公文解读之三--公文拟制常见错误剖析

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1、公文解读之三公文拟制常见错误剖析公文拟制工作中，我们经常遇到一些问题不知如何处置，甚至出现了许多“习惯性错误”O这里，梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行剖析，目的是引起大家注意，避免犯此类错误。一、违反行文规则公文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要三个方面：一是多头报送。主送上级单位的请示、报告，不能再同时报送其他单位。如遇有情况特别紧急，确实需要分送有关领导的，应在文件的首页注明分送情况。二是越级行文。三是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示,这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，

2、又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。二、文种适用常见错误主要有三个方面：一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题经常见到。有的单位把请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位写的“报告”中含有请不事项。二是“请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种，其他文种不能用。三、“签发人”常见错误按照规定，上行文由主要负责人签发，下行文

3、或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。主要负责人因出访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。U!公文标题常见错误公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关+关于XX（事由）的+文种”o常见错误主要有：一是要素不全。发文机关、

4、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。当然在内部行文时，可以省略发文机关。比如通知。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”O二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费，写了个请示，标题是“某某中心关于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”。三是编排不当。标题要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行

5、，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，但实际公文制作中，有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定”“办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”、“关于印发某某局财务管理办法的通知”o有的该用的却不用或用错了。

6、如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发'某某工作管理暂行规定'的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。五、主送单位常见错误除命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省委、省政府”除外）；二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。三是编排不正确。要求编排于标

7、题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。六、结构层次及其字体、标点符号使用常见错误一是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1・”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示。通常，只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识（数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1・”而不是“1、”），“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三二是字体使用不当。标准规定，一