[管理学]会议的筹划与管理

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1、会议的筹划与管理童小清会务工作的重要性会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。加强会务工作科学化、规范化和制度化建设，做好各类会议的服务工作，是会议取得预期效果的重要保证。会务工作一、会前准备工作二、会中服务工作三、会后有关工作一、会前准备工作（一）组织会务班子，明确工作职责。（二）会议审批。（三）制订会议方案。一般包括以下内容：会议名称、内容、日程、时间、会期、地点、与会人员、经费来源、组织机构、材料准备和其他事项。制定会议方案要遵循合理、精简、节俭的原则，科学筹划，精打细算。召开电视电话会议一般

2、不超过1个小时。会议方案经领导批准后组织实施。（四）制发会议通知。会议通知包括以下内容：1.会议名称。2.会议内容。3.参加会议人员。4.会期、时间、地点。5.其他事项。如发言材料准备、报名单、派记者报道等。报名单宜采用传真形式。参会对象一般不得由他人代会，如有特殊情况不能按要求参会的，须请假并说明原因，承办人要及时向相关领导汇报。同时要落实主席台领导。（五）印制会议材料。包括领导讲话、会议典型材料、会议指南等。会议指南包括以下内容：一是会议日程。应明确会议期间每天上午、下午的议程、主持人、会议地点等。二是会议须知。主要明确用餐地点、作

3、息时间、会议纪律等。三是人员名单。包括与会人员的姓名、性别、单位职务、住房号。必要时，还应明确会场座位、乘坐车号、用餐桌号等。四是分组名单。会议分组讨论时，应明确与会人员的编组、召集人、联络员、讨论地点等。（六）会议证件。大型会议要印制会议凭证，包括请柬、出席证、列席证、代表证、记者证、工作证、车辆通行证等。会务人员应留有备用证件，以便与会人员遗忘、丢失时补领。领导同志出席会议的证件应提前请秘书领取或提前送到。（七）会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。1.设置会标。2.确定会议桌摆放形式。汇报会、座谈会、小型工作会议，可以不设主席台，

4、会场可以设置成方形、长方形、回字形、圆形等。报告会设主席台。3.布置主席台。包括主席台设置、座次安排、摆放席签、话筒、鲜花等。需要另设发言席的，通常放在主席台右侧前方位置。4.安排主席台座次。按照行政级别高低排位，高者在前，低者在后；同一级别同一单位的，除任职文件另有规定外，按任职先后排序；同一级别不同单位的，按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队排序。人员的先后顺序确定后，在排位的技术层面上，先确定主位1号，距离主位越近的席次和席位越高，距主位越远的席次和席位越低，座次按左右依次排列。按照面向代表席的方向，如果人数为单数，中间为

5、1，左为2，右为3，左右顺排；如果人数是双数，则以中为准，其左为1，右为2，左右顺排。如果是报告会，一般采取报告人和主办单位负责人相间排列办法安排。汇报、座谈式桌型，来宾与主人相向而坐，来宾座位面对门口，主人坐在来宾对面，座次安排同主席台。主　席　台代　表　席13254主　席　台代　表　席1324132548612107911131415161718132547698六七八九10111213141325413254客　方主　方462315351426主　方客　方5.设置会场提示。如设置“会议入口处、签到处、某某会议在某某会议室召开、会场

6、内请勿吸烟、会议期间请关闭手机”等。（八）后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、集体照相、安全保卫等做出细致安排，为与会人员预定车、船、机票等。（九）进行会前检查。包括检查照明、音响、录音、录像、空调设备完好情况，席签姓名打印、位置摆放是否正确，环境是否卫生整洁等。（十）向领导汇报准备工作情况。二、会中服务工作会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。（一）做好签到工作。及时统计核对人数，发现未到会的，应及时催促。到会情况要及时向有关领导报告。（二）搞好会议材料分发。涉密的会议材料会后收回。（三）

7、组织人员进场。住地与会场不在一起的，要提前引导与会人员乘车前往开会地点。大型会议车辆较多时，应与公安交警部门联系开道车，必要时对车辆通行路线进行交通管制。会务人员要引导与会人员及时进入会场，并在指定位置就座。找准领导座位，提醒领导提前3－5分钟进场并引导就座。（四）安排录音和记录。重要会议领导讲话应全程录音，指定专人记录。负责记录的人，一般不同时做其它服务工作。记录人会后负责整理形成会议纪要。（五）组织颁奖仪式。会务人员应预先组织上台领奖人员进行排练，明确上台领奖的线路、批次，前后顺序和颁奖领导，或工作人员进行模拟演练，以免出错。颁奖时

8、，会务人员应在场指挥、引导；安排服务人员适时播放音乐、为颁奖领导递送奖牌、奖品、证书等。（六）掌握会场动态。会间要密切关注会场情况，随时掌握会场动态，认真、及时做好领导临时交办的有关事项。做好内外联系、信息