行政部职责和工作流程

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1、行政部职责及工作流程一、行政部门职责1、负责服务、协调总经理办公室工作，检查落实总经理室安排的各项工作。并及时反馈总经理室，保证总经理办公室各项工作的正常运作。（由督导人员监督完成）2、文员负责员工考勤，并在月末统计《考勤表》由部门负责人审核确认无误后签字并呈报领导批示，最后交财务部做当月工资表。批示员工《请假单》。（文员、督导人员监督完成）3、负责安排公司的每周工作例行、月度及年度工作会议等会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并在当日呈交电子版本。督促各部门贯彻执行，及吋了解和反馈有关信息。开会要求：每人以总结形式递交一周工作汇总，及下周工作预计报告两

2、份资料。会后，将资料交档案管理人员分类备案。（督导人员、档案管理人员、文员监督完成）4、负责公司和关文件的起草、印制和分发，上级和外部来文的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。做好公司行政类文件的审核、编号、立卷、存档工作。文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案管理的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。（督导人员、档案管理人员、文员监督完成）5、根据公司所经营范围（营业执照）的具体项冃、营销人员反馈信息屮涉及的相关产业，

3、负责进行市场调查，保障产品销售工作的顺利进行，制定合理的采购计划并组织实施。对采购工作和供应商库存计划进行统筹策划，降低供应商库存成本。选择考核和管理供应商，建立长期互惠互利的合作关系，建立供应商档案。收集、整理并完善供应商信息，建立供应商管理制度。要多方了解与业务相关的事务，准确理解对方意图，帮助进行有效的沟通与传达，处理问题时以公司利益为重，确保按时完成各项采购任务，并保证所采购的物料质量符合要求。（市场部人员、营销人员共同执行，督导人员负责监督）6、完善公司行政管理制度，根据公司发展的实际情况，制定出合乎公司现状的规章制度，知会各部门人员，收集合理

4、化建议，提高制度的可执行性和有效性，切实可行的提高员工工作的主动性和规范性。（督导人员监督完成）7、管理公司资产，做好物品的管理工作及各项后勤保障工作。了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想，准确理解公司领导意图，做好上情下达工作。保持与其它部门的充分沟通，尽可能了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈公司领导，有效地协助上级开展工作。在日常T作中，注意与其它部门的协作，提高服务意识。（督导及档案管理人员共同执行）8、根据各部门对人力资源的需求，作好员工的招聘、考核、选拔、调配、离职等工作。（督导、文员共同执行）9、负责制定公司绩效考核标准，组

5、织各部门对公司员工的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策吋参考。（由督导执行）10、公司企业文化：公司一体化、制度化，办事流程化，执行人员规范化。各部门要做好企业文化建设，确定公司的企业文化内涵，统一公司标识，搞好宣传标语，组织员工活动及节日福利物资的发放。11＞外联工作：做好证照年检及资质审核工作，协助办理相关外部事务。二、行政部事务工作流程（一）办公用品购置及领用1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向行政部提出申请，由行政部统一签字后领取。2、办公用品采购由各部门向行政部提出申请后，由行政部申核通过后呈报领导批示，统

6、一采购。特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。3、行政部每月初五个工作日内，对每月、季度、年度日常消耗品、办公用品及固定资产的购置、消耗、实际库存以书面形式呈交，并交由档案管理人员分类存档管理。4、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扌II除超岀部分。5、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。(-)印签管理1、公司印章刻制均须报总裁批准，市行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。2、公司印章只允许财务人员、项目负责人、律师申报使用，由督导员统一管理

7、。印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。经法人在该表上签批后方可盖卬3、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。(三)人事档案管理规范1、行政部必须为全体员工建立人事档案，负责档案的设计、填写、更新和管理等。2、员工档案将作为公司人力资源开发和管理的基本数据库，是开展员工关怀、职业生涯设计和个性化员工培训的基础。3、人事档案的内容必须包括员工基本资料如简历、员工登记表、身份证、相关证件复印件等；员工考核动态情况，如月度考核结果、季度考评结果和薪酬变动情况；员工奖励情况，如年度奖励、其他奖励状况4、员工档案必须进行动态管理，

8、及时根据实际情况进行记录和变更,每刀ioH前必须进行刀度检视。（四）复印1、公司