改善备忘录的应用及范例

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1、改善备忘录的应用及范例改善备忘录的填写任何人都可以根据自己喜欢的风格来制订改善备忘录的格式，所使用的备忘录只需符合实际工作的需要即可。这里仅仅介绍改善备忘录的一-般格式，如图5—2。在实际的使用中，管理人员可以结合现场的实际情况，在内容和格式上做出相应的调整。这种格式的改善备忘录包含了17项主要的内容。这些内容主要包括了文件编号、现场名称、发现问题点的时间、问题点的简耍描述以及简单的改善方案和所需资金等情况。改善备忘录内容的详细填写如表5-2所介绍。图5-23UMEMO填写程序表5-2改善备忘录的填写内容序号

2、内容填写说明1编号按照管理人员的个人习惯和企业的生产习惯编订文件的号码2所属单位名称发生问题点的单位名称3姓名问题点发现人和记录主管的姓名4作业内容观察特定的运作流程，发现不合理的地方5工程要点描述流程运作的情形，可以用拍照的方式记录下來6工程名称出现问题的工程或者工序73U内容将出现的问题点按照3U内容分类8□期发现问题点的时间9问题点描述按照5W1H的内容，具体描述问题点10问题点略图简单画出问题点的图画11提出改善方案的时间记录提出解决问题的具体方案的时间12改善方案内容详细描述改善方案的内容和实施事项

3、13简易图形根据改善方案，画出简易图形14改善耍点提炼出改善方案的要点15成果进行改善后的成果16金额改善带來的资金影响17与提案的关系填写部门与改善方案的关联性改善备忘录的后续工作：知识管理公司在持续改善过程屮，备忘记录越来越多，获得的改善建议也越来越丰富,这时公司就需要及时加强知识管理。改造方案的推行过程，就是经验的累积过程。长期从事改善的管理人员，能成功的凭借宜觉逐步找出问题点，并迅速拟定出合理的改善方案，为排除异常、解决问题打下坚实的基础。企业长期积累的改善经验需要得到归纳系统化，上升到管理科学的高度

4、。企业建立了良好的知识管理制度，就可以使解决问题的过程步骤化、标准化。这样，企业的持续改善将不仅仅只依赖管理人员的个人经验的丰富程度，新来的管理人员，即使没有经验，也可以在参考金业原有知识积累的基础上，进一步提出新的改善想法。因此，改善备忘录除了进行持续改善的追踪之外，还在进行着金业的知识管理。它能将整个公司积累的产品改善和流程改善的经验逐渐汇总，并标准化、程序化和系统化，从而使得改善的效率也相应地越来越高。改善备忘录能使企业的持续改善落实到生产过程的每一个层面中。【案例】某企业是一家模具工厂。过去该厂在家庭

5、作坊式生产的年代，生产线的图纸都是用手工绘制或电脑打印出来就发送到生产现场。这导致了图纸的管理十分混乱，当客户的要求发生变更时，原來的图纸却没有回收。为了彻底解决这一问题，在该企业进行持续改善时，开始要求文件管理部门对每张图纸都分门别类地进行编号、列出清单、注明开始时间和实际完成的日期等。但是，开始实施一段时间后，发现现场的图纸还是没有编码以及清单等。原来，图纸打印出来后，由于生产现场临时等着急用，图纸又直接先送到了生产现场。生产现场的人员找不到文件管理部门的文秘管事，无法及时指导图纸的编号，自然也就无法列出

6、清单。这些问题让该企业苦恼不已。实际上，让文件管理部门来对图纸进行编码确实不合理，应该制订一套公司的图纸编码规则，文件的编码、发放以及回收都由生产现场来完成。【自检】苏州有一家日资企业，持续改善方面的工作做得非常好。人们在参观时就可以发现，该公司在一个月内的持续改善建议就有厚厚的一大叠，里面记录的问题有些较细小而有的又较粗糙。你认为这家企业目前迫切需要做的工作应是哪一项？你觉得该如何来做这项工作才能做得更好呢？注见参考答案5—1【本讲小结】5S工具的作用是通过规划正常的事情，以便清晰地从中发现异常的地方。当发

7、现异常时，应及时把问题按轻重缓急的次序记载下来，然后才能更进一步对问题进行分析。改善备忘录正是用来帮助管理人员及时记录问题的强有力的工具。它记录的异常问题包括三类：不合理的现象、不均匀的地方和不节省的环节。正确填写和使用改善备忘录，记录异常问题，持续地推进和跟踪问题的解决情况，逐步积累产品和流程的改善经验，使之系统化、标准化和步骤化，成为公司持续改善的宝贵知识财富。【心得体会】