1、公文写作不规范现象及对策摭谈

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1、公文写作不规范现象及对策摭谈公文写作，是适应公务需要而进行的写作。与其他写作相比，公文写作有一个根本性的特点，即必须以相关法规、规章作为原则和依据，因此，规范就成了对公文写作的一项最主要的要求。近几年来，笔者较广泛地考察了一些机关单位的公文写作状况，感觉在这方面一定程度地存在着不规范现彖，尤其是基层机关单位，更为突岀。这里试以国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布、2001年1月1口起施行，以下简称《办法》）和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》（1996年6月3日发布、施行，以下简称《条例》）为依据，从内容、格式两个方

2、而入手，将一些较为典型的不规范现彖归纳列出，并分析其成因及捉出相应对策。1.文种误用。在向非上级机关的业务职能部门请求批准有关事项时用“请示”（“适用于向上级机关请求指示、批准。”——《办法》）行文。如某乡政府向所在县财政局发“请示”请求增拨该乡中学校舍重建经费、XX省教育学院向XX省工商行政管理局发“请示”请求批准成立经营性质的“教材服务部”，甚至有XX县邮政局向所在街区派出所就治安事宜发“请示”的例了。凡此种种,都是该用“函”（“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。"——《办法》）而用了“请示”o1987年2月

3、国务院办公厅正式发布施行《国家行政机关公文处理办法》，在“函”屮增加了“向有关主管部门请求批准”的适用内容，从而对以往凡“请求批准”就一律用“请示”的不规范做法进行了明确的限定，即除向上级机关“请求批准”夕卜，其他“请求批准”事项的公务一律用“函”行文。这一点一宜到《办法》的施行，始终保持不变，而基层乃至一些厅局级机关单位（如XX省教育学院）在向非上级机关的业务职能部门请求批准事项时往往弃用“函”而沿用“请示”，恐怕是岀于-•种世俗化的考虑，认为用“函”是对收文者不够尊重，容易引起误解甚至反感，担心因此耽误所请求批准的事项。文种误用还有另一种情况是因

4、不了解有关法规（如《办法》）的调整变化而仍沿用【口的做法使本机关的公文运作表现出滞后性,以致不规范。如XX县教育局就全县乡镇中小学校舍的普查问题向上级XX县人民政府提出见解和处理办法，以“报告”（“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”一一《办法》）行文请求批转各单位、各乡（镇）政府贯彻落实，其发文时间为2004年4月。由于《办法》已将“意见”（“适用于对重耍问题提出见解和处理办法。”——《办法》）列入法定公文文种，而且“意见”可以全方位使用（上行、下行、平行），所以，从2001年1月1日起凡过去用“请示”、“报告”“请求批转”的

5、内容都应改用上行的“意见”，或换言之，原来“请示”、“报告”所具有的“请求批转”的功能已由“意见”取代。2.发文不必要地升级。XX县工商行政管理局就木县所招聘的合同制市场管理人员着装的经费列支问题向上级XX市工商行政管理局发“请示”请求指示。这实际是另一种性质的文种误用。公文运作冇一条“发文不升级”原则，即可以用“函”的形式发文就不应以文件格式发文。上例所涉及的事项，发文者完全可以向XX市工商行政管理局计财科发“函”询问，而不必将发文升级为文件格式的“请示”，这样会导致公文处理环节不必要地增多，甚至造成公文“旅行”而使办文效率降低。这里需要附带提及的

6、，作为上级机关，对于下级机关的“请示”，也不必一律用“批复”（“适用于答复下级机关的请示事项。”一一《办法》）冋复，应视具体情况确定冋文规格，就一般性、个别的问题可以通过其办公部门以“函”的形式回复，这也显示了“发文不升级”原则。当然，这样运作吋应有上级的批准或授权，并在回函中明确显示。如国务院办公厅就经常代国务院以“函”的形式回复各省、市、口治区人民政府及国务院各部委给国务院的“请示”和“意见”，这正是“发文不升级”原则的充分体现，足资基层学习、借鉴。3・“报告”夹帯请示事项。某培训中心以“报告”向其上级汇报一年来的工作情况，并在文末提出明年增拨预

7、算经费10%的请求，该“报告”被上级办公部门以行文不规范为由予以退回。XX县教育局以“报告”行文向其上级XX县人民政府汇报乡镇中小学校舍普查情况，并提出核拨XX万元校舍维修、重建经费的请求，结果该“报告”被县政府办公室退回，耍求重新制发。《办法》规定:“报告”不得夹带请示事项。因为“报告”是“阅件”，不能要求上级予以回复,故其时限性不强；而“请示”是“办件”，有很强的时限性，上级机关对“请示”一般都会很快批复。在“报告”中夹带请示事项，该事项极易被延误。4.公文标题不简要、不准确。《办法》中明确要求：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”。“不

8、简要”的主要表现为标题拖沓冗长，这类问题常出现在转发性通知上。如XX省人力资源和社会保障厅转发国家人力资源和