xx有限公司人事档案管理制度

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1、（2011）集团司字第号********有限公司人事档案管理制度第一章总则第一条目的为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本制度。第二条适用范围集团公司及所属(含控股)企业（以下简称公司）内部人事档案管理。第三条人事档案管理的作用1、保守档案机密。2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏。3、便于人事档案材料的使用。第二章管理体制与人员职责第四条管理体制1、公司人力资源部负责所在公司内部人事档案的管理工作。原则上经理级以上人

2、事档案由公司总部人力资源部保管，一般员工人事档案由分支机构人力资源部负责管理。2、公司总部与分支机构人员流动时，其档案管理体制遵循如下原则执行。（1）借调：原则上属借调的员工，其个人档案仍由原单位保存。但为便于借调单位了解情况，可将其个人档案复印件交借调单位人力资源部。个人档案复印件具有与原件同等的保密性，档案管理人员应妥善保管。借调期间，员工工作所在企业应将其工作评价及考核等相关材料一式两份，一份存入其个人档案复印件中，一份交原单位人力资源部存入其个人档案。（2）调动：企业内部调动，由调出单位人力资

3、源部负责将其档案整理好，并于到职日期前一天寄至调入单位人力资源部。第五条人事档案管理人员岗位职责1、负责收集、鉴别和整理员工档案材料。2、负责保管员工档案，并做好员工档案的安全、保密、保护工作。3、负责正确应用档案，保证员工档案工作的准确无误。4、负责办理员工档案的查阅、借阅和转递手续。5、负责登记员工工作变动情况。6、负责为有关部门提供员工情况。第三章建立人事档案第六条员工人事档案分类1、试用期员工档案（1）分类：基本资料类；试用期考核类；转正材料类。（2）具体材料包括：①个人简历、笔试试卷、面试评

4、价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、劳动合同等；②首周情况反馈表、座谈心得、新员工月评价表、新员工月总结表及其他试用期考核资料；③转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。2、正式员工档案（1）分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类、离职类等。（2）具体材料包括：①个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料；②劳动合同及补充协议、保密

5、协议、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议；③培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料；④试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料、绩效记录等资料；⑤工资记录、调薪/降薪记录等；⑥职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；⑦各类奖励、处罚材料；⑧离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；⑨其他无法归入以上八项的材料。第七条人事档案的归类、排列和编号1、人事档案的归类人事档案归为九类后，应把每份材料归入相应的类别中去。归类的方法如下。（1）按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确

6、名称的，即按名称归入所属类别。（2）按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。2、排列人事档案归类后，每类中的材料应按一定的顺序排列，即按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。采用这种方法，便于了解事物的来龙去脉，掌握员工的成长和发展变化情况，有利于新材料的继续补充。3、人事档案编号按照一定的顺序对每卷人事档案科学地编号，是档案整理和保管工作的重要一环。他对巩固整理成果、巩固档案排列顺序、方便保管和查找利

7、用有着重要的作用。人事档案的编号方法很多，如汉语拼音编号法、笔形编号法、姓氏笔画编号法等。（1）汉语拼音编号法①全拼音排序法，其操作方法如下所述。A、姓，按拼音字母的次序排列，第一个字母相同再按第二个字母的次序排列，在同姓中，按名字的每一个字的拼音字母顺序排列。B、名字中第一个字的拼音相同，则按第二个字的拼音字母的顺序排列，遇复姓四个字的名字，也以此类推。②半拼音排序法，是指姓氏取全拼音，名字只限汉语拼音的字头，其操作方法如下。A、先排姓的先后顺序，姓氏相同的则按名字的第一个字的拼音字头排序。B、名字

8、第一个字的拼音字母相同，则按名字的第二个字的拼音字头排序。第四章人事档案保管、检查核对第八条人事档案保管的物质条件1、文件夹：试用期员工档案属临时档案，用普通文件夹暂时保存。试用期满经考核转为正式员工后按正式员工的要求归档和管理档案；2、档案袋：正式员工档案用档案袋保存。档案袋是人事档案的主要包装材料。它不仅能保护档案材料、减少磨损，防止光线、灰尘和有害气体对档案的损坏，同时又是人事档案的封面，有利于档案的检索和存放第九条人事档案检查核对。1、检查的内容