文书归档整理需要深化的几个问题

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1、文书归档整理需要深化的几个问题我省推行文书立卷改革已经8年多了。从总体上看，绝大多数单位实施情况是好的，也积累了一些好的作法，但仍存在一些不尽人意的地方。加上国家档案局8号令的颁布实施，如何把这两个规范标准有机地结合起来，这就需要我们不断地去探讨、去深化。希望大家都要牢固树立一个归档文件整体质量概念。也就是说，无论是过去的立卷还是现在的归档文件整理，其对整理的整体质量要求这个核心是不变的。即在保证个体（卷或件）质量的基础上，最大限度地保持归档文件（材料）的齐全完整；最大限度地保持归档文件的直观质量。今天，我就是本着这么一个目的，对归档文件整理需要深化

2、的问题作一些重点提示，供参考。一、归档文件整理在操作程序上的深化（一）分类1、操作程序（1）年度分类（时间特征-跨年度-多份件-无日期-专门年度-临时机构）（2）机构（或问题）分类（3）保管期限分类（永久-长期-短期或永久-30年-10年）2、难度与问题（1）年度分类应注意3条：①取消针对年，强调形成年。例：a、跨年度的会议文件b、请示与批复c、计划与总结（当年一一跨年）d、回顾纪念性，如校庆、县庆、厂庆、院庆等e、法规性文件放公布年②几份文件作一年时，看摆在最上面文件的形成时间。如a、正本与定稿；b、定稿与历次修改稿；c、原件与复印件；d、来文与复

3、文；e、正文与附件；h、转发文与被转发文。③没有落日期的文件，可根据文件材料的内容标明一个比较接近的时间：a、会议材料按会期b、以训代会形成的材料，如典型发言、讲稿等，按办班时间c、统计报表按当年最后时间或第二年1-2月2、机构（或问题）分类法：注意2条：（1）机关内部名称就是文件分类的类名。女口：办公室、计财处、人事处等。按照公文的形成过程，坚持谁起草谁归档；谁牵头谁归档的原则。包括厅领导的有关讲话，综合性归在办公室，针对性的放有关处室。（2）按各个处室内部职能任务分工划分小类。一般来说，具体到处室的职责少则一、二项，多则三、四项，每一项可当成一个

4、小类。但这里值得一提的是要防止分类概念上的混淆。在一个处室内，按若干个职能分工划分成若干个小类，与按问题分类是完全不同的两种概念，它是把按小类与归档文件组合上一种结合，而不能当成是按问题分类组合。一个小类装一盒，或几个小类装一盒，是在机构分类过程中实施归档文件组合的一种形式。因为在一个机关内，只能使用一种分类方法，在理论概念上的混淆，就容易造成操作上的失误。按问题分类。它是指按照文件内容所说明的问题对归挡文件分类。目前，我省大都采用2001年开始推行的方法，即分成党群类、行政类、业务类3种。它在前段开展归档文件整理中起到了较好的指导作用。但是各地反映

5、在实际操作中，尤其是近年来在贯彻落实8号令的过程中，的确感到很难把握，有必要作出新的调整。即调整为以下2种：：a、综合类（含文秘、机要、保密、档案、信访、后勤、保卫等）；b、职能类。就是参照本机关内部组织机构职能性质来设置类别。如省档案局机关内部组织机构设有办公室、业务指导处、法规宣传处、科技教育处、人事处、杂志社和机关党委、纪档、监察、工会、妇委会、档案学会筹，除办公室作综合类外，其它部门都可按各自的职能性质设置类别。这样改的好处有3条：第一、减少了类别层次，即由原来的3条减少到2条。你可别小看这一条，无形之中就要减掉不少工作量。第二、增加了分类组

6、合的灵活性。比如机关党委、纪检、监察、工会、妇委会等部门，如果文件材料不多，可作为党群类组合在一起。反之，文件材料多，又可以区分为党务、群团两个类别。从看面上看，它与机杓分类几乎近似，但又不完全一致，主要体现在分类组合上有一定的自由度。在企业事业单位十大类档案中前四大类可参照文书档案整理方法进行分类。a、党群类；b、行政类；c、技术管理类；d、经营管理类。在一个大问题内，再按若干个小问题组合，一个小问题一盒，或几个小问题一盒组合。这种方法适合于基层单位，因为这些单位虽有内部机构（通常叫作部门，省直叫处室、市冊叫科室、县里称股室），有少数单位甚至没有设

7、内部机构，且文件材料形成不多，特别是红头文件更少，每个部门很难构成一个案卷，因此，采用按问题分类比较适宜。3、保管期限分类。（见6页）就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。实际上这里面就有一个对本机关当年形成文件材料进行初步鉴定的过程。也就是说，文件鉴定的过程就是分类的过程。我们通常所说的初步鉴定，就是立档单位参照国家档案局1987年颁布的文书档案保管期限表、文件归档范围和不归档范围的规定，机关档案室结合本机关工作实际，印发的《机关文件材料归挡范和文书档案保管期限表》，对每一份文件材料逐一进行鉴定。2007年前的归档文件按永久、长期、短期3种

8、分类，2007年开始，执行国家档案局颁布的8号令的要求，按永久、定期分类，再对定期进行标时为30年、10年。