贸易有限公司物业管理中心客务部制度

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1、XXX贸易有限公司物业中心客务部规章制度目录客户投诉处理管理制度1客户档案管理制度2冋访客户工作管理制度3客户二次装修管理规定4商务中心前台接待管理规定5绿化管理规定6配水中心室管理规定7垃圾存放及清运管理制度8清洁卫生管理规定9大件物品放行管理规定10服务质量调查管理规定11客户加班申请管理制度12货梯使用管理规定13卸货平台管理规定14应收管理制度15客户投诉处理管理制度1.客户投诉须坚持“五清楚，一报告”的处理原则：(1)听清楚：在接待客户投诉时，应耐心听客户讲完，听清客户投诉的内容，不得打断客户说话，更不能急于表态。(2)问清楚：待客户讲完后

2、，要进一步问清有关情况，切忌与客户正面辩驳，应客观冷静地引导客户叙述清楚实际情况。(3)跟清楚：受理客户投诉要一跟到底，直到问题得到解决并回复客户为止。对不能解决的投诉，应婉转地向客户讲清楚，并确定下次回复的时间。(4)复清楚：对客户的投诉在充分了解情况后，应及时把处理的过程及结果清楚地回复客户，以表明客户的投诉已得到足够的重视和妥善的解决。(5)记清处：处理客户投诉后，应把投诉的事项、处理过程及结果清处地记录于客户意见处理表内，由客户确认后收回存档。(6)报告：重大投诉，必须马上报告部门经理和物业管理中心领导。2.客户投诉处理程序：(1)一般性投诉

3、：当接到一般性投诉时，将投诉情况记录在《客户投诉记录表》上，及时向职能部门进行信息传递并立即将情况回复客户。(2)通过物业管理中心处理的一般性投诉有：内装修噪音滋扰他人办公；卫牛间等公共设施使用岀现故障和问题；客户室内设施需要维修；客户邮件、报纸遗失或欠收；公共区域环境卫生及绿化花木问题；鼠虫害防治问题；涉及物业管理屮心所提供的各类服务问题。(3)重大投诉：遇到重大投诉，须将投诉事项及吋上报部门经理和中心领导并向投诉客户解释原因，确定回复时间；重大或突发事件包括：火灾、电梯困人、爆炸、突发性停电、水浸、盗窃等破坏性行为、刑事案件、客户集体投诉(三家以

4、上)、中央空调主机、发电机、高低压电柜、通讯设备等主要设备设施故障、主题结构遭受破坏等。(4)书面投诉：对客户的书面投诉，确认投诉性质以书面形式回复客户。(5)投诉汇总：每月对投诉进行一次汇总，记录在《客户月投诉统计表》上，并根据客户投诉情况，进行客户回访。客户档案管理制度1.客户档案的管理工作由客务部负责。2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往來函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及吋装订另存。4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在

5、最前面。5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。回访客户工作管理制度1.物业管理中心客务部负责客户回访制度。2.客务部按照回访客户记录表的内容，按客户投诉的程度

6、进行适当回访，回访时间按客户投诉内容具体确定。3.冋访期间发现客户不满意之处，必须及时解决，一时无法解决的应向客户解释原因，并确定下次回访时间并知会相关部门限期整改。4.将回访内容记录在客户投诉记录表上，交部门经理审阅，部门经理将每月统计回访结果记录在回访客户月统计表上，并提交中心领导，作为改进工作的依据。客户二次装修管理规定1.装修单位的客户必须严格按照本的《二次装修管理手册》的有关规定提交相关资料，未经管理中心书面同意，各客户不得从事任何室内的改动、增建和装修、所有装修工程必须遵照已获批准的申请项口进行，如有更改或增减，必须重新向管理中心申报，待

7、批准后，方可施工，一切未经管理中心书面批准的装修工程，管理中心有权停止该客户的施工，有关损失由该客户或装修单位负责。2.客户或装修公司领取二次装修开工证后，须将其张贴在施工区域内醒目的地方，施工人员出入时必须佩带出入证，自觉接受物业的检查，不得到其施工楼层以外的区域活动，按物业指定通道出入。3.施工区每日工作结束后，应将当天产生或遗留的废料、垃圾等按照物业指定时间、指定位置、指定路线进行清运，清理时要做好废料、垃圾的密封处理;在非清运时间内须将废物、垃圾等放置在装修施工范围内，不得占用任何公共区域。4.二次装修保洁管理须遵守二次装修保洁责任书。5.为

8、确保装修施工工程质量，在整个施工过程中，须遵守二次装修工程协议书。6.为确保安全，在整个施工过程中，须遵守施