XX建筑公司会议管理办法

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1、湖南建筑工程有限公司制度编号QP-XZ-OO3版本号1.0制度名称会议管理办法受控状态受控编制日期2013.03.30批准H期2013.04.01住效H期2013.04.01执行部门公司各部门监督部门综合办公室签发人XXX1目的为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2适用范围本制度适用于公司会议管理。3管理权责3.1综合办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。3.2会议提拟人或主办部门（含各部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚意见。3・3会议的审批权限详见“5

2、.1会议提拟与审批”。4会议分类会议名称主题/特点类别主持人参加人时间周例会每周固定时间、固定汇报程序，尽量解决即席提出的问题。例会综合办/部门负责人全体员工每周一上午10:00-11:00专题会半年/年度总结会每周固定时间、固定汇报程序，回顾总结当月工作，计划下月工作。为某一专题而展开，必须有结论总结前一段工作，研究、部署下阶段工作专门会议专门会议亲合办/负责人每月5号上午00-11:00提拟人拟定综合办/部门负责人相关人员全体员工会议提拟人拟定待会议通知确定5管理内容5.1会议提拟与审批5.1.1公司月度例会

3、无须提拟和审批。5.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、总经理批准。5.1.3部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。其中，部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管部门报批同意；属例会性质的，由综合办另行提拟方案呈报总经理批准后执行。5.2会议计划与统筹5.2.1每月28日前，综合办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报总经理审批后，汇同公司月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各部门负责人。5.

4、2.2凡综合办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请综合办调整会议计划。未经综合办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。5.2.3会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。5.3会议准备5.3.1会议通知遵照以下规定：(1)已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由综合办/部门按计划表直接通知与会人

5、。(2)属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：A・未列入月度会议计划而临时提拟的会议；B.虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；C.其它提拟人认为应另行通知的情况。(3)会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。(4)会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。5.3.2会议

6、的其它准备工作遵照以下规定：(1)会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作。(1)会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。(2)公司召开的公司级会议会务服务统一归口综合办负责。(3)部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门(综合管理办)书面提出，由会议室管理部门(综合管理办)统筹安排。5.4会议组织5.4.1会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的

7、原则。5.4.2会议主持人须遵守以下规定：(1)主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。(2)主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。(3)会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。(4)属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加

8、以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。(5)主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。5.4.3与会人须遵守以下规定：(1)应准时到会，并在《会议签到表》(详见附件3)上签到。(2)会议发言应言简意赅，紧扣议题。(3)遵循会议主持人对议程控制的要求。(4)属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。(5)遵守会