物资采购管理流程.doc

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1、物资采购管理流程审核：制作：编号版次生效日期第页共页1、目的为加强酒店采购管理，能够适时、适量、适价的提供各项采购物品，以保证酒店的正常运行。2、范围：凡本酒店各部门为保证酒店正常运转所需的各类物资的采购及外加工。3、权责：3．1各使用部门：提出正当申购；3．2采购部门：正常采购的执行与管理；3．3主管部门：审核采购需求，监督管理采购行为；3．4合约审查部门：副总以上人员核准。4、定义：4．1合同：为保证供需双方进行正常交易而签署的具有法律效力的文件。4．2物资：酒店各部门为保证正常运转而所必需的所有物料、食品。5、作业流程图（

2、见附图）6、作业内容：6．1申购；6．1．1计划申购：6．1．1．1各仓库管辖的品种范围，应以最高库存量和最低库存量为标准，物料申购由有关使用管理部门负责在每月25日前报出下月的申购计划，食品申购则由食品仓库以采购周期及库存量提出及时申购。6．1．1．2各部门所需领用常备品种以外的物资，应在每月的20日前编制领用计划，报酒店财务部，由酒店财务部统一编制申购计划报采购部。6．1．1．3直拨厨房、餐厅使用的鲜活原料，由各餐厅经理和各厨房厨师长助理以上管理人员开“申购单”报食品原料仓库。6．1．2非计划申购：6．1．2．1凡预先未作计

3、划，且又超出仓库常备物品范围的，按非计划性申购程序申报。6．1．2．2凡零星、急用、特殊性、偶发性的急需物品，由驻店经理审定安排临时申购，购置后再补办申购手续，急需的食品原料，可由厨师长审定办理临时性申购和特殊申购。6．1．3申购程序：6．1．3．1物料：财务部的每月25日送达的申购计划，必须标明：品种、规格、计量单位、数量、单价、金额、预定入库日期，各部门临时申购单类似，但须经部门经理、财务经理、采购经理合签、仓库主管审核。6．1．3．2食品：隔天预订的直拔厨房食品原料，必须在前一天下午20：30前将由厨师长助理以上管理人员签

4、署的“食品原料进货申请单”交到采购部食品仓库。申请单必面详细标明品名、规格、数量。属仓库范围，其申购由仓库领班开列一式三联“食品原料申购单”经部门经理签署后进行申购。6．1．4需对外发包的工程，则由采购部会同工程部一起协调，工程部确定具体方案要求，采购部询价发包，验收时则需工程部与仓库会同进行。6．1．5设备维修类，原则上联系原供应厂家要求负责维修，若已过保修期，自己能修的则由采购部购买零件，工程部维修；不能修的由采购部另找厂商维修。6．2审核：6．2．1计划性申购根据仓库实际存货情况由仓管员提出，经仓库主管、财务经理签字方能生

5、效；6．2．2属于非计划性采购或临时采购，须经部门经理、财务经理、采购经理合签审核；6．2．3采购部门收讫申购计划后，应按有关内容进行分类，着手组织落实货源同时及时向使用部门确认有无购买必要，并将有关落实情况及时反馈有关部门。6．3协商、洽谈，供应商寻找及定价作业。6．3．1采购员根据所需采购物品，在合格供应商名册中找三家厂家进行询价、比价、议价作业（若名册中无，另按合格供应商管理程序方法找）；6．3．2临时性或零星采购则由采购员直接进行购买，手续不齐的随后补办有关手续；6．3．3农副产品定价程序为：根据价格调查表提供的数据，验

6、收人员与供方进行报价核对，进行初步议价；再由采购人员进行复议，最后经部门经理审定、签署，凡经以上三道程序的价格为有效。6．4合约申批：6．4．1对各供应商经过比较、洽谈后，根据申购计划选择最佳供应商，订立有关协议或统一合同文本，明确买卖双方的权利、义务、运输及结算方式等，以便双方共同遵行。6．4．2合同草签后，必须交部门经理、相关部门经理、财务经理、副总、总经理及董事会审核认可后，方能加盖公司公章生效。6．4．3具体询价、订货方式：发传真、面谈及电话联系等。6．5跟催：6．5．1签订合约后采购部把信息及时反馈给使用部门或仓库，告

7、知到货日期及其他有关事宜。6．5．2采购部人员应不断地与供应商联系、保持联络，保证物资能保质保量按时到货。6．6管理：6．6．1跟催：采购部确认的购销行为进行跟催，直至顺利完成；6．6．2资料管理：交易完毕后，应及时理清往来帐务。然后对有关资料合约进行整理存档，以便日后加以利用。6．7采购行为的相关记录，依质量记录管理程序办理。7、相关文件：7．1供应商管理程序；7．2验收作业管理程序。8、使用的表单：8．1请购单8．2进仓单8．3付款审批表8．4统一合同文书8．5开支凭证8．6安全库存量表