出差管理作业程序

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1、出差管理作业程序1.0目的规范公司出差管理作业流程，明确权限及职责，统一标准,以降低出差成本。2.0范围适用于公司所有因公出差的人员及所有交通工具及酒店预订工作。3.0参考文件3.1《费用报销作业程序》3.2《采购开发作业程序》3.3《外派培训作业指引》4.0定义（无）5.0权责5.1总经理：负责出差中请的审批及费用报销的审批。5.2职能部门5.2.1总务部：负责中心各部门及董事的交通工具及酒店的预订工作。3.2.2财务部：按费用标准审核单据，报销出差费用。5.2.3采购管理部：负责机票、酒店供应商开发评审及更新《交通工具及酒店供应商一览表》。5.2.4人资部：外派培训审批

2、及培训资料收集。5.2.5总经办：负责收集与归档出差人员会议资料。5.3事业部5.3.1行政部：负责事业部人员的出差预订工作。5.3.2总经理：负责出差申请及费用报销的审核。6.0作业内容6.1出差申请与审批6.1.1由出差人员填写《出差申请表》，注明出差事由，出差地点、时间及预计差旅费提报给部门负责人审核，并经总经理审核后提交给中心总经理审批。6.1.2因出差申请借款的，需同时填写《借款单》经主管经理审核后提交给总经理审批。6.1.3外派培训出弟则直接填写《外派培训申请表》，不须填写《出差申请表》。6.2交通工具及酒店预订6.2.1若有交通工具或酒店预订需求时，由中请人填

3、写《预订申请表》，中心交由总务部前台人员进行预订工作，5.2.2预订要求6.2.2.1机票：中心必须由总务部前台预订，5.2.2.2酒店：来公司的客户及董事需求，市前台进行预订并协助填写《预订申请表》，其它人员预订可自行办理，但费用不可超过3.5.1定义的标准。6.2.2.3火车/轮船：可由前台或行政部代为预订，或自行预订，但交通工具的选择需依6.5.2的要求进行。6.2.3预订供应商选择6.2.3.1采购管理部按釆购管理程序的相关要求，以价格优惠为导向，开发与考核交通工具/酒店供应商，建立《交通工具及酒店供应商一览表》，提供给总务部前台。6.2.3.2当有新的交通工具/酒

4、店供应商经考核评估纳入合格供应商时，采购管理部须在24小时内更新《交通工具及酒店供应商一览表》，发放到前台、各事业部行政部及财务部，因故无法及时发放时,可先以ema订或outlook通知。6.2.3.3《交通工具及酒店供应商一览表》需注明供应商电话、地址、价格及优惠限度，及其它服务如提供送票等。.2.3.4所有交通工具及酒店必须在公司认可的合格供应商内预订，预订工作人员或其它人员发现有价格比现有供应商价格优惠时，由预订工作人员将信息反馈给采购管理部，由釆购管理部按《供应商开发作业程序》进行供应商开发。6.2.3.5预订工作人员对所有预订项目至少在四家供应商处进行比价（含合格

5、供应商以外），并将比价结果记录于《预订申请表》，当发现其它供应商价格低吋，将此价格反馈给合格供应商，如果合格供应商能执行此价格，则优先在合格供应商处预订，否则可向其它供应商进行预订，同时将比价情况反馈给中请人，得到申请人对航班、年次及时间的确认。6.2.3.6选择预订供应商的原因须由预订人注明在《预订申请表》上，包含：6.2.3.6.1申请人时间需求；6.2.3.6.2价格原因；6.2.3.6.3服务需求；6.2.3.6.4区域需求。6.2.4预订监督6.2.4.1由预订人负责预订全过程，及时跟进预订进度，并对以下情况进行监督：6.2.4.1.1预订后供应商是否有无通知而取

6、消的行为；6.2.4.1.2预订机票酒店价格比原约定高；6.2.4.1.3预订酒店的是否提供其它服务，如免费早餐、上网等；6.2.4.1.4预订机票价格的优惠变化情况；6.2.4.1.5有送票服务时，其送票的及时性。6.2.4.2预订人及时将和关信息记录于《预订申请表》的备注栏，每月10日将上月的《预订申请表》上报给采购管理部。6.2.4.3对供应商的重大投诉，预订人直接电话通知采购管理部，市采购管理部记录并与供应商进行沟通，妥善处理。6.2.4.4采购管理部收到前台及各事业部行政部汇总的《预订申请表》，对预订价格进行抽查，其结果作为对供应商季度统计及评价的依据。6.3出差

7、行程安排6.3.1出差人员须提前准备相关岀差资料，并安排好出差行程。6.3.2如因厂家需求出差，则按厂家的行程安排。6.3.3岀差前将应本岗位工作交接给职务代理人负责，做好交接记录。6.3.4出差期间需做好出差记录，返回公司后将出差期间工作情况向上级汇报。6.3.5外派培训出差人员返回后需转内部培训，详细作业见《外派培训作业指引》。6.4出差费用报销6.4.1出差人员在返回公司一周内填写《差旅费报销单》，连同《出差申请表》及《预订申请表》报事业部总经理/部门经理审核，再提交财务部审核。6.4.2若是开会，须将会议资