XX公司人事档案管理办法.doc

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1、XX公司人事档案管理办法第一条：目的为了更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本办法。第二条：适用范围适用于全体员工个人档案。第三条：人事档案内容公司在入职当天为每个新员工建立个人档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的当月月底放入员工档案。个人档案应包含以下各完整有效的文件：1、应聘表及面试评估表（应聘表要填写完整，下方一定要本人签字。评估表上一定要把工资标准写上）2、人员资料卡（紧急联系人姓名

2、及其电话一定要有，下方一定要本人缺人签字）3、身份证、学历证书、户口本复印件（保证复印件的清晰度）4、员工转正申请（要著名转正工资）5、述职报告、工作总结7、劳动合同8、岗位变动记录9、保险缴纳记录10、与公司签订的其它合同、协议11、辞职申请第四条：管理权限人力资源部由专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。第五条：人事档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、员工入职前，人力资源部应对人

3、事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。3、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。4、员工离职档案每月清查，另外存档，高管及核心技术人员可以作为以后的人才储备。（二）人事档案利1、查阅。查阅人事档案的人员应填写《人事档案利用申请表》，经过人事部的审核，确定申请表与利用人一致，并且手续齐备，方可查阅。2、借出使用。用于因特殊需要必须借用人事档案的情况，借出的时间不宜过长，到期未

4、还者应及时催还。人事档案借出使用时，应填写《人事档案利用申请表》，借用单位要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。归还后及时在外借登记上注销。3、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复印件。材料提取人应填写《人事档案利用申请表》，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。4、查阅、借用档案的单位或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复印档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得主管人事档案部门同意，经批准后方可

5、摘抄、复印。5、各部门利用人事档案应严格履行登记手续。第六条：制定、修订、废除与颁布实施本办法经核准后，由人力资源部公告实施；修订或废止亦同1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得

6、在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第七条：附件附件一：人事档案利用申请表附件二：人事档案利用登记表人事档案利用申请表人事档案利用方式查阅□借出使用□出具证明材料□借阅人　部门　职务　借阅日期　归还日期　经手人　借阅目的　借阅内容　人事档案借阅登记表档案号利用内容利用人利用时间用途归还时间经手人备注　　　　　　　　

7、　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　沈阳市就业和人才服务局档案管理服务个人档案转出根据中组部、人事部［1996］118号文件规定：流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位及个人不得擅自管理流动人员人事档案。因此您转出档案时，请按如下程序办理：流动人员及毕业生档案转出：　　1、若您想办理退休或4050等相关业务??请您到办理相关业务的县、区人社局或户口所在地街道办事处

8、（须盖公章）开具调档介绍信；　　2、若您考取了公务员或被事业单位录用??请到录取您的机关事业单位开具调档介绍信；　　3、若您被本地有党委建制的单位录用??请你到该单位开具调档介绍信，介绍信上加盖公章和党委章；　　4、若您升学深造??请您到就读院校开具调档介绍信；　　5、若您被个体、民营、三资企业等无党委建制的单位录用??请您到该单位委托的存档机构（如省、县、区流动人员档案管理部门）开调档介绍信；　　6、若您的工作或户口调往外地