公文处理-秘书的办文工作

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1、秘书的办文工作办文工作概述文书概述文书撰写文稿审核文书的办理[学习目的]通过本章的教学，使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的知识特别是基本技能，以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。[本章重点][学习重点]秘书办文工作的含义、内容和要求；文稿撰拟、文稿审核的规范和方法。第一部分办文工作概述一、基本概念办文（文字）工作是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。是各类秘书必须具备的“看家本领”。从当秘书的那天起，就与文字工作结下了“不解之缘”。要想有地位，就得有作为。练就看家本领，是有作为的首要前提。（曾国藩-“屡战屡败

2、，屡败屡战”；卢汉-“罪无可逭（huan)，情有可原”）二、办文工作的意义办文围绕“文”而展开的一切工作，包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。1文字功底是秘书的基本素质；2文字表达能力是秘书应具备的六大能力之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究）3对领导工作的有益补充和延伸：对领导意图的完善和升华对领导指示和智能的补充和延伸对领导精力和体力的“代偿”三、办文工作的特点写作的受动性——养之有素（注重积累）倚马可待（随时准备着）思维形式的抽象性（汉语知识、逻辑知识）表达方式的“综合性”——以说明为主，兼具记叙和议论成文过程的“程序性

3、”——交拟、拟稿、审核、签发、印发等第二部分文书概论一、基本概念文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。文书是一面镜子，代表着工作水平。文秘人员通常撰写的文书，包括法定公文、常用公文、领导讲话、各类公关文书。二、文书的特点1、很强政策性起草公文时要有政策观念和政治头脑，不能与上级精神相违背。2、很强权威性是公文区别于一般文章的重要标志。是法定的机关根据其权限和职能而制发的，体现着发文机关的意志，不可随意发放。3、很强

4、规范性对行文体式有明确、规范的要求。4、很强时效性目的是为了指导工作、解决问题。制法公文需迅速及时，不失时机。5、一定机密性三、文书的主要功能明法：约束和规范国家、组织、单位的言行传令：确保上级对下级，组织对个人的有效领导教育：说明为什么，具有说服力和感召力沟通：上情下达，下情上报协调：是相关方面配合得当、步调一致办事：提高效率凭据：精确、稳定性史料：立卷归档、长期保存四、文书的种类（一）按内容分可分为三大类1.通用文书是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国党

5、务行政机关现行公文有14种。2.专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。3.常用事务文书是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。1、通用文书种类（1）决议——用于会议讨论通过的重要决策事项决定——对重要事项

6、做出决策和安排指示——对下级机关布置工作、提出工作原则和要求意见——对重要问题提出见解和处理方法通知——发布规定、任免、传达上级指示、转发公文、批转下级公文、发布要求下级机关办理或有关单位周知的事项通报——表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况等公报——公布重要决定或事件1、通用文书种类（2）报告——向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问请示——向上级请求指示批复——答复下级机关请示条例——（中央）制定的规范工作、行为等的规章制度规定——对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范函——组织之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门请求批准等纪要—

7、—记载会议主要精神和议定事项2、常用事务性公文种类简报类——政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报等规章类——章程、办法、细则、通则、规则、公约等总结类——向上级或本单位报告工作和反映情况，归为“报告”向下级介绍情况和交流经验，归为“通知”计划类——带有指示性的，归为“指示”；其它归为“通知”讲话——开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告、领导述职报告等）各种公关文书——企业、事业单位用得较多书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等；致辞类：贺词