电子文件和数字档案登记备份工作

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1、电子文件和数字档案登记备份工作指导手册浙江省档案局二Ｏ一Ｏ年四月64序言随着社会信息化的推进，电子文件已成为信息记录和历史记录的重要形式，其易改性、不安全性等特点，对档案工作提出了新的挑战。为切实保障档案特别是电子文件的凭证性和安全性，强化对经济社会各领域的档案行政监管，构建适应时代发展要求的档案安全体系和监管服务体系，根据《电子文件管理暂行办法》等有关规定，经省委、省政府同意，决定在全省范围内开展电子文件和数字档案登记备份工作。由于这是一项全新的工作，各级档案行政管理部门和机关单位在具体开展过程中碰到了许多实际问题。为加强对各单位的引导与指导，我

2、们组织编写了《电子文件和数字档案登记备份工作指导手册》一书，供有关单位参考。本手册由概述和各领域档案登记备份的具体要求等两部分组成。第一部分重点对档案登记备份工作总体要求、原则、任务、范围、方式程序、组织管理、技术要求等方面进行解读；第二部分重点对机关、企业、重点建设项目等领域的档案登记备份工作进行具体指导。由于编者水平所限，加之时间仓促，书中若有不当之处，恳请批评指正。编者二Ｏ一Ｏ年四月64目录第一部分：概述1．何谓电子文件和数字档案登记备份工作？2．开展档案登记备份工作的意义？3．开展档案登记备份工作有哪些法律和政策依据？4．档案登记备份工作的

3、总体要求是什么？5．开展档案登记备份工作应遵循哪些原则？6．档案登记备份工作的主要任务是什么？7．如何理解数字档案馆、电子文件中心、档案登记备份中心三者的关系？8．档案登记备份工作如何组织和管理？9．档案登记备份工作的实施要求是什么？10．档案登记备份的范围是什么？11．各单位常见的需要进行档案登记备份的数据形式有哪几种？12．档案登记备份工作的程序是怎样的？13．档案登记备份工作的时间要求是什么？14．电子文件和数字档案登记备份中心在档案登记备份工作中应负有什么职责？15．各单位在档案登记备份工作中应做些什么？16．各单位大量的业务档案数据如何在

4、线传送到档案登记备份中心？6417．如何保证各单位和档案登记备份中心进行数据传输时的安全性和可靠性？18．在登记备份中如何做好保密工作？19．档案登记备份的推荐格式、技术标准及载体形式有哪些要求？20.档案登记备份应具备哪些条件和涉及哪些关键技术？第二部分：各领域档案登记备份的具体要求（一）机关档案的登记备份21．机关开展档案登记备份工作的原则是什么？22．机关档案登记备份的具体范围包括哪些？23．民生档案主要包括哪些种类？24．不同民生领域档案的登记备份范围应如何确定？（二）企业档案的登记备份25．企业档案登记备份的原则是什么？26．企业档案的备

5、份范围是哪些？27．企业在生产、经营过程中形成的科技档案应如何登记备份？（三）重点建设项目档案的登记备份28.重点建设项目档案登记备份工作的原则是什么？29.重点建设项目哪些档案需要进行登记备份？30．哪些重点建设项目需进行登记备份？31.重点建设项目建设单位在档案登记备份工作中应做好哪些工作？6432.重点建设项目档案登记备份工作的程序和时间要求是什么？33.重点建设项目档案专项验收中可对档案登记备份工作有哪些要求？34.各级档案行政管理部门在重点建设项目的档案登记备份工作中应注意哪些事项？附录：某涉民单位电子业务数据在线备份方案（摘选）64第一

6、部分：概述1.何谓电子文件和数字档案登记备份工作？电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）是指由县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案，特别是重要民生领域、重点经济领域和重点建设项目等档案，进行登记备份，以实现档案证据锁定和证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能，构建新形势要求的档案安全保障体系和档案信息资源体系。2.开展档案登记备份工作的意义？（1）可以有效保障档案（电子文件）的法律凭证价值。档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值，特别是档

7、案的法律凭证价值，是整个社会信用体系的基石。但近年来，随着社会信息化进程的加快，档案载体形式大量电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响企业经营活动、影响政府公信力、影响社会稳定。通过档案登记备份工作，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、可靠性提供鉴证，可以有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高政府行政效能。（2）可以有效保障经济社会重要领域的档案（电子文件）安全。64档案是一种重要的信息资产，是规范企业经营行为、加强廉政监督的基础台帐，直接影响一个地

8、区的经济社会有序运行和一个单位工作的正常运转。当前，民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门因人员频繁