电子档案管理基本术语-国家档案局

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1、DA/T××××—××××国家档案局发布2015-08-01实施2014-12-31发布电子档案管理基本术语GeneralterminologyforelectronicrecordsmanagementDA/T58—2014DA中华人民共和国档案行业标准ICS01.140.20A14备案号:48938-20151DA/T58—2014目次前言II引言..................................................................................III1范

2、围12一般概念13电子档案的收集与整理44电子档案的鉴定与处置55电子档案的保存与利用76电子档案的安全8参考文献11汉语拼音索引12英文对应词索引151DA/T58—2014前言本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆本标准主要起草人:马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、王熹1DA/T58—2014引言随着信息技术的迅猛发展,电子文件大量产生,电子档案管理实践不断推进,与之相关的新概念大量涌现并广泛使用。规范称谓,准确定义,统一表达这些

3、新概念,维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性,有助于厘清档案学科框架,促进电子档案管理领域学术的正常交流,规范电子档案的科学管理,推动档案事业的长远发展。本标准的条目按电子档案的管理流程编排。每个条目均由条目编号、汉语术语、英语对应词和定义等部分组成。优先术语采用黑体,定义或注释内出现的在标准其他处定义过的优先术语也采用黑体,且其后跟随相应的条目编号(加圆括号),定义中的注释或补充说明亦加圆括号“()”。1DA/T58—20141DA/T58—2014电子档案管理基本术语1 范围本标准规定了电子档案管理的基本术

4、语及其定义。本标准适用于档案工作及相关领域。2 一般概念2.1 电子文件electronicdocument;electronicrecord国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输(3.14)和存储(5.3)的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容(2.13)、结构(2.14)和背景(2.15)组成。2.2 电子档案electronicrecord;archivalelectronicrecord具有凭证、查考和保存(5.1)价值并归档(3.5)保存(5.1)的电子文

5、件(2.1)。2.3 业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机系统。示例:电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。2.4 电子文件管理系统electronicdocumentmanagementsystem用于形成、处理和维护电子文件(2.1)的计算机信息系统。参见:电子档案管理系统(2.5)。注:电子文件管理系统是业务系统(2.3)的一个子系统。2.5 电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem对电子文件(2.1)、电子档案(2.

6、2)进行捕获(3.1)、维护、利用(5.13)和处置(4.9)的计算机信息系统。参见:电子文件管理系统(2.4)。注:电子档案管理系统通常用于电子档案(2.2)形成单位,更注重对电子档案(2.2)的管理。系统通过维护元数据(2.16)及电子档案(2.2)之间的联系,支持电子档案(2.2)作为证据的价值。2.6 数字档案馆digitalarchives17DA/T58—2014运用现代信息技术对电子档案(2.2)及其他数字资源进行采集、存储(5.3)、管理,并通过各种网络平台提供利用(5.13)的档案信息集成管理体系。1.1

7、 开放档案信息系统openarchivalinformationsystem一个由人和计算机系统组成的有机体,承担保存(5.1)信息并将其提供给指定用户的责任。注:开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型,以维护信息系统中数字信息的长期保存(5.1)和可存取。“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的,并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。1.2 信息包informationpackage由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。注:保存描述信息有助于保存(5.1)和查找内容信息。1.3 提交信息包

8、submissioninformationpackage由信息生产者交给开放档案信息系统(2.7)的信息包(2.8),用于构建一个或多个存档信息包(2.10)。参见:发布信息包(2.11)。1.4 存档信息包archivalinformationpackage保存在开放档案信息系统(2.7)中的包含内容

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