英语实用文体写作系列 7备忘录

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1、Unit7备忘录(MemorandumorMemo)一、写作技巧(一)概述备忘录(MemorandumorMemo)是一种用以备忘的简易公文，是一种正式的专业文件。在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它是各部门书面联系的一种手段，一般用于内部传递信息，将实情、信息、观察资料等进行传阅，一般用来补充正式文件的不足。它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所使用。大多数备忘录的特点是简明扼要，但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：面向读者，表达清楚且准确。备忘录简洁短小，各部分题目虽然看上去有些

2、唐突，但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。备忘录通常要发送、张贴、转寄，也就是说它们要迅速送到很多人手里。粗心就会出错，其影响会迅速扩大，为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。备忘录也要归档，这意味着它们将来有一天还会纠缠你。事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”，意思是“必须记住的东西”。它的内容可以分为以下几项：书端（Heading）收文人的姓名、头衔、地址（Addressee'sName,Title,Address）称呼(Salutation)事因(Subject)正文（Body）结束语（ComplimentaryClose）署名（S

3、ignature）其标准格式如下：Heading(书端)From(发文人)Date(日期)To(收文人)Subject(事由)Body(正文)（二）写作注意事项1、书端（Header/Heading）部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。2、称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用DearSir，对政府官员可用Sir。3、在date,to,from,subject字样后填上相应的内容。Date：(日期，如September12,2005)

4、To：(收文人/致，如AllFaculty)From：(发文人/自，如JimB.Hardemann)Subject：(事由/由，如FacultyMeeting)　　日期：要采用正式的全部拼写。因为在有些国家，“12/01/05”是指“2005年12月1日”，而在其他国家却是“2005年1月12日”。　　致和自：通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。“自：”后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。事由：要具体。例如：Date:January24,2006To:F.PrefectFrom:A.DentSubject:MySuggestedRevisionstotheLoc

5、alDemolitionSchedule日期：2006年1月24日致：F.普里费科特自：A.邓特由：关于地方拆除计划的建议修订案4、在上述字样下面空两行写正文，阐明写作原因（purpose）。采用回答记者问题的方式，回答：who，what，when，whereandwhy。5、一般不用称呼和结尾礼词。6、发文人的姓名首字母写在与正文末行空一行的地方。三、经典范文例1、Directions:Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeach

6、dormitory.MEMODate:August16,2006To:TheleaderofstudentservicedepartmentFrom:LiMingSubject:TelephoneDearSir,Iwouldliketoremindyouthatweareinwantofatelephoneforeachdormitory.Asauniversitystudent,weneedtocopewiththedailyincreasingcommunicationswithteachers,friendsandpeopleoutsidethecampus.We

7、needatelephonetogetandsendmessage,whichisimportantforus.Thoughmostofushavemobilephonesande-mailaddress,atelephoneinthedormitoryisafterallthemostconvenientandcheapesttoolofcommunication.Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible.Regards.Yours,LiMin