岗位说明书编写技巧分析

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1、岗位说明书编写技巧分析一・定义岗位说明书，乂称职位说明书或者工作说明书，它是以标准的格式对职位的工作及任职者的资格条件进行规范化的描述文件，是工作分析的成果文件之一。关键词：标准、规范化、成果文件二.如何进行定岗？岗位说明书如何编写?(-)现代组织结构建设中的解析式思维解析式思维，通俗的讲，就是将任何事物都当作是若干项小事物的组合，换句话说，人们可以按照分解机器的方式來分解工作。为了分解一机器，人们可以将其拆解开來，分解成儿个大的部件，再把大的部件分解成更小的部件，一直到不能分解为止。它一般包括三个步骤：首先，将整体分解成若干部分；其次，对这些部分

2、进行研究并理解它们的属性或行为；最后，将这些部分的理解进行组合，从而达到理解整体的目的。解析式思维是近代管理研究与实践中常见的思维，我们熟知的泰勒制就是其典型代表。泰勒推行的动作研究，就是把劳动者的每一个动作都进行分化，然后再进行优化组合，从而提高生产效率。另一对动作研究的专家利莲夫妇，据说还把这一理论运用到家庭生活，如洗澡怎么洗、洗儿下才能最快的洗完，理论联系实际的典型也莫过于如此吧。现代组织管理理论也深受解析式思维的影响，一个组织的工作可以分解为若干项基木职责，由若干个部门完成；一项基木职责乂可以分解为若干项二级派生职能，由若干人员去完成。随着

3、规模的扩大，二级职能还可分解为三级派生职能、四级派生职能一一止是基于这样一种思维，人们进行组织结构的构建。案例中的老程，应是对这一思维有很深的体会的，因为他现在从事的四项工作，止是解析出來的。但是，解析式思维在组织结构中的运用有其一定的局限性，即如果事物可以通过细分予以分解，那么这个过程是否有终点呢？举个例了來说，人力资源管理工作是企业的一项基木职能，这项职能最终可以细化分解到什么程度呢？这种分解是否是完备乂不重复的？这个问题，是很难论证的。企业组织编写说明书时，应先了解这一思维背景，然后再结合其他原则进行定岗设计。(-)岗位设置要符合数量最小化原

4、则根据解析式思维，理论上一个组织可以分解成很多部门、很多岗位。但一个组织的岗位数是否越多越好呢？从经济学的角度来说，岗位数多，花费的人工成本就高，管理协调的难度也大，显然对组织的负面意义更大。所以，分解岗位，不应片面适用解析法，而必须考虑另一个原则：即一个组织的岗位数量要符合最小化原则。所谓岗位数量最小化，就是设置岗位时不要设得很多，岗位数量要尽可能的少，这样做的口的使所有工作尽可能集中，保证每一个岗位的的负荷。对于岗位工作量不足80%的岗位，要及时进行撤岗、并岗。如案例小老程而临的问题，由于他所在单位的人事管理、计划统计、设备管理、仓库管理等职能

5、工作量很小，一个人去完成就足够了，完全就可以只设一个岗位。岗位数量最小化的对立而就是所谓的大企业病，上级部门有什么岗位，下属单位也就分设对应的岗位，一般的国有企业这种现象比较严重。据报道原北京锅炉厂有职工2500多人，科室设置多达20多个，合资后进行组织结构调整，推行岗位设置最小化原则，二I•几个科室合并成了8部2室。所以只应用解析式思维而不应用岗位数量最小化原则，往往会造成很大的浪费。集团总部有专门的人力资源部，履行人力资源管理职能共有近10人，为什么基层单位相应的人事管理职能述不要1个专门岗位来履行呢？那总部与分部相应职能的岗位职责怎么来提炼呢

6、？这又涉及下一个问题，即组织职责的分解模式。（三）组织职责的三级分解模式企业职能可分为基本职能与派生职能，基本职能是指以企业生产经营的某一阶段或某一要素为对彖，能够相对独立、自成系统的职能，也称为一级职能。根据对企业生产经营过程的分析，可以确认研发、物资供应、生产、销售等基本职能；根据企业生产经营的要素管理，可以确认人力资源、财务管理、信息管理等基本职能。组织的使命、口标与战略不同，其基本职能也不相同，但不管怎样，要让每一项职能得到落实，就要通过职能分解，使各项基本职能转化为可操作的具体业务，这里既有解析式思维的体现，又要注意岗位数量最小化原则的应

7、用。我们在习惯上，职能分解可采用三级分解的方法，其步骤如下：1、列岀基本职能为一•级职能。站在集团层而上，人力资源管理工作是一项基本职能。2、为完成一级职能所必须的开展的管理工作为二级职能。该集团二级职能包括薪资管理、培训管理、绩效管理、人事与劳动关系管理四大模块。3、为完成二级职能，再继续细化为可以具体操作的各项业务活动，是为三级职能。如人事与劳动关系管理，又分为五项，分别为劳动合同管理、员工人事档案管理、员工调动办理、职称管理与其他。在今天激烈竞争的市场经济下，职能分解不宜过于细化，避免过度分工带来的负面影响。根据上面的职能分解，岗位说明卩的职

8、责也就很清楚了。总部人力资源部涉及薪资、培训、绩效、人事与劳动关系管理四大模块；而下属单位的所谓人事业务，只涉及人事信息收