流程梳理责任分工和审核分析要点

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1、流程梳理责任分工及审核分析要点一、工作责任分工（一）流程规划审核组：由市级平台建设领导小组相关领导和专家成员组成，主要职责是：把握流程规划总体方向、框架，负责流程架构规划的策划与计划；负责评审流程架构，为流程规划和流程优化提供资源保障等。成员及分工：（二）流程规划执行组：由流程管理项目组成员及各相关责任单位的有关负责人共同组成。主要职责是：负责流程结构的需求调研与分析，完成流程架构及流程树状图；负责组织开展流程架构和前期梳理工作的培训，汇总与整合城管领域的工作流程清单，召集责任单位进行业务流程分析，并组织责任单位对现状流程进行清单盘点与初审。成员及分工

2、：二、流程优化的原则（一）整合业务相近的职责、部门和工作业务；（二）清除过度控制、重叠环节、等待时间和部门协调，去除流程梗阻；（三）简化表格、程序和沟通渠道，规范电子数据管理；（四）建立流程控制点，加强流程风险控制；（五）数据采集、传递、分析环节能够自动运行，实现简单重复任务的自动化。三、流程审核分析综合流程时间分析、成本分析、鱼骨图分析、FMEA等标杆分析，重点关注以下要点。（一）对任务项的审核。审核各责任单位对任务项是否拆分，任务拆分是否完整，是否包含了本部门全部的相关业务。只要是一个部门单独完成的，就写成一个业务项；如果是多个部门共同完成的，则要

3、按责任单位拆分成多个业务项。（二）对职责项的审核。审核各责任单位是否以职责项为分界线，是否做到了流程的充分识别，流程是否包含了本部门所有的履责事项。如果某责任单位任务履责事项内容较多的，审核时可将其细分成几个履责子项，便于后续的流程识别。（三）对流程项的审核。1.要求各责任单位对照自身所承担的工作任务进行相应的流程识别，并按照逻辑顺序进行先后排列，流程走向应按“XX（某业务项）一XX（某业务项严的方式描述。2.流程命名要能够直观体现流程内容。如果责任单位的流程已经显性化（含流程文件和IT固化两种方式），则直接取制度、文件或系统当前的流程名。如流程没有被

4、显性化（实际工作中已执行但没有流程文件），则责任单位根据流程实际内容进行重新命名。1.审核流程识别的正确性。审核该流程的前段流程（是指通过触发事件触发本段流程启动的那个流程）和后段流程（是本段流程结束后触发启动的下个流程）是否存在，前段流程为本段流程提供的触发事件是什么，本段流程为后段流程提供的触发事件又是什么，以及前段、后段流程识别是否符合业务逻辑（前段、后段流程不是必须的，可以存在没有后段流程的情况）。（四）对触发事件的描述审核。触发事件是触发本流程启动的事件，是一个状态而不是一个具体活动。因此，要重点审核触发事件的描述是否简练、规范、准确。四、流

5、程汇总与整合（一）完善整体流程架构。建立流程分级分类树状图，将流程与IT系统配合进行设计，利用IT对流程进行改进和优化，用以支撑流程的运作，同时方便提取数据进行分析。（二）查找流程边界的影响因素。包括：流程需满足的业务需求及流程所覆盖的业务范围，以及本流程及其上下游流程的安排规划，并确定流程中主要的活动过程或阶段。（三）明确流程阶段、参与角色及其对应活动。包括流程的参与角色、每个流程的不同阶段构成、活动之间的时间顺序和逻辑关系、对应角色在对应阶段所完成的活动。（四）明确流程活动间的逻辑关系。在流转环节当中运用好“OR”（即环节之间的选择关系，根据不同条

6、件选择一种或多种解决方案）、“AND”（即环节之间的同时同步关系，表示同时进行的活动）和“XOR”（即环节间的独立排他关系，根据不同条件只能选择一种解决方案）等逻辑关系符号。（五）减少低增值或非增值活动。从整体业务目标出发考虑问题,对流程运作过程进行风险控制，将太过分散的流程进行合并，将重复的流程进行归整，确认流程归口管理部门，并将流程清单保留在归口管理部门。1、强化事件或时间驱动，减少延迟、等待及传递时间。包括：明确流程活动间的时间顺序，将串行活动改成并行；去除不必要的活动，减少流程步骤，优化流程接口；调整各环节的所在位置，或导入IT应用；压缩各环节

7、的时间，规定时间期限。2、优化流程检查、评审点。包括：根据发生错误的机率来决定检查、评审点设置的必要性；取消重复审批点；将不同环节的串行审批改为并行审批；根据控制对象或风险的大小，进行分层审批；采用窗口式服务或集中式评审。通过充分授权、并行审批（几个审批者针对不同的审批内容同时进行审批）或会签（几个审批者针对相同的审批内容进行审批），以及审批规则透明化、改审批为通知或批注等方式，减少或加快流程中的审批活动。3、减少流程的返工。包括：提高流程决策点的透明度；定义操作流程的活动规范及模板；规范对流程执行人员的培训；建立经验教训共享知识库。六、建立管理支撑流

8、程，保障业务运作流程的有效实施。