秘书学第五章秘书团队管理

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1、海尔成就一次海尔公司接到一个德国经销商打来的电话，要求海尔必须在两天内发货，否则订单自动失效。接到电话的时间是星期五下午2点，而海关、商检等相关部门下午下班时间是5点半，留给他们的时间只有3个半小时。依照正常的工作程序是无法完成的。但是海尔公司迅速行动起来，团队成员抓紧每一分钟，全身心地投入到工作中，各项工作同步展开，有人调货，有人报关，有人联系船只，使每一个环节都顺利完成。当天下午5点半，海尔公司已经发货，比德国经销商要求的期限提前两天完成。海尔团队在突发事件来临的时候表现出了超强团队执行能力，团队中每一名成员目标明确、彼此配合、各司其职，卓有成效地完成了几乎不能完成的任务，显示出巨

2、大的工作能量。秘书工作综合性、临时性强，对团队执行力要求理应更高。第五章秘书团队管理第一节秘书团队概述第二节秘书团队的建立第三节秘书绩效测评第一节秘书团队概述一、秘书团队的含义秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称做“秘书班子”。二、秘书团队形成的条件（一）共同的目标1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮

3、助团队获得最佳工作绩效。（二）互信的协作1.应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。（三）明确的职责1.一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。（四）较强的执行力所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。三、秘书团队的内部结构（一）团队规模1.秘书团队人数以2—7人为宜秘书团队要根据“精简的原则”，根据机构的性质、层级、规模、工作性质、工作量等参数加以综合考

4、量，设置合理的团队规模。2.团队规模过大，团队的绩效有可能下降（1）团队规模过大，成员无法深度沟通，团队较难形成凝聚力（2）团队规模过大，个人投入被冲淡，工作积极性就会降低（3）人数越多，公平问题越难处理3.团队规模过小，将影响秘书工作质量如果团队成员过少而工作任务繁重，则团队成员疲于应付，工作效率必然降低。（二）角色1.根据每位成员的气质（如胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质）和专业背景（如工科、理科、文科）以及能力结构（如行动型、思考型、事务型）等个人特质分配其在团队中的角色。2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办

5、公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。（三）领导领导是高效能秘书团队的核心人物，承担着管理、建设团队的重任。联合国秘书长人选标准具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力；能流利使用联合国两种以上工作语言；具有作为领导感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力。安南视频1@@2@@秘书团队领导的工作任务（1）考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色；（2）设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划；（3）在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题；（4）争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障；（5）定期向领导或上级管理部门汇报团队工作；（6）全程关注团队成员，随时与成员沟

6、通，帮助成员解决存在的问题，等等。（四）规范规范是用于约束团队成员并被团队成员共同接受和认可的一些行为准则。P169-171《秘书岗位责任制》《档案管理工作制度》《办公室工作细则》《文稿审核制度》《保密制度》《用印制度》《查办工作程序》《接待服务工作程序》台湾资深秘书石咏琦坚持的理念是：秘书的成败往往不在效率第一，而在于人缘第一。例：丁宇与孙奇@@你用尽全力了吗？@@胡安娜例@讨论中国大学生不善于合作问题太多自我时代需要集体主义精神日本建公园例在集体中生活工作要善于团结合作、与大众和光同尘***如何培养集体主义精神（团结合作精神）***培养集体主义精神（团结合作精神）1、积极参加集体活

7、动，合群乐群2、顾全大局，对集体的事尽心尽力、尽职尽责人不可太自我，只顾自己，害自己集体的利益高于一切抗战被子例3、增强组织性、纪律性，严于自律加强纪律性革命无不胜4、善于沟通、交流到位及时准确三令五申通知传达精神从日常生活开始李开复@@松下写给员工的信***培养集体主义精神（团结合作精神）5、支持互助合作的态度与行动俞敏洪一个好汉三个帮@@你用尽全力了吗？@@6、有福同享有难同当的精神俞敏洪例@@7、让功于众不居功不忘本朱光亚例@@8、多体谅