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时间:2019-10-02
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1、+档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求(文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技)编写 吴金林 一、档案整理几个概念(一)档案整理定义:是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。(二)档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。(三)档案整理的文件范围:凡是本机关工作活动中形成的,具有查考保存价值的文件材料,包
2、括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。(四)档案整理的方法:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。1、以“案卷”为单位整理。1)以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。2)所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。3
3、)以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案,乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。(3)科技档案按“卷”整理,整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成
4、的一般要求》(GB/T11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。+(4)会计档案按“盒(卷)”整理,整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。6)按“卷”整理的文件整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。2、以“件”为单位
5、整理。1)以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。2)一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。3)以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。4)以“件”为单位文
6、书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。5)以“件”为单位档案整理的适应范围:(1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。(2)企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理,(3)声像、电子、实物档案按“件”整理,电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T1
7、1821-2002)执行。6)按“件”整理的档案整理步骤是:文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册档案排架。二、档案分类、档号编制(一)档案的分类原则:以各单位全部档案为对象,依据其基本职能,结合档案内容、形成特点以及载体形式,保持档案之间的有机联系,实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化,便于档案的科学管理与开发利用。 (二)档案的分类和大类设置办法 1、大类的设置 原则上每各单位设置八个大类,即文书档案、业务档案、
8、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、
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