矿业集团有限公司档案管理制度(WORD9页)

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1、档案管理制度第一节总则   第一条 对公司部门处理完毕或批存的文件材料的立卷归档，依照此规定执行。   第二条 公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。   “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。   第三条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。   第四条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款“对号入座”，放入平时保存文件卷宗内，并在收发文登记簿上注明。   第五条 为统一立卷规范，保

2、证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。   第六条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。   第七条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。   第八条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷，绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。   第九条 不同年度的文件一般不得

3、放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划在第一年立卷；跨年度的总结放在最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其他文件的立卷按照有关规定执行。   第十条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。   第十一条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角打

4、印页号。   第十二条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。   第十三条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。   第十四条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第二节 档案管理办法   第十五条 依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。   第十六条 公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书、科技档案、由

5、办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料应及时归档。   第十七条 公司办公室设立专门的档案室，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部份）档案，其任务是：   1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；   2、积极开展档案的提供利用工作；   3、进行档案鉴定；   4、进行档案统计；   5、保管科技档案；   6、认真学习《中华人民共

6、和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。   第十八条 归档   归档的文书包括：   1、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；   2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）；   3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；   4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要；   5、公司各部门的发文；   6、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料；   7、外单位直接发送给公司各部门的抄送信

7、件。   第十九条 归档要求   1、归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。   2、在一卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。   3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期、短期三种。   4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。   5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。   第二十条 管理部门   1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由

8、经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。   2、各分公司档案分类目录及编号原则由各公司总经理办公室统一制定。   第二十一条、文件点收   1、检查文件的文本及附件是否完