星级酒店总经理办公室工作程序及标准

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1、工作程序及标准一.会务工作程序及标准会务工作程序1.了解会务的性质和目的。2•确定会议日期、出席者和主持人。3•开会前一天（紧急会议：会前一小时）由办公室以适当的形式（电话、信函、传真）向有关人员通知会期。4.准备会议所需的材料及物品，会前一小时安排布置好会场。5.（会前接待、签到和分发材料。）6•会议记录发放到有关部门。会议记录标准1.根据会议通知要求，携带必备的文具，提前5分钟到会。2•按要求记录会议内容，记录要准确、无误、不发挥，如实记录。3.会后24小时内，将记录加以整理，形成会议纪要或记录。公文收发程序及标准1•公文收发由专人负责，处理要准确及时，手续简便、完善。2•

2、来文要签收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、时、分，以备查考。3.来文折封时应保持原封完好，可将原封附在文件或信件后一并处理。4.来文封缄标明公文者，由被受权的专人折封。5•收文后严格登记，机要文件、外来业务文件、内部文件应分别登记。登记的项目包括收发日期、收发文号、来文机关、来文字号、页数、文件标题、承办部门等。6•收文登记后，及时呈送酒店领导，机要文件、简报、资料等按照有关规定或传阅。7•对需要批办的文件，酒店领导要及时对文件的处理做出具体指示，批示的内容包括处理问题的原则，要求完成期限以及承办部门及承办人。8•需酒店领导及时指示的文件如超过三天，总办人员应催批，并

3、将结果向呈报部门说明。9.酒店领导批复后，在完成期限达到时，要向承报部门催办并将结果向酒店领导汇报。10.公文处理完毕后，按《文件管理制度》执行，由相关部门归存或交文档中心，并于次年初建档后交回总办综合档案室。三、内部行文程序及标准1.酒店有关领导下达指示、各部门请示报告及部门之间的信息传递均属内部行文范畴。2.内容行文要标明发文者、致达者、抄报者、发文时间、发文编号、事由等项目。3.发文者、致达者必须是（副）总经理、部门经理，标明姓名、职务，不得越级行文。行文必须由发文者签字生效。4.呈送酒店有关领导的公文一律以打印形式，不许有涂改、污迹、否则重新打印。5.（要将核稿、打字、

4、校对者和批准者的姓名——打印在公文末页下端，以明确责任。）五、接待访总经理的客人的工作程序和要求（-）客人到前厅通过服务人员《或迎宾员》要求1•服务人员（或迎宾员）先将客人介绍给大堂副理或前厅部经理。1.大堂副理或前厅经理应有礼貌地请客人就座，然后询问客人所在单位及找总经理有何事宜，使客人感到对其关心并愿意提供帮助。在证实客人身份情况下，大堂副理可以在自己权限范围内代表总经理处理有关事宜。2.如客人执意要见总经理，应请客人稍候，然后用电话与总经理或总办联系。3.总经理或总办根据情况决定是否可以让该客人会见总经理，并通知前厅。4.对于总经理预定接待的重要客人，由大堂副理或所指派服

5、务人员引领至总经理接待室。5.对于总经理暂不能接待的客人，由大堂副理或前厅经理婉转地告知客人,然后根据客人情况，必要时将其介绍到相应的部门，之后由该部门经理接待并将情况反馈给总经理。（-）客人直接到总办要求拜见总经理时：1.如客人系政府或有关部门的重要客人或总经理非常熟悉的客人，总办主任、秘书或接待文员应首先请其在总办接待室等候，然后通报总经理。2.对于执意要会见总经理的客人，应先请客人在接待室稍候（茶水服务），问明情况后报告总经理，再决定如何处理。如总经理同意接待，就将客人介绍给总经理（一般在接待室或会议室）；总经理不同意接待时，可安排部门经理出面接待。3.—般公务性客人，要

6、求会见总经理，在问明客人来由后，由办公室人员直接处理或介绍到相应的部门接待（应在总经理接待室或部门办公室），然后将情况反馈给总经理。1.总经理接待准则：①计划安排接待的客人。②临时性、重大的接待（如政府有关部门、特殊事项以及管理公司和董事会等上级）。③其他客人由有关部门经理负责接待（如需总经理接待，可另行安排时间）。六、车辆出车程序与标准1•准备工作①上班第一件事：检查所负责车辆的淸洁卫生、油量及其他基本车况,及时加油、洗车。②在办公室等候出车。1.司机接到出车任务单后要仔细阅读，尤其是对等候地点、出车时间、乘车人及其去向要了解清楚。①持汽车使用调度单领取车钥匙和有关证件。②提

7、前做好车辆的内外清洁卫生，检查储油量和水电及其仪表运转情况，符合要求再出车。2.载客行驶①衣、发整洁。②待客人入座，放好行李后，关上车门，发动车辆。③如客人中途要求下车需问清等候的时间及地点。④有礼貌地回答客人所提问题，热情帮助乘客解决临时遇到的困难。⑤行车到达目的地后，打开车门请客人下车，与客人告别并目送客人离开。⑥驾车返回前检查客人坐位，如有遗忘物品及时送还客人。3.收尾工作①完成出车任务后，回酒店将车辆停放在指定位置，检查车况，如未到下班时间和没有出车任务则安排加油、洗车。②关闭电源，