基层税务档案管理的问题和对策

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1、基层税务档案管理的问题和对策税务档案是税务机关和税务人员在税收征管活动中形成的，并被有意识地保存起来的含义明确、形态确定的原始记录资料。税务档案对于服务领导决策、加强税收征管、探索稅收规律、促进经济发展都具有非常重要的作用。随着税收改革的逐步深入和现代科技的迅猛发展，基层税务档案面临着新的冲击和挑战。如何在新形势下利用现代信息技术，完善税务档案管理，提高档案利用效益，更好地服务基层税收工作，是基层税务部门面临的一个新课题。一、基层稅务档案管理存在的问题经过多年的努力，基层税务档案逐步建立和完善起来，基本上都建立了档案室基础设施，完善了档案管理制度，整理了比较规

2、范的档案资料，多数地方达到了档案管理省一级标准。近年来，随着信息技术的发展，还逐步引入和运用了《公文处理系统》、《档案管理系统》等电子信息管理手段,基层税务档案管理水平逐步提高。由于税务档案起步较晚，基层税务档案管理还存在着一些问题。（一）档案意识淡薄。一些基层税务部门领导对档案的重要性认识不足，重征管，轻档案，缺乏档案意识和档案知识，认为档案可有可无，档案室只是一个资料存放仓库，对征管活动中形成的资料随意存放、丢弃和损毁，不及时收集归档，造成档案工作被动滞后。对档案管理投入不力，档案基础设施落后，上级检查时急忙应付，事后束之高阁。一些税务人员过分依赖电子信息

3、，认为电脑无所不能，忽视原始资料的收集和归档，造成大量原始资料缺失，一旦电子信息出现错误或丢失，就难以弥补。（二）档案管理分散。一些基层税务部门没有按照《档案法》所规定的“集中统一管理”的原则，各部门的资料不是及时集中到档案室，而是留置在各部门，各自为政，管理混乱，有的原始资料一旦丢失，就难以再生，致使有的档案残缺不全，不利于档案资源的共享和利用。（三）档案质量不高。按照税务档案管理的有关要求，基层税务部门要对纳税人实行分户建档。有的基层税务部门只对重点户或大户分户建立了档案，对其他纳税人却没有建档或分户建档；有的虽然建立了分户档案，看起来规模很大,实质上信息

4、贫乏，只有纳税人身份证、营业执照、税务登记证等简单的静态信息，而反映纳税人经营状况、纳税情况等动态信息却没有收集，档案利用价值低。（四）档案资源浪费。一些基层税务部门下大力气建起了设施完备、库藏丰富的档案室，并集中人力、物力将档案信息录入微机，却不注重下功夫对档案信息进行深加工，只是使用了简单的查询功能，没有充分发挥档案功能，浪费了档案资源。（五）档案人才稀缺。目前基层税务部门的档案管理人员很少是档案专业毕业的，大多是经过简单培训后就负责档案管理工作，有的还身兼数职。而且档案管理工作枯燥繁琐,无名无利，现有的管理办法难以留住人才，有的档案管理人员没干多长时间就

5、要求换岗，档案管理人员更换频繁，不利于档案工作的正常开展。二、完善基层税务档案管理的对策“科技加管理”代表税收管理的方向，同样也代表税务档案管理的方向。基层税务部门要按照"科技加管理”的要求，切实改进和完善档案管理，充分发挥税务档案的作用。（一）加强教育培训，提高档案意识。税务档案对税收征管工作具有重要的作用，基层税务部门领导要有发展的眼光，坚持税收征管工作与档案管理工作并重，加强档案知识和档案法规的宣传教育培训工作，引导全体税务人员树立先进的档案观念，增强责任意识，进而做到积极参与管理，遵守档案制度，爱护档案资料，为基层税务档案建设创造一个良好的管理环境。（

6、二）完善工作流程，规范档案管理。按照“统一集中管理”的原则，从完善税务档案管理制度入手，建立和规范数据采集制度、整理归档制度、定期报送制度、集中管理制度、查询利用制度等一系列档案管理规章制度，明确各业务部门档案收集的范围、资料整理的标准、报送归档的时限、经办人员的责任、档案存放的方式等，由粗放式管理向集中管理转变，并把档案管理纳入目标考核体系，形成良好的运行机制，保证基层税务档案管理工作的有序开展。（三）规范资料采集，提升档案质量。大力推行征管档案“一户式”管理，对纳税人建立分户档案。要严格执行《归档文件整理规则》和征管档案分户管理的有关规定采集资料、分类整理

7、，既要采集纳税人的静态信息，又要采集纳税人的动态信息，保证档案资料的完整率和准确率，从而提高档案的质量和利用价值。（四）推进科技运用，开发档案资源。电子档案具有查询方便快捷、节省空间和成本、便于实现资源共享等优点，是档案管理的发展趋势，因此要加快电子档案的建立和开发。要充实电子档案数据库，把有一定利用价值的纸质资料、声像资料等采取照相、扫描等手段录入数据库，在此基础上进行深度加工，开发出合理的逻辑关系，并与现行的税收管理软件联网，实现信息共享，提高档案资源的利用效果。（五）建立激励机制，培养档案人才。档案人员不仅要有专业的档案知识和广博的现代科学知识，而且还要

8、有较强的档案意识和创新能力，因此要积极