省财政厅档案登记备份工作实施方案

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1、省财政厅档案登记备份工作实施方案—、总体目标按照科学发展观的要求，全面贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》和省“两办”《通知》精神,有计划分阶段地推进厅机关和下属单位电子文件和档案登记备份工作，实现信息资源的全面整合，构建新形势下档案证据保全和信息安全保障体系，不断提高档案工作服务大局、服务社会、服务财政工作需要的能力。二、工作任务（一）梳理现有档案1.纸质档案情况厅机关综合档案室现有文书档案4859卷（1990-2000年）、32755件（2001一2009年）；业务档案455卷、会计档案1546卷、科技档案44卷、照片档案13卷。2.电子文件和数字档案情况

2、随着信息化建设的发展，厅机关及所属单位在形成积累纸质档案的同时，也形成积累了数量众多的电子文件和数字档案。其中，室藏档案共形成文件级目录数据库42483条。一是电子公文。从2002年起，厅机关推广使用办公自动化,各类公文基本上通过办公自动化进行处理，相应地形成了较为完整、规范的电子公文档案体系，范围涵盖了收文、发文、呈报件、办公交办件、传阅文件等。电子公文归档内容不仅包括制发的电子公文原文，还保存了处理过程中形成的修改痕迹等各类信息，并与纸质档案保持一致，符合《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》有关规定。二是财政业务电子数据。目前，厅机关有会计从业人员管理、预算指标、资金申拨

3、、集中支付、非税收入征收管理、政府采购等多个财政业务系统正在推广使用，并产生大量的业务数据。按照目前档案管理规定，上述电子数据只有统计性信息进行纸质归档，但过程性信息不属于归档范围未移交厅办公室档案管理，并分散在各业务系统之中。根据金财工程建设规划，为保障财政相关业务正常运行，我厅上述电子数据已通过veritas备份软件进行了集中备份，部分核心数据已实现异地（温州市财政局）备份,确保有关电子数据安全。三是纸质档案数字化扫描。自2005年以来，我厅对厅机关传统纸质档案进行了数字化扫描，并与现有电子公文档案一并保存。目前，已完成1993一2002年永久和长期保管期限文书档案数字化扫描约

4、53000页；完成2003一2009年联合发文扫描约39000页。1.对厅属单位档案工作进行调查摸底根据省档案局有关要求，开展厅属单位档案工作调查摸底，掌握厅属单位综合档案室建设和管理情况，同时了解各单位档案保存价值和数字化开展情况，为下一步做好我厅电子文件和数字档率登记备份工作做准备。(二)明确登记备份的范围和形式1・登记备份范围(1)厅机关形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。(2)厅属事业单位涉及公共利益和单位、个人权益的重要民生领域的档案。一是通过办公自动化形成的保管期限为长期或永久的电子公文，内容包括文档形成过程中的全部信息。其中，2003年至2009

5、年形成的归档电子文件根据档案保管期限进行分类后一次性报省档案局备份，2010年以后形成的文档按规定定期报备。二是尚未移交省档案局的永久、长期的纸质档案(1990—2002年)以及属归档范围的其他无电子文档的纸质文件数字化成果。三是在现有条件下，先将会计人员从业资格的电子数据报备，待取得经验和条件成熟后，逐步将其他财政业务电子数据按规范要求报备。2•登记备份形式(1)电子公文(2)数字化成果(3)电子业务数据(二)档案管理系统改造完善按照省档案局登记备份工作要求，对照有关技术指标规定，改造完善现有电子文档档案管理系统，确保数据接口、传输格式等符合规定，保证厅机关档案登记备份工作顺利进

6、行。（四）档案登记备份1•提出登记备份文件资料清单。按照确定的电子文件备份策略和省档案局档案登记备份的时间要求，厅办公室提出年度列入登记备份范围的各类档案清单，按规定程序办理审核审批手续。2.生成备份载体（包）。按照确定的备份方式，将已批准登记备份的电子文件档案生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）登记、管理工作。3.填写登记备份材料。按规定填报《电子文件和数字档案登记备份情况表》。4•移交备份。根据电子文件、电子业务数据、数字化成果等登记备份形式实际情况，将档案登记备份载体（包）通过在线传输、光盘移交等方式在规定时间内报送省档案登记备份中心，同

7、时报送相关书面材料（一式3份）。其中，涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。5•登记备份情况。办公室将登记备份情况归档备查。三、登记备份实施步骤（一）第一阶段（完成时间：2010年10月10日前）1.成立档案登记备份工作小组，并调整档案工作领导小组名单。2、制定厅电子文件和数字档案登记备份工作实施方案。（二）第二阶段（2010年10月10E1—2010年10月30日）1•梳理整理厅机关档案。2•开展厅属单位档案情况摸底，了解财政项目预算审核、财政票据管理中心、会计