基层单位档案交接工作之我见

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1、基层单位档案交接工作之我见　　《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有1部分单位或档案人员却忽视了这1工作环节，存在如下：　　　　1是档案交接不及时。1些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是1串钥匙的交接，从而使得1部分基层单位档案工作前后脱节。　　　　2是档案交接手续不严密。按工作性质

2、和岗位职责要求，档案人员交接应是1项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在1些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现1些基层单位档案交接只有1串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要，忽视了档案交接工作的基本要求。　　　　3是档案监交工作不严格。1部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。　　　　笔者认为：做好档案交

3、接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：　　　　1是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不

4、得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。　　　　2是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好5项工作：１对所保管的档案进行1次全面清理，做到帐物相符、心中有数；２对借出的档案要及时催还，

5、1时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；３对未整理的0散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；４按档案移交要求编制档案移交文据及表格；５撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好3项工作：１了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；２向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；３必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。　　　　3是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是1般档案人员，特别是负

6、责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。1般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据1式３份，移交人、接收人各执1份，单位存档1份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。　　　　4是加强档案交接中的

7、思想工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中1个10分重要的原因就是近几年来，1些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得1些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这1课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。