数字档案馆项目外包风险防范策略——基于档案馆与承包商之间的双重视角

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1、数字档案馆项目外包风险防范策略-基于档案馆与承包商之间的双重视角薛辰颜祥林摘要鉴于我国数字档案馆项目外包的现状，本文通过引入信息技术（1T）服务外包中的风险管理理论，从数字档案馆项目开展的全过程视野，分析我国数字档案馆外包风险的类型，并基于档案馆与项目外包的承包商之间建立伙伴关系的视角，提出防范数字档案馆外包项口风险的几点策略与措施。数字档案馆外包风险防范伙伴关系StrategyontheRiskPreventionofDigitalArchivesProjectfromDualPerspectiveofA

2、rchivesandContractorXUEChenYANXianglinAbstractInviewofthecurrentoutsourcingsituationoftheconstructionofdigitalarchivesproject,thisarticleintroducesthetheoryofIToutsourcingprojectriskmanagement.Thethesisanalysesrisksindigitalarchivesprojectfromtheperspectiv

3、eofthewholeprocessandproposessolutionsontheriskpreventionfromdualperspectiveofArchivesandcontractortobuildpartnerships.Keywordsdigitalarchives,outsourcing,riskprevention,partnershiplx引言《数字档案馆建设指南》（以下简称《指南》）屮指出：“数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统

4、试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期的工作任务。”可见，数字档案馆项廿包含诸多因索，需要多部门协同参与，因此也面临着众多的不确定性。这些不确定性构成了数字档案馆项口风险，能否准确识别、分析与防范这些风险直接关系到数字档案馆项目建设的成败。数字档案馆建设中涉及大量信息技术服务、系统软件开发以及数字化工作，为了降低建设成本，捉高服务效率，整合多方资源,齐级各地档案馆都会选择性地进行外包。正如《指南》中所提到的“耍重视人才培养，形成以档案馆人才自

5、主管理为主体，社会外包服务保障为依托的运行与维护体系”、“鼓励各地区统一开发或购置成熟的数字档案管理系统软件”。外包风险无疑是数字档案馆项目风险的有机组成部分，并且随着外包范围的扩大、项目层次的深入、合同金额的增长，数字档案馆外包的风险也越来越大。根据笔者在CNKI中国期刊全文数据库中的检索，早在2002年董军就分析了档案馆信息技术外包的优势及风险，并提岀防范风险的措施2003年，何小菁和吴建华对档案馆业务外包可行性进行了分析，进一步提出档案馆业务外包的具体类型⑵，引发了学界后续的研究。肖文建等在2010年

6、探讨了数字档案馆建设中信息技术外包的潜在风险与防范措施⑶，首次将外包风险研究运用到数字档案馆建设中。前人的研究成果为今后的研究奠定了良好的理论基础，但仍有留白或薄弱题域：大部分研究都局限于档案馆某个具体业务视角，对风险的防范措施分析不够深入冃内容重叠部分较多，无法完全解决当前数字档案馆建设实践发展屮不断出现的问题。木文试图引入IT服务外包风险管理理论，突破单一的业务或信息技术视角的桎梏，从数字档案馆项廿开展的全过程视野分析项目外包的风险类型，并基于档案馆与项口外包的承包商关系视角，提出防范项口风险的策略与措

7、施。2、数字档案馆项目外包风险分析风险分类是识别、分析与防范风险的基础，根据不同的分类标准，冇多种风险分类方法。木文从项口建设内容角度对数字档案馆项口风险进行分类，这既考虑到便于档案人员的理解与操作，也能够保证风险识别的全面性与准确性。根拯《指南》屮数字档案馆管理系统建设、软硬件设备建设、数字档案资源建设和安全保障体系建设四大内容，并结合项目规划与立项、项目招投标、项目实施、运行维护等建设步骤，数字档案馆项目的风险口J以分为：项目前期风险、基础设施风险、基础业务风险、数字档案资源建设风险和保障体系风险五大类

8、，如图1所示⑷。项HijIj期风险图1数字档案馆项目风险示意图保障体系风险其中项目前期风险包括需求调研、立项规划、招标阶段的风险，这些丽期规划体现着对具体建设内容需求的理解，为整个项目的实施提供可靠的计划，是开展数字档案馆项口的基础和依据，因此前期风险是首要考虑的风险因素。在项口实施阶段，基础设施建设是开展一切业务工作和资源建设的前提，所以基础设施建设屮的风险对业务风险和资源风险冇着重要彩响。作为数字档案资源的主