009员工档案管理制度

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1、圣堤湾酒店SANTAVANHOTEL《人力资源运作手册》文件编号HR-009-2012版本/版次A/0制定日期2012/09/12页次1/4员工档案管理制度总贝IJ1、目的为了规范酒店员工档案管理工作，保证档案质量，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。2、适用范围本制度适用于酒店所有员工。3、职责与权限（一）人力资源部是员工档案的归口部门，负责员工档案的管理工作，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。（二）其他部门协助人力资源部收集员工资料信息，但不得私备员工档案，需要借阅员工档案必须向人力资源部中请。档案管理4、人事档案收集范围（一）各种履历表、登记表、个人经历材料及

2、求职原始材料，求职原始材料包括应聘登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件等材料。（二）行政职务任免材料、晋升技术职称材料。（三）鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。（四）考核类材料。（五）有关培训学习成绩、学历情况等材料。（六）各种处分、处罚材料和通报批评等材料。（七）有关接收、调职、解聘等工作情况记录材料。（八）各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料。（九）各类组织成员或代表以及各种先进模范或受奖励材料。（十）对违纪、违法事件的申诉、申报以及处理情况记录等。5、人事档案归档材料要求归档材料应具备的条件：①必须是已经处理完毕，而不是悬而未决或没有最后审定和处理意见

3、的文件。②材料必须以个人为对象。对反映多人有关情况的材料，应当分别制成以个人为单位或反映本人情况的材料，方可归入个人档案。③凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人卬章、单位公章等；对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完备后再行归档。④档案内容必须实事求是，不能带有虚构、想象、夸张的成份；人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录都不得归档。⑤档案内容应当完整，对头尾不清、來源时间不明的材料，要尽可能查清注明；涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。⑥确定材料能否归档时，应针对具体问题具体分析，不能一概而论；同时，还应注意把档案

4、中应当具备而缺少的材料登记起来，并有计划地进行收集补充。6、人事档案的整理要求（一）应遵循完整、真实、精练、实用的原则。（二）应做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。（三）人事档案的保管范围与人员管理应相一致。（四）材料增减时应进行重新整理。（五）人事档案原件作为档案的正本，对于机密性较高的人事档案，可根据工作需要和人员管理情况建立副本。7、人事档案的编号①人事档案编号构成：部门代码+两位数字，按顺序编号。如“RS03”表示人力资源部第3名员工；②各部门代码按照相关规定执行；③员工辞职后的档案编号继续保留，不重复使用。8、员工在职期间形成的培训、考核、奖惩、晋升等材料应

5、进行收集、整理并归档。9、员工档案保存期限为二年，超过二年的由人力资源部中请销毁。10、档案管理程序及操作规范员工档案管理流程及操作规范如下表所示：表1档案管理程序及操作规范档案管理程序操作规范1、建立档案（1）新员工办完入职手续，人力资源部在规定时间内为员工建立个人档案（2）档案资料包扌舌应聘人员登记表、录用通知单、酒店员工入职须知、身份证复印件、学历学位复卬件、从业资格证复印件、劳动合同书、体检证明、个人简历、照片等资料（3）人事档案实行一人一个档案袋制度2、保管档案（1）档案管理员将员工档案按照职务、部门进行分类，对档案进行编号，作出标识（2）档案管理员要定期进行保管质量和完好程

6、度的检查，如发现破损、变质，应及时修整和补救（3）档案管理员要根据员工在酒店的工作情况（如转正、考核、奖励、培训等）随时更新员工档案（4）员工离职后，档案管理员将其档案放入离职员工档案建立档案保管档案1使用档案3、使用档案（1）任何人査阅或借阅一般员工档案，必须经过人力资源部领导批准方可，否则不得借阅（2）借阅者要出示有关证件并进行借档登记，把借档时间、材料名称、材料份数、借档理由等填清楚。归还时，档案管理员检查所交还资料的完整性(3)査阅或借阅档案的人员不得向无关人员泄歸或向外公布档案内容相关说明附则11、木制度由人力资源部具体制定，解释权和修订权归人力资源部。12、本制度自董事长签

7、字批准后生效。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期