公文格式规范及常见错误剖析

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1、公文格式规范及常见错误剖析2000年8月24日国务院公布了《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号），这是行政机关现行公文格式规范的重要依据。今天，我从机关公文格式、几种常见的机关公文格式特点及常见错误三个方面进行剖析：2一、机关的公文格式二、几种常用公文格式特点三、常见错误剖析（重点介绍）公文格式规范及常见错误剖析3一、机关的公文格式公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为:(一)眉首置于

2、公文首页红色反线以上的各要素统称眉首;(二)主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;(三)版记置于主题词以下的各要素统称版记。具体如下：4（一）眉首1.公文份数序号。2.秘密等级和保密期限。3.紧急程度。4.公文机关标识。5.发文字号。6.签发人。51.公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码标识在版心左上角第1行。除电报之外，凡是机密等级以上的公文都要求编上公文份数序号。62.秘密等级和保密期限公文如需标识秘密等级，用3号黑体

3、字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。73.紧急程度公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行;如需同时标识秘密等级、保密期限与紧急程度时，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开标识在版心右上角第1行，紧急程度标识在版心右上角第2行。以上所介绍

4、的公文份数序号、秘密等级、紧急程度的标识方法不适用信函式的公文。84.公文机关标识公文机关标识就是人们通常所说的“红头”。一般由发文机关全称或规范化简称后加上“文件”，如“惠州市发展和改革局文件”。对于“文件”形式的发文机关标识，有三种情况要注意：第一，上行文与下行文、平行文的标识位置不同。凡是上报的公文，为了方便上级机关领导批示，规定发文机关标识距上页边距离为117mm;而用于平行文或下行文的公文，其发文机关标识距上页边距离为62mm。如右图:117cm94.公文机关标识第二，联合行文时，主办

5、机关排列在前，“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。第三，不管联合行文的机关多少，第一页必须留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置。105.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字;第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，如“市府办”是由“市政府”和“办公室”两部分的代字联合组成。发文字号尽量以简化为好。年份要用全称，不能简化，如“〔2010〕”不能写成“〔10〕”。年份应用六角符号“〔〕”，不能用中括号“［］”、小括

6、号“（）”等。序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编号。如果是联合行文，只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空两行的地方，根据不同公文的特点，有居左“请示”、居中“通知”、居右“函”、“批复”、“报告”、“议案”、“复函”三种特点。116.签发人上报的公文需标识签发人，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行上。12（二）主体1.

7、标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注图示如下:131.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注141.标题公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。152.主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如“广东省发展和改革委员会”简称为“省发展改革委”，不能简称为“省发改委”;“惠州市发展和改革

8、局”简称为“市发展改革局”，不能简称为“市发改局”;“惠州市安全生产监督管理局”应简称为“市安全监管局”，不能简称为“市安监局”等。16主送机关一般标在标题下空1行的左侧顶格处，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。这种情况我们很少遇到，但也应该掌握，预防万一。173.正文正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28