很次要、工作繁忙时可不要。特别是在机构调整中，很多基层单位的领导首先耍解决的是人员的安置问题，而对档案工作

7、关注不够，影响档案工作的开展。通常表现为：一是忽视档案的交接工作，档案交接工作应该冇监管，领导控制，但实际党政领导垂视不够，没冇分管领导监管，主管部门负责人也不承担责任。二是忽视交接文件的基本耍求。三是忽视档案交接工作的重要内容。（二）缺乏制度保障档案交接是一项责任重大的工作，在交接工作中应认真细致、手续规范。但冇时候，档案人员在离开或调动时，交接手续不齐，程序不规范，内容不清楚，该检查的不检查，该签字的也不签字。主要原因是档案管理工作中没有档案交接工作的制度和流程的制约，很多单位档案管理制度不健全，或者制度中没

8、有明确的档案交接制度。[5]（三）缺乏必要的专业能力基层单位档案工作水平的大幅下降是造成档案机构精简、档案人才流失的直接结果。基层单位档案管理岗位通常设在办公室，办公室-•般都人手紧张且档案管理人员都是兼职。部分档案管理员甚至身兼数职。此外，继任档案人员大多先被分配到档案工作岗位，然后才参加档案业务培训，使得继任档案人员到岗后只具有理论知识，并无实际操作经验。若碰到粗心的