档案与电子文件登记备份工作介绍_档案登记备份全省培训课件

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1、档案与电子文件登记备份工作介绍梁绍红提纲省“两办”文件解读实施方案介绍一、背景（一）档案载体形式发生变化省直单位调查情况：80%的单位实现办公自动化，共产生电子文件近3亿余件（条）；29个重点业务单位的55个电子业务系统，电子业务数据总量高达33T；12家省直单位对20余万件重要档案进行数字化扫描，形成档案数字化成果308余万页。国家档案局对55家中央机关及直属企事业的调查情况中发现，电子文件大量产生，电子文件数量已占各单位全部文件数量的72.7%。从档案及档案工作的内外变化看（二）档案的价值作用发生转移时间要求：为历史服务为当前工作服务价值属性：情

2、报价值凭证价值外部需求：宏观政策文件微观电子数据电子档案记录已成为人们生活不可缺少的组成部分：社保电子数据移动通信客户数据医疗电子数据驾驶违章电子记录…从档案及档案工作的内外变化看（一）档案安全问题日益突出，电子领域尤甚。档案安全事故频繁发生四川大地震中的档案损毁（历史档案、婚姻档案）某国养老金档案数据损毁事件国内电子文件的流失现象严重。42.2%中央机关单位的电子文件没有以任何方式有效保存；74.4%的单位没有采用任何措施存留数据库文件、电子邮件等电子公文外的电子文件。档案特别是电子文件的凭证性受到挑战石家庄团市委原副书记王亚丽身份造假案；湖南邵

3、东罗彩霞被冒名顶替入学的案例。电子文件功能效力不完整。无法成为人们处理各种事务的有效工具和可靠依据，严重损害公民相关社会活动的有效性。外部变化->不适应:（二）信息化环境下，传统的档案监管机制、手段已不能适应要求职能条件发生变化，需要新的工作思路与之相适应。工作领域不断拓展，需要新的监管机制与之相适应。企业自主创新面临的现实挑战民生、基层领域档案监管缺位发挥档案在责任政府中的作用信息化时代，需要新的工作手段与之相适应。*从保管到监管：以档案馆建设为中心、以实体管理为重点的工作思路已滞后于形势发展要求。自身变化->不适应:内在变化+外在要求档案与电子文件

4、登记备份制度正是在这样的环境下提出的二、概念及把握是指由县级以上档案行政管理部门，对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件与档案进行登记，并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份，对纸质和其他载体的档案进行数字化全息复制，形成备份。以下简称“档案登记备份工作”。对概念的理解档案登记备份工作是由新时期省委、省政府赋予档案部门的重要职责，是新时期档案部门创新工作机制，转变发展方式，积极服务大局的重大举措。档案登记备份是由档案行政管理部门依法实施的具体行政行为，目的是加强对各类档案、电子文件（包括业务数据）的监管。其实施主体是档案

5、局，而非档案馆。需要澄清的概念档案登记备份≠档案数据（容灾）备份前者是行政监管的制度设计。后者是纯业务的技术保障工作。数据备份是登记备份工作中的重要组成部分，但不是其核心。在局馆合一体制下，特别要注意区分概念。传统档案登记备份的范围不仅仅是已数字化的档案，还包括其他纳入范围的档案传统档案主要通过数字化的方式进行登记备份，但并不是仅对各单位的数字化档案进行登记备份。总体功能定位以行政监管为导向，实现以下功能：安全保障---提供数据容灾和恢复服务*****证据保全---提供档案可靠性监证服务*****其他：推动档案资源整合、保存社会记忆…核心功能：安全保障

6、、证据保全证据保全确保档案可靠性，强化法律凭证价值。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的权威部门，对档案的原始性、可靠性提供鉴证，从而有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本。安全保障确保档案安全性，提高抵御风险的能力。通过监管机制（制度约束）通过技术保障（数据冗余存储）可防患有意或无意的档案丢失、损毁等情况。主攻方向保护企业自主创新成果保障民生档案安全健全政府信息管理保存社会历史记忆各类单位在登记备份要求上的区别在工作理念上的差别机关、国有企事业单位、重点建设项目突出依法监管的理念，建立一种监管机制。民营企业突出服务的理念，建立有利于自主创新的制度环

7、境。在功能定位上的差别：机关、国有企事业单位、重点建设项目以安全保障为主，同时实现证据保全、资源整合民营企业、医院电子病历以证据保全为主在登记备份重点范围上的差别涉民业务单位电子业务系统进馆单位尚未到进馆年限的各类重要传统档案重点建设项目项目前期文件和竣工图（文件）民营企业涉及知识产权、反倾销、劳资纠纷等档案材料三、目标任务目标要求：作为今后一个时期推动我省档案事业科学发展的全局性、战略性、长期性举措，全面实施。提升档案工作服务现实的能力做强做大档案事业主要任务（2010-2015）优先开展和完成涉及民生的重要档案的登记备份工作。去年启动，今年要求至少

8、完成2个业务系统的登记备份。“十二五”期内全面完成重点涉民业务数据库的登记备份。全面完成进馆单