炊具公司档案管理制度

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1、档案管理制度1目的规范企业档案的管理工作，利于资料的存取。2范围企业的管理文件、技术文件、资料、图表、质量管理体系文件、财务帐表以及磁盘、光盘所刻录的资料等均属档案的管理范3内容3.1档案收集3.1.1归档的时间1）每年度的管理文件、记录表单应在次年的元月中旬前立卷归2）财务档案在形成的第二年立卷归档，自管的年度资料可用《移交档案一览表》及光盘先予存放，时宜时将资料进档。3）各部门月度的日常记录和报表于每月的5日进档；需刻录光盘的资料于每月28日交信息中心刻录后次月8日前归档。3.1.2归档的内

2、容1）办公室：国家及公司法律法规文件、月度通知、文告、会议纪要、会议记录、各专门小组工作资料、各部门月度工作计划及工作总结。2）技术设备部：工艺技术文件、产品开发计划、设备维修计划，设备管理和工艺执行情况的考核记录。3）生产供应部：生产计划、临时补充计划、采购计划、生产质量报表、成本工资考核和相关管理制度的执行情况记录。4）质控部：质量管理文件、月度质量记录、信息反馈记录、质量计划和QC小组活动。5）财务部：财务会计报表、税务帐目及相关政策文件。6）人力资源部；月度人力资源报表、培训计划与记录、

3、相关考核资料。7）项目部：公司发展规划、工程设计资料、图纸及配套实施文件。8）企划部：公司制度及表格的编审文件祥见《档案资料汇总表》。3.1.3归档的要求1）各部门应有专人负责文件资料的汇集、分类、审核装订工作。2）归档的文件应齐全完整，能反映本公司及各部门的工作内容。对已破损的文件应予以修整，对字迹模糊或易褪变的文件应复制后再进行移交。3）对需要归档的文件和资料，各部门应按时间顺序进行汇集，整理成册，并填写《移交档案一览表》（一式两份），经部门负责人审查签名后，移交到档案室。4）档案管理员根据

4、《移交档案一览表》和归档要求，对档案进行清点核对。合格后，开据《移交档案回执单》（一式三联：一联由移送部门保存；一联由接收部门保存；一联作为存根留底）。5）档案管理员应切实按照归档要求进行档案资料的收存，拒收整理不规范的档案资料。3.2档案整理3.2.1装订原则装订时米用正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后的方式。3.2.2档案的区划及分类根据公司档案保管的实际情况，档案资料分成4个区域。1号区为外来文件、企业证照及政策法规区；质控、财务等对

5、外部门的外来文件，需经办公室处置，送总经理批示后存档。2号区为员工的人事档案类资料。3号区为财务报表，按年度分别存放。4号区为各部门月度的日常记录和报表以及刻录光盘的信息，按年度存放。3.2.3重要档案的加密根据国家《保密法》的有关规定，应对档案室内的全部档案划分密级。对于重要的档案，应加盖“机密文件章”，在借阅时也必须经过总经理的同意。凡造成泄密或失密，视情节按《保密法》规定给予处罚直至追究刑事责任3.3档案保管3.3.1档案保管员应注意不同档案的存放环境，严密作好各种防范措施，既防火、防水、

6、防潮、防霉、防虫、防光、防尘和防盗。3.3.2档案室应长期保持干燥并在适当的时候进行自然通风。3.3.3档案室内不得抽烟，周围应该放有灭火器材。3.3.4档案柜内应存放驱味除虫的药物(如樟脑精等)，并不定期的查看档案的存放情况。发现蛀虫、破损、遗失、霉变、字迹褪变等情况，应立即采取补3.4档案检索和借阅3.4.1为便于今后档案的检索，对于接收过来的各部门档案，档案保管员应认真填写《档案资料进档表》和《档案明细表》。并根据档案的分类方法，详细记录档案存放的地点、档案柜号、档案份数、档案名称及编号。

7、3.4.2借阅一般性档案必须填写《档案借阅申请单》，经本部门经理批准后，方可借出；对于机密文件的借阅，必须经过总经理同意。3.4.3借阅期限最长为一个月。超过借阅期限，应归还后，重新办理借阅手续。3.4.4一般的查阅必须在档案室内查看，未经同意，不得擅自将案卷带出档案室。3.4.5档案使用者必须保证档案的完整和整洁，不得任意拆卷、撕页、污损、删改、划杠、剪贴、拍照、复印等。3.4.6用完档案后，应及时归还。未经许可，不得擅自复印和摘抄。3.5档案的销毁对于到期的档案、文字或资料在销毁前应登记造册

8、，由档案保管员提出销毁申请，经本部门、办公室和相关部门同意、总经理批准后方能销毁。销毁时应有二人以上的人员负责监销并签字。3・6电子文件的保管3.6.1电子文件的分类电子文件可以分为文本文件(T)；图象文件(I)；图形文件(G)；影像文件(V)；声音文件(A)；多媒体文件(M)；计算机程序(P);数据文件(D)。3.6.2电子文件的移交和接收1)各部门根据有关要求和本部门自身需要，在每月的28日之前将需要刻录成光盘的资料交由信息中心负责刻录。2）信息中心在收到电子文件后，应核实文件的真实性和完整