企业文书档案存在问题及对策

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1、企业文书档案存在问题及对策北京京能房山热力供应有限公司中图分类号:F270文献标识：A文章编号：1674/145(2017)05-000-03摘要文书档案是企业重要的信息资源，文书档案收集管理工作也是企业的重要组成部分，其重要性也逐渐被人们所了解，因此需要加强对企业文书档案建设工作。本文从企业文书档案管理现状及存在问题入手，对文书档案收集管理的有效性进行了探究，并指出了文书档案收集管理中的几个注意事项，旨在促进企业文书档案收集、管理模式的转变，提高文书档案管理质量。关键词企业文书档案问题对策文书档案

2、收集管理均属于服务性的工作内容，能够为领导决策提供可靠的依据，促进企业管理规范化，可追溯化,对企业的发展有着重要的意义，但文书档案的收集、整理及储存工作是一项重点、难点工作，需要我们不断提高重视，加强对文书档案的研究和建设，不仅能够有效解决管理中的问题，而且能够在很大程度上提高管理效率。一、企业文书档案工作的意义文书档案主要包括了布告、决定、命令、信函、通知、会议记录、简报、请示、报告、批复、总结、计划等内容。其是在日常生产经营以及行政管理实务活动中所产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称

3、谓。并且文书档案是企业开展各类生产活动的一项真实记录，其往往涵括了大量企业发展的信息与资料，不但能够真实回顾企业发展历程,而且还能对今后起到发展提供了可借鉴的经验记录。而完善企业的文书档案管理，利用文字记录下企业发展历程中的各类工作，并以档案的形式进行合理的分类与归档，以便于能够在生产经营中遇到问题时可以快速、准确的发现问题所在，并为问题的解决提供参考与指导。不仅如此，开展企业文书档案的监理与管理还是企业文化的一部分，其能够有利于企业的宣传以及竞争力的提升。所以可以说开展企业文书档案工作是企业生产经

4、营活动中不可或缺的部分，也是完善企业发展机制的一个重要组成部分。二、企业文书档案收集阶段存在的问题(-)时效性差企业的文书档案资料对企业的发展有着重要的作用，收集工作不及时就会导致相关资料的遗失，不利于领导决策，现实工作中，许多企业存在企业文书档案收集不及时的现象，这样会导致资料容易遗失，也会对企业后续工作开展造成影响，降低企业的工作效率，不利于决策。例如：医疗机构的文书的档案收集工作不及时，对病人前期的治疗方案和用药等数据收集不及时，就无法按照文书档案结合前期病情进行诊断。又或者是企业的年度会计报

5、表，由于资料收集不及时，造成报表的准确性和科学性不准确，不利于企业的年度发展，严重的还会造成巨大损失。（二）整合度低文书档案的收集工作，对资料的整合也有较高的要求，目前许多企业文书档案的收集工过程中，由于工作人员专业性不足，对资料的分□整理标准不明确，从而导致一些资料的错误分类，影响到文书档案管理效率，在很大程度上影响到工作的时效性。例如档案分类不明确时，相关人员需要调取资料时就很难又快又准地找出所需档案，耽误时机，倘若是一些需要审计的材料没有进行合理的分类整理，甚至会造成非常严重的后果，一些合同材

6、料的错误分类，也有可能会导致企业失去商机，造成企业损失。（三）鉴定不足文书档案在收集时还应该对相关资料进行真伪鉴定，保证收集资料的真实性，倘若资料存在问题，整个收集、管理都失去了实际的意义，也失去了档案再使用的价值。在进行文书档案的收集工作时应该注意对其进行甄别，一些简单的凭证和资料应该予以审核，文档原件和复印件分开存放，对材料的真伪加大辨别力度。例如会计凭证的内容，查看是否有遗漏，例如报销材料的真伪，从而增强企业的管理科学性。三、企业文书档案管理阶段存在的问题（一）管理难度大由于文书档案在管理过程

7、中非常容易受潮、破损及遗失，在很大程度上增加了文书档案管理工作的难度；二是由于纸质档案资料多，要合理存放，需要比较大的空间，管理成本比较高；三是比较容易出现安全问题，由于很多企业没有建设专门的档案室，致使文书档案储存比较乱，很容易出现存放安全问题；四是纸质文书档案资料的利用效率比较低，由于纸质材料传阅、借阅等环节都比较麻烦，在传阅过程中经常会出现耽误工作进度的情况。（二）管理人员缺乏培训首先，在我国很多企业的文书档案的管理人员往往没经过档案专业培训就开始档案管理，由于缺乏专业知识，对于档案的分类、立

8、卷等工作做不到全面了解，管理工作就不能深入；其次在继续的教育培训上存在不足，许多档案管理人员入职前经过专业学习，但是这些管理人员并没有参加继续教育的培训，导致了档案管理人员的专业知识落后，不能及时的更新自己的专业知识，并且应用到实际的工作中去，导致文书档案管理效率低下，影响到企业的管理档案管理效率；最后，档案管理人员流动性大，企业缺乏相应的措施，由于企业的档案管理枯燥乏味，许多年轻人从事这份工作没多久就离职，造成人员变动大，交接手续不清楚，也会导致档案文书保管出现问题