重庆市独立学院档案管理存在的问题及对策

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1、重庆市独立学院档案管理存在的问题及对策摘要：自1999年独立学院创办以来，经历了十四年的发展，规模不断扩人，在日常管理和教学活动中形成档案日益增多。根据2008年4月1H教育部发布的26号令精神，重庆市独立学院（以下简称独立学院）的档案管理也由依托母体学校管理发展到由独立学院自主管理。经过十四年的发展，独立学院的档案管理取得了一些成绩，但也存在一些问题。文章就重庆市独立学院档案管理屮存在的问题进行探讨，并提出对策。关键词：独立院校；档案管理；问题1独立学院档案工作存在的问题1.1档案工作尚未完全独立因为历史原因，独立学院与母体

2、学校仍冇千丝万缕的联系，独立学院的档案工作也依赖母体学校，有部分档案直接保存在母体学校，有一部分只是从母体学校复制过来的档案。档案缺乏完整性和连续性。1.2缺乏完善的制度由于独立学院成立的时间短，档案工作涉及的面比较广，要建立适合独立学院实情的档案管理制度需要在实践中不断摸索。目前独立学院使用的档案管理制度基本依照母体学校的档案管理制度，缺乏适合自身实际的档案管理制度。1.3缺乏资金投入由于独立学院办学时间短，随着办学规模的一进步扩大，独立学院需要大量的资金去进行校园基础建设和添置教学办公设备的投入，故用于档案建设的资金相对较

3、少。由于缺乏资金支持，独立学院的档案管理工作受到制约。主要表现在：1.3.1硬件设施不完善在重庆市七所独立学院中仍然没有一所独立学院有档案馆，所有独立学院只有档案室，且档案室属于院办或党政办的分支机构。由于资金短缺,故档案室的硬件设备的投入得不到保障。独立学院的档案设施配备基本不全，冇的档案室还缺少标准的库房、完整的设备等。这些都制约档案管理水平的提高。1.3.2档案自动化管理程度不高由于资金的缺乏，专业人才的缺乏，目前独立学院尚无实现档案自动化管理，部分学院仅实现半自动化管理。制约了档案管理水平的提高。1.4独立学院对档案工

4、作重视不够在重庆市七所独立学院中，无专门的档案馆，也没有专职档案管理员。档案室只是隶属于党政办（院办）的一个办公室，并非独立的部门。档案管理员一般都属于兼职管理档案，因此管理档案工作的热情不高。在很多人眼中，档案就仅仅是档案管理部门进行收集和查阅的爭情，与自己并不相干，形成了“说起来重要，做起来次要，忙起來不要”[1]的局面，导致档案上交不及时，上交档案质量不高。2针对以上存在的问题，现提出如下对策2.1独立学院的档案工作应独立，我们需要建立适合自身发展的档案独立学院的发展应按照教育部发布的26号令《独立学院设置与管理办法》的

5、要求，在汲取母校先进校园文化和科学管理理念的同时，积极探索适合自身发展的管理模式。档案管理需要在实践屮不断总结，在结合母校先进的经验基础上形成一套适合自身发展的档案管理制度，规范档案行为，建立现代化的档案馆。2.2依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国教育部国家档案局令（第27号）》，在借鉴母校先进经验的同时，结合自身实际，建立适合自身发展的档案管理制度。笔者认为，档案管理制度应从以下几个方面着手：2.2.1档案收集制度。因为目前独立学院档案不完整，档案工作还不能完全适合学院发展，特别是评估工作的需要。急需建立一套档案

6、收集制度，明确档案责任人、收集范I韦I、收集时间以及奖惩细则。只有用制度作为保证，才能保质保量地完成档案的收集，确保档案的完整性和延续性。2.2.2档案的日常管理制度。切实做到下达任务与提出文件材料的归档同步，检查计划进度与检查文件材料同步，验收、鉴定成果与验收、鉴定档案同步，上报登记和评审成果与检查档案归档情况同步，实现档案管理在学院教学、科研和社会服务工作中的全过程渗透[2],用制度规范档案管理日常行为，使得档案日常工作有序进行。2.2.3建立档案的利用制度，在进行档案收集、整理的最终目的都是为了档案的利用。所以建立档案的

7、利用制度尤为重要。档案有其保密性，如何既能做到档案的最大限度的利用和保持其保密性，这就需要以制度作为保障。建立科学合理的档案利用制度，能够提高档案管理水平，保护档案的完整性和保证档案的保密性。2.3增加对档案的资金投入档案管理工作的硬件要改善，必须要加大资金的投入。只冇保证足够的资金投入，才能保证档案的硕件设施和提高档案管理的自动化程度。2.3.1加大资金投入，确保硬件建设档案的办公、阅览、库房和微机室要分开，需要提供房间，装修也需资金的投入。另外档案存放所需要的设备，如除湿机、空调、密集架以及防尘设施等都需要大量的资金。档案

8、开发方面，如校史的编研、校史馆的建立都需耍资金的支持。资金投入是提高档案管理水平的基础和保障。2.3.2提高档案的自动化程度现代高校档案管理已逐渐进人了侍息化时代［3］。目前，独立学院仍没有实现档案自动化管理。主要原因是资金投入不够。独立学院应该在档案管理自动化上下功夫，引入