行政秘书培训(会务、接待)

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1、会议统筹会议的基本要素：时间、地点、参加人员、主要内容会议统筹的主要部分：会前准备会议的基本流程如下：确定召开会议——确定参会人员——确定时间、地点——准备材料——会议通知——会场布置——会中调整——会后收拾1、确定召开会议。召开会议一般有三个因素,一是传达上级文件精神，二是领导安排，三是部门工作需要。秘书可根据实际情况请示领导是否召开会议，但以领导安排为主要依据。2、参会人员。根据会议内容，请示主要领导，确定参会人员，其中首定其他领导或外部门人员。3、会议时间。会议由本部门主办时，召开会议时间一般由本部门主要领导安排，当涉及多位参会领导或其他部门时

2、，应根据主要领导安排，征求其他领导或外部门意见。最后，汇总情况，向本部门主要领导汇报，最终确定会议时间。4、会议地点。根据参会人员的规格，会议的规模，所需的设备情况进行安排。校内的主要会议室有：第一会议室，配置约40个座位，会议电脑终端机24台，无投影音响，主要用于党委会议、校长办公会、行政例会等小型会议；行政楼C108，配置约140个座位，有投影音响，可进行小型报告会、学术讲座等；学术报告厅，约440个座位，有投影音响，小型舞台，一般用于校内大型会议，文艺表演等。以上三个会场都由学校办公室管理，各部门使用需提前申请。另：出于节约办学方面考虑，建议各

3、部门勿频繁申请使用学术报告厅，一般的学术报告、讲座可申请教学楼C栋大课室。各二级学院的内部会议，建议由本部门自行安排会议地点。5、材料准备。会议材料简单分为：发言稿、议题两大类。发言稿包括：开闭幕词、领导嘉宾讲话稿、主持词等。一般提前一天呈送发言领导审核。议题包括：上级学习文件、工作安排、总结汇报等。要求会前分发各参会人员。6、会议通知。会议通知的四要素：内容、时间、地点、参加人员。例子：关于召开2010～2011学年第一学期开学全体教职工会议的通知.doc7、会场布置。基本内容有：座次安排、会标横幅、音响投影、茶水水果等。座次安排。当领导人数为单数

4、时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左手边，3号领导排在1号领导右手边，4号领导排在2号领导左手边，5号领导排在3号领导右手边，其他依次类推。根据职务等具体情况确定顺序号151311975312468101214会场当领导人数为双数时，1号领导、2号领导同时居中，1号领导排在居中座位的右边，2号领导排在1号领导的左手边，其他同上。根据职务等具体情况确定顺序号1311975312468101214会场会标横幅。校内会标横幅常用地点具体尺寸（单位：米）地点尺寸第一会议室7×0.8行政楼C1087×0.8学术报告厅12×1.5教学楼中庭中央11×0.8教

5、学楼中庭两侧8×0.8推荐会标横幅制造单位及电话：点红广告，3309601音响投影。行政楼C108主席台音响打开电源即能使用，基本无需调试。如使用投影要自备手提电脑，但使用投影将对会标有较大影响，建议两者选一。学术报告厅的音响投影由信息中心下属的电教部负责，联系电话：3800213。茶水水果。领导用茶，每隔45分钟加一次茶；一般参会人员用小支矿泉水，天冷时可不用矿泉水。一般只有座谈会、茶话会等场合才需水果。8、会中调整。在会议进行时，如有调整，需保持冷静，正确理解领导意图，联系有关人员，尽量安排好工作。9、收拾会场。在参会人员退场之后，收拾现场的会议

6、材料，器材，检查有无遗漏物件，最后关闭电源，锁好门窗，如有借用物品要及时归还。来访接待序号主要事项具体内容1来访人员姓名、性别、民族、单位、职务、人数2来访时间到达时间、来访天数、离开时间3来访内容4迎送时间、地点、飞机航班或火车班次、汽车车号、交通（接待用车）、联系人员、联系电话5会见人员、时间、地点选择、会场布置（投影设备、座次安排、水果茶水、标语条幅）、材料、纪念品6参观参观点、接洽人员、联系电话、时间、路线7住宿姓名、性别、单位、职务、人数、天数、房间8宴请时间、地点、人员、人数、饮食习惯（饮食禁忌）9其他照片及相关资料反馈、宣传报道