档案管理系统诊断及再设计

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1、档案管理系统诊断及再设计1档案管理系统的由来随着以区域信息网为基础的公用信息平台的建成，党政机关办公口动化的推进，电子公文交换的开展，机关和事业单位的档案管理工作进入由纸质文件向纸质文件与电子文件并存管理转变的时期。自2004年开始，某区档案局馆、信息办联合北京某公司（以下简称甲公司），依托某区内部办公网共同开发了“某区机关档案管理系统”，以满足各党政机关电子公文和档案管理工作的需要。该系统是目前使用的系统的前身。这个系统设计了分两个模块将不同来源的档案信息导入数据库，一是每年例行归档的文件由档案员手工录入H录及原文，二是其他来源的数据（比如数字化扫描的早期档

2、案）直接导入数据库。2009年，档案局在原系统基础上启动了新档案管理系统的调研工作，2012年底，一期工程开发完毕，系统密级层、核心层、内网层数据库和查询服务平台基本开发完成。2013年上半年经过试运行，总结试点单位试运行情况，下半年开始，全区推行应用该系统。笔者以为该系统在国内政府内网档案管理上总结出了一些前沿性经验，还存在一些问题和不足，仍然有很犬的完善空间。2问题诊断2.1需求调查方面档案管理系统诊断及再设计1档案管理系统的由来随着以区域信息网为基础的公用信息平台的建成，党政机关办公口动化的推进，电子公文交换的开展，机关和事业单位的档案管理工作进入由纸质

3、文件向纸质文件与电子文件并存管理转变的时期。自2004年开始，某区档案局馆、信息办联合北京某公司（以下简称甲公司），依托某区内部办公网共同开发了“某区机关档案管理系统”，以满足各党政机关电子公文和档案管理工作的需要。该系统是目前使用的系统的前身。这个系统设计了分两个模块将不同来源的档案信息导入数据库，一是每年例行归档的文件由档案员手工录入H录及原文，二是其他来源的数据（比如数字化扫描的早期档案）直接导入数据库。2009年，档案局在原系统基础上启动了新档案管理系统的调研工作，2012年底，一期工程开发完毕，系统密级层、核心层、内网层数据库和查询服务平台基本开发完

4、成。2013年上半年经过试运行，总结试点单位试运行情况，下半年开始，全区推行应用该系统。笔者以为该系统在国内政府内网档案管理上总结出了一些前沿性经验，还存在一些问题和不足，仍然有很犬的完善空间。2问题诊断2.1需求调查方面笔者以为，需求调查应包括以下几个方面的内容:（1）外部环境。包括计算机网络技术方面的发展，也包括档案文件管理方面的政策环境。（2）小环境。一是区内电子政务开展情况，各部门政务平台建设情况，电子文件形成情况、管理现状及各部门对电子文件的利用需求等。二是区内档案管理情况，文件归档要求，电子文件管理规定，档案丁作的历史传统以及各单位档案信息化建设情

5、况等。（3）全市建设思路。区县必须自觉将本地区电子文件（档案）备份屮心建设纳入全市的电子文件管理体系屮。重点需要调研北京市对电子文件管理的整体思路、实践举措，特别是电子数据格式和规范要求，以便使本区的电子文件（档案）备份中心信息与全市电子文件（档案）备份中心信息能够互联共享。以上内容，某区重点开展了国内各地电子文件（档案）备份中心建设情况的调研和当前区内环境的调研，其他方面的调研略显不足，特别是对全市建设思路以及国际人环境的考量不足。2.2技术设计方面主要存在以下不足：（1）系统采集障碍未能解决。目前，某区电子文件（档案）备份中心系统采集的电子信息主要来自两个

6、方面：一是各单位通过“文件录入”;二是区档案馆馆藏档案数字化。而系统设计时将釆集各业务系统形成的电子文件纳入采集范围，从实际情况来看，阻力较大，不仅公安分局的户籍信息、药监分局夯品监管信息、地税局的税务信息、工商分局的登记信息等垂直管理单位的业务信息不接受本系统外的信息共享，而且住建委的房产信息、人社局的社保信息等区属单位的业务信息也同样不愿意接受木系统外的信息共享。虽然这部分采集功能设置在系统建设的第二个阶段进行，但是从当前实际情况看，由于行业门槛，很难取得实质性推进。（2）部分设计环节未能体现文件管理的规律。和大部分电子文件（档案）备份中心的设计研发类似，

7、主要山信息化科2名计算机网络和软件工程专业人员牵头进行，通过系统设计招投标委托从事系统设计的专业公司进行研发。虽然电子文件（档案）备份中心建设小组吸收了2-3名档案业务人员参与系统需求研讨，但是在实际研发过程屮，档案业务人员的意见并未能很好地融入系统的程序设计中。2.3验收方面回顾分析某区电子文件（档案）备份中心建设的整个过程，认为建设中存在重开发、轻验收的情况。完成设计公司委托后，系统建设基本经历三个阶段：一是系统需求论证阶段，二是系统设计开发阶段，三是系统验收完善阶段。某区档案局馆参与前后两个阶段，相比较而言，更加重视系统需求论证，系统验收完善基本草草收场

8、。表现在两个方I叭（1）验收论证不充分