23004企业档案借阅制度

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1、QG/NJA南京普天通信股份有限公司管理标准QG/NJA23.004-2007代替QG/NJA23.004-2003企业档案借阅制度2007-05-10发布2007-05-10实施南京普天通信股份有限公司发布目次前言II1主题内容与适用范围12企业档案借阅范围及审批手续13金业档案借阅方式和借阅手续14企业档案借阅期限及耍求2附录A（规范性附录）南京普天通信股份冇限公司重要档案目录3附录B（规范性附录）4附录C5附录D5QG/NJA23.004-2007本标准是根据国家和上级主管部门关于金业档案管理的有关规定及公

2、司管理要求而编制的.本标准单位:综合管理部木标准主要起草人:张炬本标准主要修订人:王鸿本标准于1995年首次发布，1997年6月笫一次修订,2001年6月笫二次修订，2002年9月笫三次修订,2003年5刀第四次修订，2007年5刀再次修订并发布。企业档案借阅制度1主题内容与适用范围为了有效地利用本公司档案信息，为金业发展服务，同时为了加强公司企业档案的安全保密工作，特制定本制度。木标准规定了木公司企业档案的借阅范围及审批手续、借阅方式及借阅手续、借阅期限及要求等管理制度。2企业档案借阅范围及审批手续2.1公司综

3、合档案室提供借阅的企业档案冇管理类、产品类、科研类、设备仪器类、基建类、会计类等九人类企业档案信息。2.2木公司企业档案中属于重要档案的范围，详见附录A（公司重要档案目录）。此范围之外的档案属于一般性质的档案。2.3查阅本公司一般性档案，本公司正式员T均可查阅，只限在综合档案室内查阅。2.4查阅本公司重要档案，本公司相关正式员工可查阅，并履行本单位领导（公司三级以上经理）审批手续后，只限在综合档案室内查阅。2.5借出本公司一般性档案原件或复印件，公司正式员工均履行木单位领导（公司三级以上经理）审批手续后，档案室方

4、可提供利用。2.6借岀本公司重要档案原件，公司相关正式员工须履行本单位领导（公司三级以上经理）审批和本公司总工程师或公司分管领导审批手续（详见附录B重要档案审批单）后，方可借出。2.7借出本公司重耍档案复卬件，本公司相关正式员工须履行本单位领导（公司三级以上经理）审批手续，特殊情况须公司级领导审批。2.8借出公司会计档案原件（或对外提供的凭据性的复印件），本公司财务人员须履行本单位领导（公司三级以上经理）审批和公司副总会计师、总工程师等公司级领导审批手续，借出会计档案复印件（限财务工作中使用）须履行本单位领导和公

5、司财务部领导（公司三级以上经理）审批手续。2.9密级档案只借阅规定知密范

6、韦

7、的部门和个人，须履行“3.6”、“3.7”审批手续，同时履行公司保密委员会审批手续。2.10非本公司人员借阅本公司的企业档案（无论是原件或是复印件）一-律履行公司总工程师或公司级分管领导审批手续。2.11各系统部、各投资控股公司之间不能借阅相关档案（无论原件或复印件），如需借阅，须履行被借阅档案归档单位的一级领导审批手续；各投资控股公司借阅木公司（公司总部）的重要档案（无论原件或复卬件），须履行原单位一级领导审批和本公司总工程师或公司级

8、分管领导审批手续。3企业档案借阅方式和借阅手续3.1档案借阅方式为在档案室内查阅、档案借出、提供档案复制件或提供档案的编研材料、参考资料以及电话查询、网上调阅等。3.2凡在综合档案室借阅企业档案，均须办理审批手续，均须在“档案借阅登记簿”上登记（格式见附录C）,若借阅档案复印件均须填“复印申请单“（格式见附录D）。3.3经公司综合档案室主任审核档案借阅审批手续（并签字）后，予以办理档案的借阅。QG/NJA23.004-20074企业档案借阅期限及要求4.1本公司企业档案的借阅期限一般不超过一周，特殊情况按领导审批

9、期限执行。4.2借出的档案不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散、拍照、复印，并只能在木部门使用，应按公司《企业档案保密制度》要求妥善保管，确保所借档案的完整，用毕即刻归还。4.3借出的档案不准代借、转借及二次复制，否则，由此而造成的后果一律由借阅者承担，借出的档案必须按时归还，若特殊情况复印件不能归还，须登记清楚，并履行审批手续。4.4档案借出和归述时需当面査点清楚，严防丢失、缺页。4.5凡外出工作或调离本公司的员工，离公司前必须归还全部所借档案。4.6借阅本公司重要档案--律填写公司“借阅重要档案审批单”（格式见附

10、录B）4.7损毁、丢失、借阅的档案，按公司《档案管理办法》屮“7.11”相关条款处罚。附录A（规范性附录）南京普天通信股份有限公司重要档案目录密级档案、涉及公司机密的文件资料企业法人营业执照组织机构代码证书法定代表人证明书中外合资、合营、联营公司、股份公司的批复、合同、章程公司更名批复商标注册证税务登记证（国税、地税）企业年报、劳资报表、财务年度报表体系认证证书厂务会会议