XX公司档案管理办法【精】

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1、XX公司市场部档案管理办法1目的为使市场部（以下统称为“部门”）的投标文件、合同（以下统称为“档案”）管理工作按照“规范、简明、高效”的要求进行，制订木办法。2范围本办法适用于项目投标项目档案管理，合同项目档案管理，与重要业务往来档案管理，与设计院往来重要档案管理，与地方政府往来重要档案管理。4分类4.1投标项目档案类4.2合同项目档案类4.3与重要业务往来档案类4.4与设计院往来重要档案类4.5与地方政府往来重要档案类3责任主体3.1档案管理的归口部门为市场管理室。3.1.1市场管理室设档案管

2、理员，负责部门档案纸质和电子档案资料的接收、保管、使用和统筹管理工作，确保档案资料的有序性和有效性。3.2业务单位应将相关文件及时报送市场管理室保存。3.2.2业务单位应用档案盒按照目录填写顺序将资料依次标序摆放并将目录表格（见附件一）一同交市场管理室进行编号保存。3.2.3业务单位应及时将投标项目文件、合同项目文件的相关电子文档按照电子文档存放要求上传至管理平台存档。4.档案的有效性管理4.1档案的有效性直接关系到公司产品、服务的质量、效益和安全，必须严格管理，确保可靠。4.2不允许在纸质载体

3、的档案上做手工更改。凡是有手工更改现象的档案纸质载体，一律无效。4.3档案的失效版本原则上由市场管理室统一管理。市场管理室对失效版本做出明确失效标记，与新版本分开保存，防止混淆。4.4档案的失效版本一律不允许岀现在业务人员手中。如因工作确实需要查看档案的失效版本，必须首先检查该版本是否已经加盖“作废”印章，不允许将失效版木与有效版木混放，使用完毕后立即放回失效版木保存处。5档案的复制管理3.1由市场管理室统一负责档案资料的复制工作。6档案借用管理4.1部门人员完成借用登记可以借用档案（附件八）。

4、6.2给业主的档案复印件，需部门领导签字统一加盖市场部专用章，市场管理室不再收冋。7档案的利用及保存管理5.1档案管理员对部门的档案实行集中统一管理。7.2档案的查询尽量使用营销信息管理平台。7.3借用者对档案应妥善保管，不准私自涂改、勾划、拆散、剪贴，按期归还。7.4在档案资料被借用期间发生改变，档案管理员应立即通知使用者。使用者应在1个工作日内至档案室将旧版木替换为新版木，旧版木交还至档案室，并做好改版登记。7.5档案管理人员对档案资料进行清点，数量、内容核对无误，并在借用者的登记台账上做出

5、归还标记。7.6对自然损坏的档案进行补充复制。7.7原则上档案借阅期上限为15天，到期后借阅人员必须归还所借阅档案。如确实还需继续使用，可在办理续借手续后，继续借用。8档案存储管理8.1档案必须存放在专用柜中，不允许放在柜Z外。8.2档案柜应进行统一编号。8.3档案库房应保持清洁整齐。&4非本单位人员未办理审批手续不能擅自查阅档案。&5档案室内应配备的消防器材、设备并按期更换，安全使用电器设备，定期检查电器线路，档案室严禁使用明火，严禁吸烟和使用电炉，严禁存放易燃、易爆物品和易挥发的化学品。9档

6、案的移交、鉴定和销毁9.1由档案管理员负责作废档案资料的管理、鉴定和销毁工作。其他任何人员均无权销毁档案。9.2档案管理员员收到新版档案资料后，即应将相应的旧版档案资料收回,登记。档案管理员加盖“作废”章，并建立账目，统一管理及时组织鉴定销毁。9.3档案管理员销毁档案资料时，应编写销毁清册,至少有1人监督销毁并做好监销记录，监销工作记录归档管理，永久保存。10附件附件一：项目投标过程文件目录一览表附件二：项目合同过程文件目录一览表附件三：投标项目文件目录附件四：合同项目文件目录附件五：与重要业主

7、往来文件目录附件六：与重要地区往来文件目录附件七：与设计院往来文件目录附件八：资料借用登记表附件一项目投标过程文件目录一览表序号项目名称投标编号柜体编号登记时间备注附件二项目合同过程文件目录一览表序号项目名称投标编号柜体编号登记时间备注附件三投标项冃文件冃录项目名称：投标编号:项目业主：责任单位:投标时间：责任人：序号文件名称是否入库份数经办人登记时间编号备注标准资料清单1投标申请表2标书购买请款单3标前评审表4项目介绍5方案推荐报告6目标价格测算表7投标价格批准表8投标书9澄清文件10投标结果

8、通知书11投标总结报告其它资料清单121314151617181920212223242526附件四合同项目文件目录序号文件名称是否入库份数经办人登记时间编号备注标准资料清单1合同文本2会议纪要3签发单4合同分解表5合同评审表6合同谈判会议纪要7补充协议8变更协议9设计联络会其它资料清单1011121314151617181920212223242526项目名称:项目业主:投标时间:投标编号:责任单位:责任人：附件五与重要业主往来文件目录业主名称:序号文件名称经办人登记时间编号备注1234567