档案交接工作存在的问题及对策

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1、档案交接工作存在的问题及对策文/福建省社会科学院　杨登超【摘要】档案交接是档案管理的一项重要工作。但目前一些机关和单位在档案交接工作中存在不及时、手续不严密、要求不严格等问题，需采取多种有针对性的有效措施和对策加以解决。..关键词档案交接；问题；对策近年来，党政机关、企事业单位档案人员流动性较以前明显增大，这对促进档案人员的成长、人员交流等起到了良好的效果。但档案人员工作岗位变动时往往忽视一个问题——档案的交接工作，有的交接不及时，有的交接不规范，有的交接不认真、不细致，甚至造成档案资料的丢失，这样或那样的漏洞和问题较多，因此需采取加强档案人员思想教

2、育、积极宣传贯彻档案法规、做好档案移交准备工作、把好档案人员离职离岗关口、做好档案监交工作等切实措施和对策加以解决。一、档案交接工作存在的问题《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是一些机关和单位，档案人员在档案交接工作中还存在一些问题，甚至忽略了这一工作环节。具体问题如下：一是档案交接不及时。一些机关和单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。新、老档案人员报到、离岗时，不能及时办理档案交接手续，甚至有的单位新老更换岗位一年时间还未办理档案交接手续，以致出现档案损

3、坏甚至档案缺失、遗漏，归档材料凌乱以及档案不齐全等问题，从而造成出现这些问题后责任不明、界限不清的现象，追究起来无从查起，形成一笔“糊涂账”。二是档案交接手续不严密。按照工作性质和岗位职责要求，档案交接是一项认真细致、手续严密、责任较大的工作，而在一些机关和单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序，手续不按规定，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，一些机关和单位出现档案没有交接手续的问题，没有按照档案交接工作的程序、内容和基本要求办理。三是档案交接工作不认真。档案交接时，有的机关和单位新老档案人员说一说了事，简单到再不能简单；有的机关和

4、单位领导或档案人员认为档案交接只是一串钥匙的交接，对档案交接工作马虎从事，思想认识不到位，交接不严格；有的机关和单位领导把档案交接看成是档案人员之间的事情，对档案交接准备、程序、内容等工作不过问，没有领导现场监督，交接工作随意性大。二、解决档案交接问题的措施和对策做好档案交接工作，维护档案安全完整，确保档案工作持续有序开展是档案人员的重要责任。《档案法》及《〈档案法〉实施办法》对此均有明确的规定和要求。针对当前一些机关和单位档案交接上存在的问题，应采取一些积极有效的措施和对策。一是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档

5、案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的因素，就是一些机关和单位忽视了对档案人员的思想教育工作，部分机关和单位档案人员思想认识模糊，对档案交接的重要性认识不足。因此，一要加强对档案人员进行《档案法》等档案法规的学习教育，加强对档案交接重要性的认识。档案人员要端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感。二要教育档案人员有“对历史负责”的态度，做好档案交接工作，要有“历史”责任感，树立“我做不好工作就可能会产生对历史不负责任”的思想。三要熟练档案交接的内容、程序和要求，严格按照规定办理，完善档案交接的相关手续，提高业务能力。二是提高单位领导和档案人

6、员对档案交接重要性的认识。档案交接工作是档案管理的重要环节，是保证档案安全完整的重要措施，机关和单位分管领导以及档案从业人员应引起高度重视，把档案交接摆在档案工作的重要位置，在档案人员离岗或调动工作时，单位分管领导要严把交接关，严格进行档案交接监督。要列出档案交接的具体项目和内容，而且还要有交接人员和监督者的签字。三是认真宣传贯彻档案法规。档案行政管理部门和社会要利用电视、广播、报刊、墙报、宣传栏、电子显示屏等多媒体宣传档案工作在经济社会建设发展中的作用，宣传档案执法检查、档案管理达标、档案利用、档案工作经验交流等内容，增强全社会的档案法规意识，进一

7、步宣传《档案法》。同时，要增强档案管理部门档案移交的法规意识，加大执法力度。四是认真做好档案移交准备工作。认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。因此，档案人员调离和退休前要认真做好移交准备工作。对于移交方来说，在正式移交之前主要做好5项工作：一要对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数。二要对借出的档案及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况。三要对未整理的零散文件材料分类存放、清理排序，做到系统有序。四要按档案移交要求编制档案移交文据及表格。五要撰写档案移交说明。对于接收方

8、来说，在接收之前要做好3项工作：一要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况，二要向前任档案人员了解档案保管和