档案工作-档案管理教程

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1、档案工作＞档案管理［中级］一、能够对档案进行分类、检索并实施科学管理（一）学习目标能够对档案进行分类、检索并实施科学管理。（二）分类、检索1•常用档案分类法—般意义上的档案分类，即全宗内档案分类。就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的工作。最常用的档案分类方法有下述三种：第一，年度分类法就是根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成若干类别。第二,组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档

2、案分成若干类别。第三，问题分类法就是按照文件内容所反映的问题（或称”事由”）将全宗内档案分成若干类别。2•现实分类中几种方法的结合运用在实际的档案分类过程中，单纯采用一种分类方法的情况是较少的，多为几种方法的结合运用。这种结合也称复式结构分类法。传统的复式结构分类法主要有：组织机构■■年度分类法,年度■■组织机构分类法，年度■■问题分类法，问题■■年度分类法。但是，根据目前国家有关规范的要求及现行立档单位的实际情况，许多单位多采用下述方法：第一,年度••组织机构分类法就是先将立档单位内的档案按年度分开，然后

3、在每个年度内再按内部组织机构进行分类。此种方法适用于立档单位规模较大，年立卷量较多，且内部组织机构虽有变化但不复杂的全宗。例如某城市建设集团全宗档案按年度-组织机构分类法分类如下：1997年经理办计划部工程部经营部财务部人事部1998年经理办计划部工程部经营部财务部人事部第二,年度-问题分类法就是先将立档单位的档案按年度分开，然后在每个年度内再按问题进行分类。在实际工作中,有些单位组织机构变化复杂,或者文件很难区分所属机构；有些单位内部未设分支机构或者虽然内部也设一些机构，但机构职责不明确，加之各机构形成档

4、案的数量差别很大，有的机构（如总经理办公室）形成档案较多,而有些机构（如工会）形成档案很少,难以按年度•■组织机构分类。在这种情况下,就可以采取此种方法。例如某生产性企业全宗档案按年度••问题分类法分类如下：1997年行政事务类生产经营类劳动人事类财务管理类教育培训类综合类1998年行政事务类生产经营类劳动人事类财务管理类教育培训类综合类2•常用档案检索工具的编制和使用档案检索工具，是查找档案使用的目录、索引、指南等的统称。（1）案卷目录案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档

5、案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。如图：案卷目录案卷号题名年度页数备注档案室编档案馆编案卷目录在档案管理中有广泛的用途。但是，由于它的查检对象是一组有密切联系的文件组合体,人们对于单份文件的查准率受文件立卷质量制约较大。⑵全引文件目录全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法（分年度或分保管期限）汇编在一起而成的检索工具。它是案卷目录与卷内文件目录”合二为一”的产物。其形式有两种：一种是先列出案卷号、题名、年度、页数、期限，随之就在下面标出此卷内文件目录。

6、如图：题名起止日期卷内页数保管期限顺序号文号责任者题名日期页号备注此种方法的缺陷是不能使用已有的卷内文件目录,需要重新填写卷内文件目录。另一种是指明案卷号（在卷内文件目录的右上角），下面再列出这个案卷内的卷内文件目录。如图：XX号案卷顺序号文号责任者题名日期页号备注此种方法简便易行,将已使用的卷内文件目录（标有案卷号）,复制一套,按照一定的规律装订成册即可。但此种方法未列出案卷标题,检索当中有一定局限。全引目录这种检索工具的优点是，揭示档案的内容和成分比较具体，无论查找案卷或单份文件都方便,编制也比较简单，

7、但不便按专题查找档案。⑶人名索引人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引。综合性人名索引是将档案中所涉及的人名都编成索引；专题性人名索引是根据所列专题范围（如任免、奖惩等），对涉及该专题的人名编制索引。人名索引,一般按姓氏笔划、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。（4）全宗指南全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其

8、利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：第一，立档单位和全宗的历史概况。此部分简要地叙述立档单位成立时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况,隶属关系以及全宗历史的沿革等。第二，全宗内档案内容和成分的介绍。这是全宗指南的主体部分。首先，介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；再者，介绍全宗内档案的整理（分类