基层单位档案交接工作之我见

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时间:2018-10-22

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1、基层单位档案交接工作之我见  《机关档案工作业务建设规范》规定:“机关档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中,尤其是在基层单位中,有1部分单位或档案人员却忽视了这1工作环节,存在如下:    1是档案交接不及时。1些基层单位对档案交接工作不够重视,领导把关不严。老档案人员离了岗,新档案人员进了岗,而档案交接手续还未办妥,以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是1串钥匙的交接,从而使得1部分基层单位档案工作前后脱节。    2是档案交接手续不严密。按工作性质

2、和岗位职责要求,档案人员交接应是1项认真细致、手续严密,责任重大的工作,而在1些基层单位档案人员离岗或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,从而出现1些基层单位档案交接只有1串钥匙的现象,忽视了档案交接工作中的重要,忽视了档案交接工作的基本要求。    3是档案监交工作不严格。1部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,从而对档案交接准备工作很少过问,就连档案监交之时也懒得光临,使得基层单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。    笔者认为:做好档案交

3、接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作,笔者认为应做好下列工作,采取如下措施:    1是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节,应引起基层单位的重视,尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程,在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关,做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续,然后再办理调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不

4、得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查,对那些明知档案交接手续未办理妥,仍然随意签发调令的人员,要查明原因,分清责任,依法进行处理。    2是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案移交前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好5项工作:1对所保管的档案进行1次全面清理,做到帐物相符、心中有数;2对借出的档案要及时催还,

5、1时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况;3对未整理的0散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序;4按档案移交要求编制档案移交文据及表格;5撰写档案移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好3项工作:1了解移交单位职能活动内容和工作活动情况;2向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况;3必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分,才能保证交接工作顺利进行。    3是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用,因此无论是档案机构负责人交接,还是1般档案人员,特别是负

6、责档案保管接待人员的交接,都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。1般档案人员交接,可由档案机构负责人监交;档案机构负责人交接,可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作,做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据1式3份,移交人、接收人各执1份,单位存档1份。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责。    4是加强档案交接中的

7、思想工作。档案交接工作中出现的问题,不单纯是基层档案人员的业务素质问题,其中1个10分重要的原因就是近几年来,1些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得1些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这1课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任,增强事业心和责任感,从而保证档案交接工作严格按照规定办理,使基层档案工作前后衔接起来。

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