培训班讲义公文格式

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1、公文格式一、公文排版与装订要求（一）公文排版1．设定页边距公文用纸采用A4型纸，版心尺寸为156mm×255mm。打开“页面设置”，选定“页边距”标签，设定为上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。2．设定网格和字体公文排版规格为正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。分两步进行设定。第一步，打开“页面设置”，选定“文档网格”标签，选择左下角的“字体设置”，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字号”选“3号”，确定；第二步，回到“文档网格”标签，选择“指定行和字符网格”，设置为每行“28”，每页“22”

2、，确定。3．设定页脚公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。打开“页面设置”，选定“版式”标签，“距边距──—-5-—页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。“页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。　如果点击对话框左下角“默认”按纽，可以将上述设置保存为默认值。（二）印刷及装订要求双面印刷。左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉

3、锯处订眼距书芯上下各1/4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。二、公文中各要素标识规则（一）公文标题这里所说的公文标题，是指主标题，采用2号小标宋体字，普通行文也可以采用文本宋体加黑。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。如需副标题，可以3号楷体加黑。如何安装小标宋体字？首先，打开C：WINDOWSFonts文件夹；然后打开“文件”菜单，选择“安装新字体”；选择“驱动器”，就是选择字体文件所在文件夹，出现如下图的“字体列表”的时候，点击“全选”，然后点击确定，即可。（二）主送机关标题下

4、空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。（三）公文正文1.正文采用3号仿宋体字标识。—-5-—每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。标点为全角，包括小圆实心点都是全角。数字为半角，如30，不是３０。2.正文中的第一层小标题为3号黑体，第二层小标题为3号楷体加黑，第三层为3号仿宋加黑。第一层　　一、　二、　三、　用顿号第二层　（一）（二）（三）用括号第三层　　１．　２．　３．　用小圆实心点第四层　（１）（２）（３）　用括号3.结构层次序号的使用要规范。　在使用括号的层次序数，

5、括号外不再加其他标点符号。4.公文正文的段首题，即用公文自然段落的第一个句子所作的标题（没有序号），其末尾可以加句号；如果不加句号，可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。5.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（四）公文附件公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起—-5-—装

6、订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（后面不要加冒号）；附件的序号和名称前后标识应一致。（五）成文时间1.将汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。在Word文档中可以打开“插入”菜单中的“日期和时间”，在“中文（中国）”状态下进行选择，如“二〇一一年四月十三日”。2.由于印章一般要盖在成文时间上，成文时间要依印章的位置而定：对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖

7、在成文日期上，上距正文1行之内，也就是不到1行的空白。（六）公文页码用4号半角白体（宋体、仿宋体、楷体等）阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。如何插入页码？第一步，在前面进行公文排版，已实现了单、双页分置左右。现在需要插入页码，位置为“页面底端（页脚）”，对齐方式选“外侧”，不选择首页显示页码，页码格式选择默认。第二步，先设置偶数页的页码。在页码上双击，出现小文本框，将页码设置为“仿宋体4号字”，用“shift+减号”加入—-5-—“——”，调整为“—2—”

8、。再选中“—2—”，使用“段落”菜单中的“缩进和间距”功能，左缩进1字符，实现双页码居左空1字。第三步，同样的方法，设置奇数页的页码，然后右缩进1字符，实现单页码居右空1字。（六）公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页