文秘第十一讲

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1、第十一讲、会务工作（一）第一节、会议概述一、什么是会议会议是指3个或3个以上的人（其中的一个可以是主持人）按一定的组织原则聚集在一起，围绕某些共同的内容而进行的多向沟通。会议往往是事先约定和有组织、有目的的，那些无组织的自发的聚合议论，不能说是会议。广义的会议包括各种有组织的集会、聚会，如庆祝会、追悼会等。狭义的会议主要是指有议事内容的会议，如办公会、讨论会、协商会等等。二、会议的种类1.按会议规模分：大型——千人乃至数千人、上万人参加中型——百人至数百人参加。小型——少则几人（三人以上），多则

2、几十人参加荣事达召开的大型商贸会议小型会议台『人文与旅游系』按会议性质分1.法定性会议指按法律法规召开的具有法律效力的会议，如党代会、人代会、团代会、职工代表大会等2.决策性会议指各级领导为发挥集体的作用，对工作中的重要问题，集体讨论作出决策，如各类党的委员会议，各级领导成员的办公会等。3.联席性会议指为了开展某种较大规模的活动，或讨论研究涉及几个部门或单位的事情，需要几个单位或部门共同协商、协调而召开的会议。4.布置总结性会议是指为布置工作任务、总结工作而召开的会议。按会议内容分类1.工作会议

3、为研究工作而召开会议。2、综合性会议指全面讨论研究某地区、某部门涉及诸多方面问题的会议。3、专业会议指为了研究商讨某项专门业务，而专门召开的有极明显专业特征的会议。例如科研成果鉴定会、钢材定购会。4.纪念性会议指为了纪念某一重要事件或重要人物而举行的会议。5.激励性会议指为了表彰先进集体、个人和模范人物而召开的会议。6.动员、誓师大会指为完成某项工作，开展某项重要活动而召开的组织、动员、扩大影响、制造声势的会议。7.竞技表演性会议指各类体育、文艺比赛和表演性的集合。8.追悼会指为悼念死者而举行的

4、会议。按时间分常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会；非常规型不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。三、会务工作的三大环节会前准备会间调度会后整理第二节、会前准备工作会议前期准备流程确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单一、拟定会议的名

5、称完整的会议名称包括四个部分1.会议的主办单位或会议范围2.会议的时间或届别3.会议的主题4.会议的类型例如：大同贸易公司2003年电子商品销售工作研讨会有时也可以省略某些内容——第三届宋代文学研讨会二、确定会议议程和日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。议程表的第一项一般是宣布议程，其次是安排所要讨论的问题。注意事项：1.先急后缓：先讨论急需解决的问题2.先重后轻：先讨论重要的，难解决的问题3.先同后异：将性质相同，互有关联

6、的议题排列紧凑4.先宽后窄：将保密性比较强的议题放在后面5.适当准备一些后备议题。例：瑞祥公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议记录4、东部地区销售活动的总结。5、销售一部关于内部沟通问题的发言公司销售人员的招聘和重组。6、销售二部经理的人选。7、下季度销售目标。会议日程是会议的各项活动在会期以内每一天中的具体安排。在会议日程中，会议的各项活动按上午、下午、晚上逐项列出，使会议所

7、有活动与时间一一对应。@日程表中一般包含当日议程内容，但议程表无法容纳日程表全部内容。三、确定会议的时间1.会议每一阶段的起止时间都要确定好2.确定时间要精确到年月日时分3.一次会议的时间最好不要超过100分钟，中间要安排短暂的休息四、确定会议地点在租借会场时，应注意以下几点：1、确认租借的日期和时间，并确认在开会当日是否可以使用。2、确认会场大小是否合适。3、确认会场的租金是否在预算之内。4、考虑会场的交通是否便利，有无足够的停车位。5、确认会场的各种设备，如麦克、投影仪等会议所需设备及物品是

8、否齐全。6、确认会场周围是否有配套的餐饮设施等。五、确定与会人员1.会议主持人2.会议出席人：有发言权，有表决权3.会议列席人：有发言权，没有表决权4.会议旁听者：没有发言权和表决权秘书确定与会人员名单后，最好同时还附上这些人员的基本情况一览表（包括职务、年龄等）送给上司审核。六、会场的布置和布局（一）相对式：教室形、礼堂形适用会议：大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等优点：设主席台，会场场面开阔、较有气势，会场气氛严肃庄重（二）全围式：圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形适用会议：小型会议及