有限公司档案管理制度

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1、档案管理制度第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，理顺工作程序，明确工作职责，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，结合XX有限公司的相关制度，制定本制度。第二条本制度适用于总公司以及各下属公司。第三条本制度所称的档案是指过去和现在的XX集团各级员工从事业务、经营、企业管理、企业文化等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第四条本制度所称的档案管理是指对档案资料进行收集、整理、编目、归档、保存

2、、转移、鉴定、销毁等一系列过程。第五条公司全体员工都有收集、整理、保护档案的义务。第六条公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于公司各部门的利用。第二章　档案工作管理体系第七条总公司办公室负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对下属公司档案管理工作进行监督、指导；各下属公司行政部负责本公司的档案管理，并对辖属的其它部门的档案工作实行监督和指导。各级负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责档案管理工作。第八条总公司向下属公司要求提交的档案资料，不得拒绝档案的整理和归档。任何单位和个人在工

3、作项目结束之后，都应该及时归档。第九条档案工作管理部门的主要职责（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案规章制度；（二）组织协调公司档案工作，监督检查各部门对档案工作法律、法规和方针政策的宣传、实施；（三）负责集中统一管理公司的全部档案、统筹规划公司档案工作；（四）第10页共10页做好文书、（工程）技术、财会、声像等档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁，监督档案的修改、补充等工作，做到门类齐全，归档完整；（一）对公司文书处理部门和业务部门文件材料的形成、积累和立卷工作进行监督；（二）本着档案工作服务于公司一切工

4、作的原则，做好档案的开发利用工作。第二条档案管理人员基本要求（一）热爱档案工作，忠于职守，遵守纪律，掌握档案专业技术水平；（二）档案人员应定期接受档案业务培训；（三）对分管的各类档案质量负责，保证归档率、完整率和准确率符合要求；（四）对不履行借阅手续的人员，有权拒绝提供档案；对违反档案管理规范的做法有权拒绝执行。第三章　档案归档范围第十一条凡是能反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。我公司的档案主要包括文书档案、（工程）技术档案、会计档案、音像档案等各种形式的档案，包

5、括以纸质和电子版形式存在的文件资料。第十二条归档范围（见附件1）：（一）公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；（二）公司股东会、董事会、监事会及各委员会形成的文件材料；（三）资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；（四）政府项目批文、项目立项请示及相关资料；（五）公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项规章制度、工作流程、公司决定等）；（六）工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；（七）总公司及各下属公司年度工作计划及资金计划；

6、（八）公司签定的各类经济合同；（九）公司有效证照、证件；第10页共10页（一）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等；（二）参加公司组织或外单位组织的教育培训形成的相关资料，包括本单位组织的专业培训（讲稿PPT、培训效果评估或总结、培训形成的照片资料等等。）；（三）工作总结、工作分析报告（包括专题调查报告、业务情况分析报告）；（四）总公司、各下属公司获得的社会荣誉资料；（五）其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，市委市政府领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画

7、、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。第四章　档案的收集第十三条建立健全归档制度和工作规范，确保档案的完整、准确和系统。凡散存在各部门的文件、（工程）技术资料和工程图纸、会计档案等，应在归档期内及时交由办公室（行政部）集中统一管理。第十四条各部门移交的档案文件必须系统完整，并打印移交表（见附件2）一式两份，经部门负责人审核签字，交接双方签字后，移交给档案管理部门。第十五条档案人员接收档案时应严格办理交接手续，收集齐全完整，归档并编制检索工具（见附件3）。第十六条档案收集工作要与其它各项工作紧密结合，做到布置、检查、总结、验收“四同步”。

8、第十七条档案归档基本要求（一）必须保证成套性和完整性；（二）必须反映各项活动的真实内容；（三）必须符合其自然规律，保持文件材料之间的有机联系；（四）必须符合有关文件种类及标准。第十八条归档资料