2会议筹划与管理

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1、会议的筹划与管理第一模块：开会之前元素一：会议策划者他们要负责去做各种各样的工作。具体来说，他们应具备以下特点:1、对会议策划者的要求。序号特点是否具备1善于与人共事；2善于解决问题；3善于注意小节；4善于与人协商；5能够管理会议财务事宜；6熟悉酒店运作；能够安排恰倒好处的菜单；7能够熟练操作电脑；8910能够熟练地与视听服务公司打交道；能妥善接待贵宾和外国客人；熟知各种礼仪；行事果断、执着。会议筹划者的角色是多面的,2、会议筹划者的任务一般来说，会议策划人需要做以下T作：制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标；制定会议议程；了解可供使用的

2、场所和设施情况；选择或提议合适的场所；检查并比较各项设施；安排交通事宜；协调会务工作人员的活动；招收、培训会务人员和广告人员；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排；视察选定的场所和设施；与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）;确定印刷公司；安排食品、饮料有关事宜；讨价还价；同会议发言人和各位贵宾进行联系；3、会议策划项目会议策划应该包括以下项忖：主题；标志和横幅；会场装饰方案；休息室装饰；视听效果；演示方案；现场指导排练；开幕式媒体;闭幕式媒体；礼品；会议通知；邀请信；会议文件编制；节目脚本准备；物品运输；技术支持；人员和供应

3、商协调；制作安装；会务组织；会址选择；代表注册；饭店预定；服务商协调；申请许可；餐饮；住房分配；娱乐；休闲活动；会前会后旅游；特殊活动；车辆导游；机票预定；会间旅游；专业参观。4、会议策划步骤预计召开会议的日期会议预计召开几天打算在什么地方召开会议会议形式或者程序是什么需要多大的会场以前开过这样的会议吗？结果如何将有多少人到会会议预算是多少与会者对费用开支很在意吗打算选用什么级别的酒店和设施打算选用最高级的房间标准是什么谁来制作会议邀请函会议需要向与会者打印相关材料吗会议的发言人有哪些会议需要什么样的视听设备需要食品、饮料的酒会、招待会有几次与会者可以携带家属吗打算

4、为与会者安排一些特别活动吗/打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗谁来承担这些活动的费用、元素二：会议的几个要领一、明确会议的目标。1、会议目标的设定的要求。会议目标必须用书面列明。会议目标必须切合实际。会议目标必须具体而且可以衡量。2、确定会议目标。3、就会议目标达成共识。4、对会议目标进行评估。二、选择合适的与会者。1、谁该参加会议2、与会者的选择。对会议目标实现有潜在贡献的人。能够因参与会议而获得好处的人。与会者的构成与结构。三、会议日程的安排。1、会议日程要充分考虑会期、会议议程以及拟用的选举方式。2、根据议程的具体内

5、容、要求，合理安排日程。3、大会日程的编制要明确具体，使人一目了然。时间、内容、地点和主持人。四、详细的会议进程时间安排表序号内容注意爭项时间1订客房和会议室会前3周考察，会前1周确定2确定会务组注意事项a、会议必须确定一个总负责人，如有多个要明确分工。B、动员一定要充分，必须服从统一安排。C、会务组人员要提前处理好自己的工作）会前1周（会前4—5天）3召开会务组动员会a、个人任务分工要明确b、讨论并多建议。C、会务组每人都要有一个会务组及相关工作、联系电话通讯录，可随时取得联系。D、要有一个每日安排表，以时间为顺序，包括事务、负责人等，发放到每个人手中。会前46天

6、4客人悄况了解会前4—15天5确定就餐的酒店初选4—8确定2—56录象摄影师确定会nij2—7天7会前物品准备A、礼品、资料、记录木、矿泉水等B、会议FI程表和会议须知的准备C、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等。会前1—10天8会场设计与摆设A、由会议主题及与会人员來设计全场B、注意是否有人宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可用搬家公司应急。C、注意与会嘉宾和领导的座次设计5-7天摆设会前1天9现场设办公室会no1—2天10接站A、根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待。B、会务人员安排。在火车站、飞机场、汽车站，由司机开车接站或者

7、和领导接站。在宾馆，重要客人來到，领导要接站。财务人员收费。C宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡。接待人员接待签到，发放礼品资料。宾馆入住要引导，由接站人员兼任，签到，入房间向导帮拿行李。会前］天11早到客人的安排12摄影录象A选择会中休息或散会时拍照，这样人员整齐，时间紧凑。B捉前选择好照相地点，注意照相地点是否有车等13票务要在会议须知中体现，让其早订票，可让宾馆票务负责14会议通讯录和合影15送站随时16会后总结元素三、开会地点一、列出会场清单，及早预定。（1）会场清单。1、商务型酒店和度假型酒店。2、会议中心3、大学和学院4、轮船5、疗养地和主题公园6