关于工程物资采购的管理与流程

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1、关于工程物资采购的管理与流程_…也谈电子表格在采购管理中的应用刖台众所周知，采购成本在生产物流中所占成本比重公认的说法是30-80%，但对于工程项目而言，尤其是行业竞争激烈、科技含量不是很高、且又比较成熟的工程项目，其采购成本在此范围内所占比重会更靠近上限数据甚至突破。如果是不含土建安装而单纯是设备供货的总包工程,那么采购所占比重正常情况下应在60%〜80%之间。对于那些工程所需设备物资基本靠市场采购和外协加工的承包方来说尤其明显。有的项目往往就在微利与无利之间徘徊，若管理不善或市场价格稍有上涨就会造成项目亏损。因此，采购工作对于f工程项目的盈利或亏损多少起着举足轻

2、重的作用。相对于工程采购而言，工厂采购可以按生产计划下达采购订单并保有适量安全库存,注重的是计划性,商业采购根据市场变化,注重的是商品的流通性和周转性。工程采购既不是为了生产采购也不是为了销售采购,在物流链条中，工程采购最突出的特点就是数量性和时间性。工程的性质决定了工程物资采购必须〃与狼共舞〃紧紧围绕工程同步进行，这个〃同步〃的概念就是数量和时间,供货数量既不能多也不能少,一个萝卜一个坑,多则浪费少则误工；供货时间既不能快也不能慢，快则造成资金利用率的降低^管理成本的增加，慢则影响工程进度更不可取。因此工程采购要与工程进度互动、联动，保持供需平衡、快慢有序。既然工

3、程采购如此重要,那么如何加强采购管理、制定完整的采购流程就显得十分必要。怎样具体实施呢？这需要根据各公司的特点和不同的工程因时制宜。不同行业有不同行业的特点毋庸置疑，但是不论什么样的工程，物资采购的规律是有共通性的。以下笔者谨以电力系统环保工程为例从如下几个方面谈谈工程物资采购的管理和流程，文中不免会有局限性仅供同行参考。本文所谈的内容是从采购的专业角度出发的，从理论上讲与公司制定的管理制度并不矛盾，只需根据各自情况删减增补配合融合即可。第一章、工程采购的管理（一）采购管理各公司一般都会结合自己的情况给采购业务和相关部门制定各种规章制度，这里无需赘言。就其采购业务本

4、身而言,其管理范围应不会少于如下内容。1•采购依据严格按照经主管领导批准由相关部门下发的采购清单进行采购；严禁未经主管领导签字审批进行采购作业；特殊情况须经相关领导同意且事后必须补办手续。2•采购内容2.1.严格按照采购清单所确定的设备材料型号、规格、参数、数量、重量、技术规范进行采购；2.2.严格核实采购内容搞懂弄清；23对于不确定或不明白的问题必须予以澄清；如需变更必须有修改人签字。3•采购计划1.1.采购清单下达后即应根据工程计划排定采购计划；32采购计划应根据交货周期、工程进度和采购资金的状况进行按排；33采购计划应具有计划性和变通性;若情况变化应及时适时调

5、整；34采购计划的内容至少应包括工程计划进度确定的交货日期和供应商交货日期。2•采购准备根据采购清单和采购计划开展采购准备工作（详见下文《采购准备程序和细则》）,及时主动向主管业务领导如实汇报准备情况,为实施采购签订合同做好前期准备工作。5•采购合同采购合同的签订必须严格执行公司相关规定履行相关手续;合同条款的基本内容和审批详见下文《合同的签订和执行》；采购合同的签订形式和格式可根据情况采取不同的方式；6•采购资金根据已签合同和待签合同的用款数额和用款时间，做出用款计划（根据公司要求或月度或季度或年度），上报公司主管领导或财务等相关部门；7•发货验收（见下文《表三》

6、、《表四》）7.1.按合同和工程进度安排发货时间；及时与现场保持联系以确保货物顺利交接；7.2.及时了解并掌握到货验收情况（需现场配合）；8•入库岀库收到发票后及日报公司物资仓储管理规定办理入库、出库手续。如发票拖欠应及时催要；9•付款手续9丄.付款程序按公司规宦执行；付款单内容和格式按公司财务部门要求执行；93付款信息要及时准确纪录在《采购付款统计台帐》并妥善保存。10•资料保管采购资料作为一个单位的重要的宝贵的信息资源，是应该妥善保管的。它既是采购价格、设备、备品配件的依据，也是贯穿整个采购过程中的合约、法律、结算等的重要要件，也是审计、纪检的重要依据。因此对采

7、购资料，尤其是合同和与其相关的资料的管理和使用应十分重视。为了查阅的方便，在按单位规定进行登记、编号保管的前提下，通常以下列做法为好。⑴以工程项目为单元进行保管；⑵按设备类别进行分类保管；⑶按合同、相关附件、往来函件、采购依据为顺序整理保管。（二）采购员职责各单位给采购人员制定的职责会因各公司管理模式不同而有所不同。从业务角度讲应至少包括以下基本内容。1.负责完成领导交给的各项采购任务及相关工作；2.负责按照公司规定的采购程序签订采购合同及资料的整理工作；3.负责配合工程项目中设备投标报价询价工作；（如果公司规定了这项业务）4.负责供应商资料及市场信息的搜集整理