高校学籍档案的社会服务功能及管理对策

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1、高校学籍档案的社会服务功能及管理对策摘要：高校学籍档案做为学生的重耍个人信息已经成为学生参与与社会活动的重要证明材料，在高校档案服务中发挥着重要的作用。学籍档案管理已经成为高校档案档案管理创新改革的重要内容。本文主要阐述了高校学籍档案的社会服务功能和管理对策。关键词：学籍档案；服务功能；管理对策中图分类号：G643文献标志码：A文章编号：1674-9324(2013)34-0005-02一、高校学籍档案的特征高校学籍档案是大学生被录入高校后的高考成绩、学籍表、在校学习成绩、获奖情况、毕业证书登记及毕业派遣等诸多方面信息的真实记录和反映

2、，是学生在校学习的重要个人信息记录。学生学习成绩表是大学生在校期间学习成绩的记录。学生毕(结)业证、学位证登记表是对学生学历学位教育结果状况的信息记录。上述信息做为大学生在校学习生活的信息记录，为他们在未来的继续教育、就业及社会保障服务等方面做证明具冇意义。高校学籍档案具有如下基木特征：1.高校学籍档案具有真实性特征。高校档案是山不同的学生管理单位，根据高校教育管理规定，在大学生入学的不同阶段，对学生学籍档案材料分别整理汇编而成。如招生部门根据本地区的招生计划及本高校的招生简章，与本地区教育部门协调共同完成招生工作，在工作过程中形成新

3、生录取方面的学籍档案。学生成绩档案及毕业证、学位证登记表等学籍档案是由教务处、各院系在学牛成绩管理过程和毕业登统过程屮形成的关于学生成绩表、毕业证登记等方面的学籍档案。由于它们是在学生录取，学生成绩管理、学生毕业登统过程中形成并归纳整理出来的文档，故具有原始性、真实性。2•高校学籍档案内容具有多样性特征。高校学籍档案内容丰富，材料多样，包含新牛录取登记表、学牛成绩登记表、学牛在校期间获奖材料、四六级英语考试成绩、学生毕业证学位证登记、毕业生学籍等多方面内容材料，是记录学生高校生活材料的综合体。3.高校学籍档案形成具有分散性特征。高校学

4、籍档案的材料由不同的职能部门分别形成。如招生部门形成：新生录取档案，教务部门形成学生成绩表、毕业生登记表等档案，学生管理部门形成学生的各种奖惩记录档案，各院系形成学生学籍登记等学籍档案。校档案馆（室）综合管理全校学籍档案，并提供档案利用服务。4.高校学籍档案利用的频繁性特征。高校学籍档案是高校利用频率最高的档案。学生在继续升学、就业、出国留学活动中需要查阅并出示学习成绩表、毕业证屮（英）文证明等证明材料。目前在社会保障活动屮有些需耍社会化存档者和一些即将退休人员在整理退休材料时也需查阅补办相关学籍档案材料，以提供其相关毕业和分派遣证等

5、方面的证明。另外还有一些毕业证书学位证书丢失者在评职称等需要时，也要求补办学历学位证明等等。诸多方面的需求，使学生档案得到频繁利用。高校学籍档案诸多特点中，真实性是它的首要特征，决定了高校学籍档案的其他特征，也决定了它作为信用凭证材料，能够起到服务学校管理和服务社会的双重作用。二、高校学籍档案的服务功能概括地讲，学校学籍档案具有服务校内外的两方面功能。高校学籍档案服务校内是指：一方面学籍档案是供高校内部各职能部门查阅关于学生学籍等方面的情况，另一方面是给在校学生的继续升学、出国留学时为相关单位提供证明。服务校外是指：为已经毕业的学生提

6、供在高考录取证明、研究生录取证明，木科或研究生成绩单，毕业证学位证证明及毕业分配或派遣证明等。具体看，学籍档案具有以下几方面的功能：1.学籍档案服务学校职能部门的功能。学籍档案是高校教学管理部门和学生管理部门对学生管理过程中形成的原始材料，是对学校学生在校期间综合信息的反映。学籍档案服务学校职能部门的功能，是指学籍档案为学校职能部门提供查询服务的功能。第一，学籍档案为教学管理服务。学籍档案管理与教学管理工作紧密相连，相互促进。一方面，学籍档案是学校教学与管理工作结果的详细记录，如历年成绩记载、学籍变动、毕业证书登统等真实地记载在学籍档

7、案中；另一方面，学籍档案中的记录反过来为教学和管理工作的提高提供了数据支持，学籍档案的记录可以反映出一段时间内学院教学水平的来源与去向、学生的培养层次、学校教育教学改革的方向及教学管理工作的水平。职能部门通过查询调取学籍档案资料，分析数据，为制定新的计划、规划查询依据。如通过教学质量检查或教学水平评估材料，从中随机抽取学生成绩做调查统计，发现当前工作的不足,及时调整制定新的教学计划，促进教学质量的进一步提高。第二，学籍档案为学生管理服务。学籍档案记录了学生多方面情况，如学生年龄、出身,家庭主要成员和所从事的职业、职务，家庭经济情况以及

8、本人成长经历等。学生管理部门的老师从中可以了解学生的成长环境，所受到的影响和成长中可能岀现的各种问题，以便及时加以正确引导，从而促进了学生管理工作的顺利进行。第三，学籍档案为学校发展提供信息支持。学籍档案的动态形成过程及