实用外贸英语函电教程unittwoTheStructureandLayoutofaBusinessEnglishLetter

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1、UnitTwoTheStructureandLayoutofaBusinessEnglishLetter商务英语书信格式2021/9/61外贸英语函电TheStructureofaBusinessLetter一封商务信函由下列部分组成：信头、日期、封内名称和地址、称呼、事由标题（可选）、信的正文、结尾敬语和署名。在一些国家，还包括一些其他的详细规定。2021/9/62外贸英语函电1.Letterhead(信头)信头，作为一家公司商务函电的首要部分和最显眼的部分，具有两大功能：识别信的来源和形成收件人对作者公司的印象。打印好

2、的信头通常包括作者公司的姓名、住址、邮编、电话号码和电子信箱。打印好的信头通常设计美观，打印在信低的上面的中央或齐信纸左边边缘。2021/9/63外贸英语函电2.ReferenceNumber(发文编号)发文编号一般用来指导归档，所以必须显而易见。常放在低于信头的两格处。在许多外来信函中，你也许发现它在信函末端左边的边线上，低于署名两格。它也许包括归档编号、部门密码、信函签字人的首写字母，后跟打字员姓名的首写字母2021/9/64外贸英语函电3.Date(日期)每封信都应当写日期，日期的位置低于信头August3,2002

3、—Americanform（美式）3rdAugust,2002—Britishform（英式）2021/9/65外贸英语函电4.InsideNameandAddress(封内名址)收信人的姓名和地址要打在低于日期下两行处，且要与信封一致。城市用大写字母，独成一格。为便于邮件机器分类，写邮政编码很重要。2021/9/66外贸英语函电5.TheSalutation(称呼)称呼是一种礼貌的表示，作者用其开始或着手他的信函了写作，称呼所采用的特定的形式取决于作者和收信人的关系。在某种程度上，它决定于结尾敬语的形式；称呼和结尾敬语必

4、须保持一致。2021/9/67外贸英语函电6.TheSubjectLine(事由标题)位于称呼之下的两行处，是齐信纸左边的边线还是在信纸的中央，取决于你采用的风格。事由标题帮助读者迅速获得信的要点，如双方公司有许多事由变化（的标题），它就显得特别有用。因为它立即告诉你的信函是关于什么内容的。它同样也用于指导归档。它开头可带可不带“Re:”或“Subject:”2021/9/68外贸英语函电7.TheBodyoftheLetter(信的正文)在事由标题下的两行处（如有的话），如果没有事由标题，至少要低于称呼两行。它包括开头语

5、，信的正文和结束语，信的正文要仔细安排和分段。第一段要提及以前的信件，最后一段要指出未来的计划和行动，每一段只谈一个主题。2021/9/69外贸英语函电续页头包括三个部分：●thenumberofthesheet页码●thenameofyourcorrespondent客户的名称●thedateoftheletter信的日期2021/9/610外贸英语函电8.TheComplimentaryClose(结尾敬语)结尾敬语仅仅是结束信函的礼貌方式。它放在低于信的正文最后一行的两行或四行处。它应当与称呼相配。2021/9/61

6、1外贸英语函电9.TheSignature(签名)所有的信函必须署名，不署名的信函没有权威性。一封信应当手写签名，并且要用墨水，紧接着是打印的名字，对读者来说，要字迹清楚一些──有时人们手写签字很难看（读）清，然后紧跟他的头衔或职务。2021/9/612外贸英语函电10.TheReferenceNotation(经办人代号)这一栏打印在打印签名的两行以下处，用打字员姓名的首写字母来表示。如果主管官员的名字不打在署名栏里，经办人代号表示主管官员和打字员两者名字的首写字母。下面例子是经办人代号栏可接受的栏目：RBGrbg,GW

7、/gp,JS/ib,HAP/dgsorHAP:dgs2021/9/613外贸英语函电11.EnclosureNotation(附件)如果任何文件、商品目录单、价格表用一封信寄送，有必要加上“Enclosure”或者它的缩写形式“Enc.”或“Encl.”，位置在左下边低于签名的两行处，或者低于经办人名字首写字母两行处，这一标记可用下列任何一种方式：Enclosures(3)（附件3个）Encl.3catalogues（商品目录单3份）Enc.1invoice（发票一张）Encls:asstated（附件：如文所述）2021

8、/9/614外贸英语函电12.CarbonCopy(抄送)当信抄写件送给其他人时，在左下边附件栏注明c.c.例如：c.c.Mr.J.Cooper（抄送J.Cooper先生）2021/9/615外贸英语函电13.Postscript(附言)在商务书信中，附言只不过是吸引读者对作者想要强调的一点的注意。如果