秘书工作案例分析与实训第四讲

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1、秘书工作案例分析与实训曲直尽在情景中——2006年5月国家秘书资格考试（二级）情景录像题（一）解读一.情景叙述施林办公室。施林背对窗户坐在办公桌前，窗帘半开，桌面上是笔记本电脑，桌子左边是电话打印一体机，右边横七竖八地堆着八九本文件夹。施林正在打电话：“喂！李鹰吗？”对方：“您好！”施林：“你在家办公很自在呀！这个星期五的例会可别忘了。大家要汇报一下各自工作的进展情况。”对方：“好，好。”施林：“另外，上次公司的例会你没有来。我们公司的规章制度，你到底执行还是不执行啊？”对方：“这星期五我一定去。今后一定注意。好吗？”施林：“还有，下星期公司准备

2、一次拓展训练，你能参加吗？”对方：“拓展训练？太刺激了！我当然参加。”施林：“那好，我叫钟苗尽快写一份活动通知，发到你们的电子信箱里，你自己去看一下。”对方：“好的。”施林：“没什么了，再见！”施林走出办公室，发现楼道少了一个灭火器，自言自语道：“灭火器咋剩一个了呢？”边说边来到钟苗办公室。钟苗正在办公。施林：“钟苗，咱们楼道的灭火器怎么少了一个？”钟苗：“是前两天搬东西时嫌碍事。不知放到哪去了。”施林：“你得赶紧补上。要真出事，后悔都来不及。”钟苗：“好，我马上去办。”施林：“还有件事。公司员工的拓展训练活动时间已经定下来了，下星期六早上7点钟

3、，公司派车去。你写个活动通知，然后在网上发给所有员工。”钟苗：“我马上写。”施林：“你先把灭火器的事解决了再写通知吧，还是安全工作重要。”钟苗：“您说得对，这事我肯定做好。”施林：“那好，再见！”钟苗：“您慢走！”钟苗坐下后，马上在电脑上打印通知。屏幕显示：通知公司员工拓展训练活动时间定于下周六，早上七点。届时公司将派车接送。望各位报名参加的员工准时到达。行政部2005年12月15日钟苗自言自语：“写完了，还得让领导过过目。”施林办公室。施林正专心在电脑上办公。有人敲门。施林：“请进！”钟苗进来，把打印出的“通知”递给施林，说：“施主管，你看拓展

4、训练通知这样写行吗？”施林不屑一顾：“行。就按你写的发吧。这点小事还要我过目。”钟苗：“咦？我这是在请示你呀！”施林埋头打电脑，仍未理会钟苗。钟苗转身离开。二.情景分析（一）人力资源管理（二）安全监管（三）团队管理（四）文书拟写（一）人力资源管理1.在家工作模式①要求其保质保量完成上司布置的工作任务；②通过定期召开会议对其工作情况进行检查；③通过电话、网络适时与之联系。2.弹性工作时间模式①注意通过签到、机器计时、刷卡等方法来累计员工一周的实际工作时间；②加强监督，以保证其工作质量。3.远程工作模式要经常与之保持联系，通过区域主管进行监督和管理。

5、4.虚拟办公模式（二）安全监督门窗隐患光线、温度的隐患办公家具的隐患火灾隐患办公设备及操作上的隐患因工作大意造成伤害的隐患因工作大意造成失密的隐患（三）团队管理1.确立目标2.分配任务3.沟通信息4.开展有益活动①定期举行团队工作会议②组织工作场所之外的工作会议③组织户外活动④参与社会活动在团队活动管理中，作为主管领导应注意：1.在安排工作和任务时，必须考虑每个成员。2.为活动提供所需要的设备和资源。3.关心和重视每个成员，并与他们建立良好的工作关系。4.经常与员工沟通，交流他们所关心的问题。5.平等公正地对待每个成员。6.能代表团队向上级提出团

6、队的需要和要求。7.要承担自己的责任，按计划有效地执行并按期完成。8.向团队成员的承诺要兑现。9.要善于激励和调动成员的积极性，并给予及时的表扬和鼓励。10.当团队工作出现挫折时，能公平谨慎地处理。11.以身作则并能影响团队成员热爱团队和团队工作。12.能与团队成员分享成绩和荣誉。（四）文书的拟写与审核通知公司员工拓展训练活动时间定于下周六，早上七点。届时公司将派车接送。望各位报名参加的员工准时到达。行政部2005年12月15日天地公司行政部关于举行素质拓展训练活动的通知公司各单位：为了丰富假日生活，增强员工身体素质，经董事会研究决定，于12月2

7、3日（周六）在××度假区举行为期一天的素质拓展训练活动。参加者于早上7点在公司大门口集合，公司有车接送。请各单位做好报名工作，并将名单于12月20日前报行政部办公室。联系人：钟苗电话：××××××天地公司行政部二00五年十二月十五日三.结论1.办公室光线充足，笔记本电脑虽荧屏正对窗户，但他拉下了窗帘，遮住了强光。√2.办公桌上杂乱地堆着文件夹，没有及时将它们放进文件柜。×3.办公室没有绿色植物，缺乏生机。×4.着装规范。√5.让行政部员工采用在家工作模式，实为放任自流。×6.能指出团队成员工作上的缺点（李鹰没来开会），并先以幽默轻松的口气后以严肃

8、诘问的口气劝说他遵守团队制度。√7.能定期举行团队工作会议来检查总结工作，规范团队成员行为。√8.能通过举行拓展训练活动来提高员工素质，