物流单据、表单管理系统2015-7-20

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1、实用标准文档九、物流文件、单据、报表管理规范1、目的为使部门表单管理规范化，防止表单错用、乱用，物资进出有据可依、账实相符、真实、登记正确、清晰、字迹工整、妥善保管、单据传递及时、开具单据分类准确，特制定此管理办法。2、适用范围适用于物流部所有作业岗位及物流器具、设施管理的操作记录等相关表单涉及的所有各类报表统计。3、职责3.1岗位作业者：负责本岗位的使用文件和表单的保管,并做好记录；3.2班组长：负责管辖范围内所有岗位的作业文件和表单的编制及更改；3.3职能科长：负责管辖范围内所有岗位的文件（包括：程序文件和作业文件）和表单的编制；负责本

2、科室作业文件和表单的审核，并监督作业文件和表单的执行；3.4文员：负责物流部所有文件、表单的标准化管理、文件编号的管理、文件保存、发放、回收、销毁和登记.3.5物流部长：负责涉及所有物流部的文件、作业表单的审核和批准。程序文件3.6包装科交接员：负责产品入包装接收单据的整理；产品包装报表统计及单据整理；3.7包装台长负责包装完成产品入库的填写；3.8仓管员负责交接单据整理；3.9打印员负责尾箱单据管理。3.10仓管科组长负责仓库进出库周、月报表统计，以及涉及的单据整理；负责运输的报表统计及单据整理和保管。3.11物流部责任人负责物流财产报表

3、统计及单据整理和保管。4、物流部文件、表单管理内容4.1文件分类　　4.1.1管理性文件：　　a）物流及仓库管理程序文件；　　b）部门作业指导书；　　c）其它管理性文件（如各种管理制度、岗位职责、相关支持性文件）；　　d）记录表格。4.1.2技术性文件：　　a）量产加工工序卡（工艺）文件；　　b）国家、企业标准等；　　c）部门编制的服务规范、质量控制规范、技术标准、检验规范、管理规定等。文案大全实用标准文档4.1.3外来文件：　　a）来自公司外部的法律、法规、标准；　　b）顾客或供方提供的合同、协议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。4.

4、2受控文件和非受控文件　　4.2.1文件可分为“受控”和“非受控”两类：　　a）“受控”文件是指受公司及部门控制，并能对其实施更改的文件，为更改通知版本，在文件发生更改时能追溯到全部使用者，并对文件实施更改，以确保其现行有效；　　b）“非受控”文件是指外来文件、无须进行更改控制的公司文件（包括用于投标、顾客非现场使用及其他特殊发放的文件，生产计划等具有时效性到期自动作废的文件），为更改不通知版本，公司只保证发放时其现行有效，不进行跟踪维护。　　4.2.2受控文件须加盖“受控”印章，分发时应作发放登记，并注分发号（如质量部编号为1号）。非受控

5、文件由授权人员批准后发放，只作发放登记，不注分发号。对公司受控文件作为非受控文件发放（如投标、顾客非现场使用）时，应加盖“非受控”印章。　　4.3文件的形式　　文件可采用任何形式或类型的媒介，如纸张、硬拷贝、电子媒体等。物流部涉及的文件详细分类见附表一：(物流部补充)附表一物流部涉及文件分类名称序号管理类文件技术类文件作业类文件1产品加工工序卡各种产品生产作业指导书2产品缺陷极限样件接收标准返工作业指导书3设备操作指导书4包装作业指导书567文案大全实用标准文档4.5物流部文件、表单管理要求4.5.1物流各种文件及表单编制由各科室在拟定工作

6、标准文件的同时根据需求编制部门使用表单，在使用前拟定的文件及表单应得到科室科长审核，部长批准，按程序文件规定进行编码管理，交物流文员处，由文员负责向品质部获取文件编号，统一实施，表单具有唯一性，由物流文员登录在“物流表单总汇表”及文件管理台账中备案。见附表二附表二文件、表单编制、审批的划分职责文件、表单类型编制审核批准编制内容管理文件类★△△■◎制定公司及部门级的管理性文件技术文件类★△△◎◎◆拟定产品质量标准作业文件类★△★△△◎编制作业指导书作业表单类★△★△拟定作业需要控制的记录表单统计表单类★△★△公司及部门需要掌握生产等信息的统计

7、报表的制定质量表单类★△△◎◎■拟定产品质量标准和质量要求控制的表单物流器具类表单★△△◎◎■物流器具管理类表单和台账备注：1、岗位分别由符号表示：“★组长”“△科长”“◎部长”“◆客户”“■涉及部”2、所有文件表单编制必须按要求，编入相关内容并按编制、审批权限进行审核和批准后方可提交给物流部文员进行登记，并由物流部文员提交给品质部编号后方可投入使用。4.5.2各类表单按要求进行管理：按照物流部表单管理一览表的要求执行，并依据实际情况登记入账。（1）填写内容应详细、准确、完整、字迹清晰，不得随意涂改。文案大全实用标准文档（2）记实性记录应由

8、规定的负责人签字认可；（3）各类表单填写完成后有需要传递或上报的应及时处理。（4）表单的保存期限及存放管理见附表3的规定。附表三物流部表单管理一览表NO表单名称操作要点表单填写人