房地产档案管理的问题及对策

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1、房地产档案管理的问题及对策房地产档案管理的问题及对策［摘要］这些年来，我国房地产业发展迅猛，房产档案的存储数量也在不断增加，庞大的档案库和日的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展，所以作者提出了建立数字化档案等对策。［关键词］房地产；档案管理［中图分类号JG271［文献标识码］A［文章编号］1009-5349(2010)12-0069-02房地产档案管理是房地局等房屋管理部门对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是一个城市的房地产管理部门的平时工作的总结和真实的写照。房地产档案的特点是专业性、动态性和广

2、泛性，是房地产管理部门在平时的工作中直接形成的，具有校对存档利用价值的用图表、文字、数据保存的档案材料。现在，这种档案材料已经成为城市规划、小区建设、财产清查、查找房屋、解决纠纷、化解争议的重要法律依据。房地产档案是房地产管理部门形成的一种专业档案。合理地利用房屋档案才能更高的发挥他们的作用，不要重保护，而疏忽于利用，避免造成资源浪费。因此，如何疋确认识这个问题，如何加强和规范档案的管理制度，对房地产档案的作用与发展具有很重要的意义。随着社会的不断发展和进步，房地产档案的规范和管理制度也有所不同，因此，对档案管理人员的素质和专业性的要求也各不相同。市于对房地

3、产档案的认识上的不同，造成了在房地产档案管理的工作中，存在着很多问题。1.房地产档案是各个时代的工作人员收集总结的，因此房地产档案里的内容和质量各不相同。随着社会的不断发展和进步，人们对于房地产档案的认识也有了变化。由于各个时期的档案管理人员的素质和专业水平各不相同，对于房地产档案里错误的、有问题的、不完全的材料部能及吋发现和校正，还有对于一些不规范的文字或图片没有把好关，一同放进房地产档案中，妨碍了以后的查阅和利用，也有可能因此给利用资料的人造成很大的麻烦甚至是巨大的损失。1.关于房地产档案的抗风险能力有待于加强。房地产档案是一个城市非常宝贵的文件材料，因

4、此加强房地产档案的抗风险能力是有必要的。由于档案管理员的认识和观念的问题，使得房地产档案的抗风险能力很低。虽然在房地产档案的保存过程中加强了火灾、水灾、虫灾等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自然因素的不可抗力吋，房地产档案的抗风险能力差的事实就自然而然地会显露出来。一旦灾事來临，将带來巨大的损失。2.房地产档案的形式单一。房地产档案的内容除了文字就是图表,很少会有照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。不能满足人们更大的需求。而在房地产档案中有相关特殊载体的，对于档案的保存就更加重要了，因为这些特殊的载体易损坏，而且成本要比纸张高得多。因此，特殊的档案载

5、体要有特殊的人员管理，还要有特定的管理制度。但是在这方面有管理经验的人员甚少，所以我们要大量培养这样的人才，以便于顺应今后的房地产档案的数字化发展。3.对于房地产档案中的不合格材料要及时纠正或删除。《城市房地产权属档案管理办法》中规定：“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不了归档。”但事实上，由于档案管理工作的最后一个环节就是资料的整理归档，当档案里的材料进行归档的时候，所有的审批过程都已经完毕，手续和证件的发放也已经分发出去。即便档案管理人员在归档吋发现了有的档案不合格或有材料有错误，不准确或

6、不规范之处，退还给当初的登记人员或具体的收集人员要求其更正也是非常困难的。另外，房地产档案中的各种资料和资料之间都是有联系的，数据和信息都有着关联性，是一环扣一环的，如果有某一个地方出现错误，紧接着与其相联系的各个环节都会发生错误，要更正或想要查找其源头是非常困难的，就算找到了再将这些材料退还到具体分管的管理员手中，由经办人员按规定程序作相应更改，其程序繁琐，工作量大，具体操作起来也很困难。随着房地产业的迅猛发展，房产档案的存储数量也在不断增加，房产档案的利用率和存储量也在大幅提高，以往的以人工处理为主的房产档案管理方式随Z出现工作效率低、错误量大、信息共享

7、困难、时间和空间利用效果差等问题。庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展的需要，所以为更好地管理房产档案，应该建立完善的房产档案数字化管理规范。1.建立房产档案数字化必须统筹规划。房产档案数字化给工作带来的方便、快捷显而易见，为了方便检索，提高馆藏的利用率。第i,档案馆应该投入人力、物力、财力，努力加强档案数字化建设，房产局应将计算机技术运用到档案管理之中，使其能基本完成产权登记、抵押查封登记、档案查询与缮证工作。2.可以通过与电脑公司合作，开发出一个包括房产档案管理在内的产权产籍管理信息系统。在运行中不断进行修改完善，使其能够容纳包括产权

8、档案接受、抵押档案接受、档案整理、档案入库及统计报表